Класифікація систем документації

2. Документи цього періоду:  донос, рапорт, реляція, рескрипти,  циркуляри. 

3. Застосовуються бланки  з кутовими штампами, що містять  дані про організацію. 

4. Порядок проходження  документів по інстанціям в  регламентується.

5. Документи складні за  змістом складаються із 3-х частин: - вступ із вкладенням справи; - обгрунтування із посилками  на законодавство; - заключення із  висновками, пропозиціями.

6. Справи, що вирішуються  поділяються на три категорії: - невідкладні; - термінові; - поточні.  ІV етап. Радянський період розвитку  діловодства. Характерні ознаки  діловодства:

1. Удосконалення систем  діловодства, обліку, сформовані  ЦСУ. 

2. Впровадження принципів  наукової організації праці, у  систему діловодства, 

3. Утворені системи стандартів  з документації, єдина державна  система документації (ЄДСД), загальносоюзні  класифікатори, уніфіковані системи  документації, спеціальні системи  документації.

4. Утворено Головне архівне  управління при Раді Міністрів  СРСР, що контролювало документаційну  частину діловодства установ. 

5. Розроблена Державна  система документаційного забезпечення  управління.Рішення проблем управління  документацією у сучасний період  пройшло у розвинутих країнах  два основних етапи. 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях. 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловодства з обробкою інформації на ЕОМ буде тривалим. В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

3. Документ - матеріальний  носій інформації. Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; фоно документи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі;

• фінансово-розрахункові;

• постачально-збутові та інше. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання  процесів управління. Документи, які  належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани  роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові  картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо). За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви  тощо. За видами документи поділяють:

• типові, що розробляються  вищими органами для підвідомчих  організацій з однорідними функціями  і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана  частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для  змінної інформації залишаються  вільні місця. Такі документи зараз  найпоширеніші, оскільки на їх складанні  та обробленні економиться час; Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають: прості, що містять  інформацію з одного питання; складні, які містять інформація щодо двох і більше питань. Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати  пошук. За місцем складання розрізняють  такі документи: внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають: термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»; нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). За походженням документи поділяються на: службові, що стосуються діяльності підприємства(організації, установи, фірми); офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають: звичайні; для службового користування (ДСК); таємні; конфіденційні та інші. За юридичною силою документи поділяються на 6 справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;. фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи: оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів; копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.

Висновок 

Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.  
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.

Від чіткості та оперативності  обробки і руху документів в кінцевому  підсумку залежить швидкість прийняття  рішень. Тому в раціональній організації  документообороту завжди приділяється велика увага.

Систесми документування – це найбільш складна і важлива складова частина діловодства. Вона вимагає постійного вдосконалення творчої ініціативи наукової організації тому, що від постановки документування в значній мірі залежить рівень і культура управління.

Організація роботи з документами  – це створення умов , що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві, сюди входять прийняття  документів, їх реєстрація, розподіл по підрозділах, контроль за виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, підготовка документа до здачі в архів  і зберігання та використання.

Вірна та своєчасна інформація носієм якої є документ відіграє важливу  роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна, вона охоплює всі сторони  роботи будь-якої підтримки і потребує документування. Документування управлінських  дій – сукупність дій здійснювальних органами управління по їх створенню  та використанню. Складова частина  всякого управлінського процесу  – це є одержання, переробка, зберігання і видача інформації.

Список використаної літератури

1. Плешкевіч Є.А. Основи загальної теорії документа. - Саратов, 2005.
2. Кудрявцев В.А. та ін "Організація роботи з документами: підручник - М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Г.Г. Іванов та ін Документи в торгових операціях. Практичний посібник / Академія народного господарства. СП "Міст-Вест" - М; 1994
4. Класифікація документа: проблеми та вирішення. / / Книга: дослідження та матеріали: М. 1995
5. Печникова Т.В., Печникова А.В. "Документаційне забезпечення діяльності організації", М., 1998;
6. Державний класифікатор управлінської документації Україна ДК 010-98, чинний з 01.06.99.
7. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство, Инфра - М: 2000.
8. Кушнаренко Н.М. Документознавство., Київ: Знання 2000.
9. Кузнєцова Т.В. Діловодство. М: 2003 р.
10. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О.Д.Горбула., - К.: Т-во „Знання”, КОО, 2002. – 226с.
11. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: Видавництво А.С.К., 2002 – 400с.