Класифікація систем документації

2) документи двосторонньої  дії (ділова та особисте листування, договірні документи і т.д.).

Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний документ та ін.)

Управлінська функція  виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.) Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття рішень.

Правова функція властива документам, в яких закріплюються  зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії  документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і купують її на якийсь час.

У першу групу входять  всі документи, що встановлюють, закріплюють, що змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови тощо), судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, всі договірні, посвідчувальні документи (паспорти, пропуски, посвідчення і т.д.) і оправдательно-фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, лічильно-платіжні вимоги тощо)

До другої категорії відносяться  документи, які на час набувають  цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів у суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі. У принципі будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правової функцією.  
Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.

Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами  з метою їх аналізу і контролю. Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Поняття і призначення «системи документації» і «уніфікованої системи документації»  

 Система документації  – сукупність документів взаємозв'язаних  по ознаках походження, призначення  виду сфери діяльності єдиних  вимог до оформлення. Документ  – зафіксоване на матеріальному  носії інформації з реквізитами,  що дозволяють її ідентифікувати (розрізнити). Створення документів  може здійснюватися на природній  або штучній мовах з використанням  нових носіїв інформації. При  документуванні на природній  мові створюються текстові документи.  При документуванні на штучних  мовах створюються документи  на машинних носіях.

Управлінські документи  складають ядро управлінської документації.

Саме вони забезпечують керованість  об'єктів, як в рамках всього держави, так і в окремій організації. Управлінські документи складають об'єкт діловодства. Організація роботи з документами – припускає організацію документообігу установи, зберігання документа і їх використовування в поточній діяльності установи. Документообіг установи – це сукупність взаємозв'язаних процедур забезпечуючі рух документів до установи з моменту їх створіння виконання або відправки. В меті раціональні організації документа обороту всі документи діляться на документальні потоки (не реєстровані і реєстровані; що входять, витікаючі і внутрішні). Документопоток – сукупність документів виконуючих певне цільове призначення в процесі документообігу.

Система зберігання документів – це сукупність засобів, способів і прийому обліку і систематизації документа з метою їх пошуку і використовування в поточній діяльності установи.

На будь-якому підприємстві у зв'язку з величезним об'ємів інформації, виникають наступні проблеми:

·   прагнення привести до одноманітності носіїв інформації і порядок розміщення на них інформації;

·    прискорення процесів обробки і передачі інформації;

·    мінімізація витрат на пошук і зберігання даних.

Перша проблема реалізується шляхом стандартизації і уніфікації носіїв інформації і їх елементів, а  друга і третя – шляхом вдосконалення процесів і розвитку засобів обробки і передачі інформації. Звичайно ж, уніфікація і стандартизація носіїв інформації і процедур їх обробки також сприяють прискоренню їх обробки, пошуку, забезпеченню збереження.

Уніфікація документів полягає  у встановленні одноманітності складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і задач. Стандартизація документів – форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості.

Встановлені наступні категорії стандартів:

·   державні стандарти (ГОСТ).

·        галузеві стандарти (ОСТ);

·        республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться  в цілях скорочення кількості  вживаних документів, типізації їх форм, підвищення якості зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжним функціям управління, більш ефективного використовування обчислювальної техніки.

Робота по уніфікації включає:

·   розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документація;

·   упровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД:

·   упровадження розроблених ОКТЕІ;

·    ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації і їх подальший розвиток;

·   розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі і що не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

·   розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають специфіку галузі.

Організаційне і методичне  керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація по координації упровадження і ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація по упровадженню і веденню УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слідує розглядати як один з чинників підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів – це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів одноманітності на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, але  і до нових системам. Наприклад, уніфіковані  проїзні, авіаційні і залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

·   уніфікація від загального до приватного. Полягає в побудові формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановленні на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

·   одноманітність форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретизаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

·   комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створіння, заповнення, обробки і зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

·   інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів які потрібні для вирішення конкретних задач, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

·   скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок вдосконалення методів управління, наприклад, у напрямі повсюдного застосування торгтехніки;

·   стабільність вимог до документів (встановлені державними і

галузевими стандартами);

·   сполучення з діючими системами класифікації і кодування техніко-економічної інформації;

·    економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціональної компоновки форм документів, встановлення оптимального об'єму реквізитів і т. д.

Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета і таблиця.

Трафарет – це спосіб фіксації постійної інформації у  вигляді зв'язаного тексту з пропусками для змінної інформації. У формі  трафарету створюються ряд наказів, заяв. Анкета – спосіб представлення  уніфікованого тексту, при якому  постійна інформація розташовується в лівій частині листа, а змінна вноситься в документ в процесі його складання в праву частину листа. В уніфікованій системі документації на організаціонно – розпорядливі документи анкетним методом змодельовані накази по прийому, перекладу, звільненню; кадрові доповідні і пояснювальні записки. Достоїнства анкет: спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюються передумови для копіювання інформації. Таблиця – розірваний текст, розташований за певним принципом: постійна інформація розташована в заголовках граф і боковике, а змінна – на перетині відповідних граф і рядків. Володіє великою інформаційною місткістю, дозволяє строго класифікувати, кодувати інформацію, легко підсумовувати дані. Проте він більш складений в машинописі.

Ефект від уніфікації і  стандартизації управлінських документів буває непрямим (підвищення якості управління, ефективності використовування оргтехніки, прискоренні оборотності  фінансових коштів) і прямим ( зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітну платню) при роботі з  документами, витрати матеріалів на їх виготовлення, питомих капвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію і ремонт оргтехніки).

З 1 липня 2003 року введений ГОСТ Р 6.30–2003 – «Уніфіковані системи  документації Уніфікована система  організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». Вихід стандарту має велике значення, перш за все для уніфікації оформлення документів, що повинне полегшити автоматизований обмін інформацією і документацією. Застосування стандарту не тільки підвищить загальну культуру оформлення документів, але і забезпечить їх юридичну силу, оскільки стандарт називає обов'язкові реквізити і визначає порядок їх написання. В новому стандарті уніфікована система організаційно-розпорядливої документації (УСОРД) є системою документації, вживаною в будь-якій організації, установі, підприємстві. Застосування УСОРД регламентується ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організационно – розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». ГОСТ розповсюджується на організаційно-розпорядливі документи, передбачені УСОРД (далі – документи), – ухвали, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності: Федеральних органів державної влади суб'єкта Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, що мають разом з російською мовою як державна національну мову, органів місцевого самоврядування; підприємств, організацій і їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.

Справжній стандарт встановлює: склад реквізитів; вимоги до оформлення реквізитів; вимоги до виготовлення, обліку, використовування і зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації. В додатках до вказаного Госту приведені схеми розташування реквізитів організаційно-розпорядливого документа, тобто формуляр-зразок ОРД з різними варіантами розташування реквізитів, зразки бланків документів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Документ - матеріальний носій інформації

У всіх установах утворюються  документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий  порядок їх здійснення. Частина документів складається за генеральними формулярами. Найбільш важливі документи складалися секретарем. III етап. Виконавче діловодство. Характерні ознаки діловодства:

1. Сперанський Г. С.  запропонував «Общее учреждение  министерств» де була розроблена  система ведення діловодства  та звітності.