Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

2. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

САДЭД (системы  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота) как  системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и  коллективной работы над документами  и предназначены для эффективного управления современным предприятием. С ростом предприятия, а, следовательно, и численности его персонала, вопрос об эффективности документационного  обеспечения управления становится все более актуальным.

За счет улучшения ведения делопроизводства и ускорения документооборота происходит рост эффективности управления в  организации и, как показывает практика, сокращение затрат на хранение, тиражирование, передачу документов. То, что системы  САДЭД востребованы, очевидно. Но, в  связи с разнообразным предложением на рынке СЭД, возникает вопрос, какую  систему выбрать, чем они отличаются друг от друга, и необходимость классификации  этих систем. Системы, классифицированные по ряду критериев: по функционалу, производителю, используемым технологиям и пр., позволяют разобраться в этом многообразии и подобрать наиболее подходящую систему для конкретной организации.

Так как  СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа  как рынка предложения, так и  рынка потребления СЭД.

Рынок СЭД  начал формироваться около 20 лет  назад. На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный  документооборот будет одним  из самых быстрорастущих сегментов  ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке  работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Всего же в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок  СЭД будет переживать довольно быстрый  рост (около 100% в год), но уже через  три-четыре года произойдет его относительное  наполнение, впрочем, рост и после  этого не прекратится, только будет  менее бурным, чем в 2008-2010 годах (около 60% в год). Те потенциальные пользователи СЭД, которые на данном этапе сомневаются в целесообразности автоматизации, должны обеспечить рост рынка в течение этих двух лет на уровне 90-130%. В дальнейшем темп роста несколько замедлится в связи с первичным насыщением рынка.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих  в их основе, можно условно разделить  на три группы:

1. Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т.д.)
2. Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании "Интер-Траст", "БОСС-Референт" разработка фирмы "Ай-Ти" (в настоящий момент принадлежит дочерней компании "Аплана"), "Эскадо" от "Интерпроком ЛАН", "Золушка" Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.).
3. Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД ("ДЕЛО" компании "Электронные офисные системы", LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний "Оптима" (UpScale Soft), "Кодекс" Центра компьютерных разработок, Гран Док компании Гранит, DocsVision от одноименной компании "DocsVision" и др.)

Как правило, при классификации систем ЭУД  выделяют шесть категорий систем. Однако следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько  категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Ситуация тем более  осложняется тем, что ведущие  игроки этого рынка постоянно  дополняют функционал своих продуктов.

1. Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.
2. Системы автоматизации документооборота (управление документами, (СУД), Document Management systems). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.
3. Системы управления потоком работ (Workflow systems). Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Примером такой системы является, например, система Optima-Workflow.
4. Электронные архивы документов (Arhive Management system) Системы организации хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. К этой категории относятся продукты: EDocLib компании ЭОС, "Электронный архив" от одноименной компании.
5. Системы коллективной обработки документов (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известными примерами таких систем являются пакеты Group Wize и Lotus Notes. В таких программных продуктах реализованы подсистемы пересылки документов (электронная почта), обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Возможности подсистем могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распределенных корпоративных систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.
6. Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems)
7. Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).

Все системы  основываются на технологиях, которые  составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Консалтинговая компания IDC выделяет шесть типов технологий ЭУД.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

"Маркетинговая"  стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств (ПС) породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в ее основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.

Торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами (счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчета зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя всех своих "соседей" по классификации.

Маркетинговая классификация позволяет расширить  область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД.

Как уже  говорилось выше, на данный момент в  России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы  автоматизированного делопроизводства. Но в последнее время наметилась тенденция к тому, что системы  автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами электронного документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации  только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные  системы документооборота, в которых  одинаково хорошо представлены все  составные части систем документооборота.

Именно  такие полномасштабные системы  в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная  скорее с объектом применения самих  СЭД. Уже сейчас некоторые системы  находят свое большее применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст).

Известными  основными игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи (Босс-Референт), Институт Развития Москвы (Золушка), Интерпроком Лан (Эскадо), (CompanyMedia) ИнтерТраст), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima-Workflow), Электронные Офисные Системы (ДЕЛО), DocsVision (DocsVision), Directum (DIRECTUM) и ряд других поставщиков.

Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота одновременно предоставляют функции:

• Обработка и хранение документов: регистрация
• Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)
• Контроль исполнительской дисциплины
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск
• Работа с взаимосвязанными документами
• Регламентация прав доступа
• Списание документов "в дело"
• Интеграция с внешними системами электронной почты
• и ряд других.

Основное  достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную  специфику и традиции работы с  документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Проблемы автоматизации электронного  документооборота

 

В России системы электронного документооборота начали внедряться значительно позже, чем в других индустриально развитых странах. Такое медленное внедрение  и распространение электронного документооборота было вызвано несколькими  серьезными факторами.

Факторы, тормозящие внедрение электронного документооборота:

Финансовый  фактор.

В большинстве  случаев высший менеджмент компаний и руководители государственных  органов власти финансируют ИТ-проекты  по остаточному принципу. В единицах компаний есть собственные ИТ-бюджеты  и выверенная ИТ-стратегия. В большинстве  случаев наблюдается неготовность выделять существенную часть бюджета  проекта на процесс обучения пользователей. Именно изменение отношения к ИТ со стороны руководителей позволит более активно развиваться рынку СЭД, но, впрочем, это относится почти ко всем ИТ-технологиям. И эту ситуацию сможет переломить только общее улучшение экономического положения в стране; относительная дороговизна систем автоматизации документооборота, особенно это существенно для малого и среднего бизнеса, где внедрение ИТ-технологий идет пока медленнее всего.

Фактор  персонала.

Является  одним из самых важных при внедрении  СЭД. При появлении на предприятии  или в государственной организации  каких-либо информационных систем персонал чаще всего встречает эти нововведения "в штыки". Но если бухгалтерские  программы или программы по управлению персоналом больше используют сотрудники, которые прошли специальное обучение и привычны к работе на таком ПО, а при внедрении систем ERP/MRP, MTP II класса с ними работает ограниченное число персонала, то при внедрении СЭД с ними будут вынуждены работать все сотрудники компании. Введение новых продуктов очень часто связано с непониманием возможностей данной системы, и нежеланием принять что-либо новое, что может сорвать всю работу системы. Особенно остро этот вопрос стоит в государственных и муниципальных органах власти. В них уровень компьютерной грамотности нередко еще ниже, чем во многих частных компаниях. А ведь именно государственные и муниципальные структуры власти являются одними из главных потребителей СЭД. Довольно часто в этих органах в приказном порядке внедряются различные системы, при этом руководство очень редко задумывается об обучении персонала. Все это приводит к тому, что, к сожалению, зачастую внедрения СЭД в государственных органах оказывались неудачными, то есть системы существуют, но они не применяются. Подобное развитие не может не отпугивать представителей власти, которые видят, что потраченные деньги не приносят никакой пользы, и это тормозит внедрение различных систем электронного документооборота. В коммерческих организациях внедрение СЭД проходит проще за счет того, что руководство рискует деньгами компании. Поэтому при внедрении персонал обычно обучается.