Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

Еще одной  проблемой, которая довольно часто  возникает в крупных компаниях  и государственных и муниципальных  структурах, является квалификация делопроизводителей. Делопроизводители, на мнения которых  руководство компании часто опирается  при выборе СЭД, пытаются внедрить свои понятия в электронную систему. Так, при введении одной СЭД делопроизводитель  пытался выяснить, как система  будет работать с нумератором. Сложность  состоит также и в том, что  делопроизводители боятся потерять свое место, боятся, что "их заменят  кнопкой". Но практика показывает, что при внедрении СЭД число делопроизводителей, как это ни парадоксально, может не уменьшиться, а увеличиться.

Подобная  проблема реже возникает в средних  и малых компаниях, делопроизводители  в которых обычно прошли обучение уже в 1990 гг. и поэтому более  лояльно относятся к внедрению  новых электронных систем.

Такие проблемы с персоналом могут быть решены несколькими  путями. Первый, самый эффективный, но наиболее затратный - это постоянное и полное обучение персонала во время  внедрения. При этом обучение лучше  проводить вместе с пилотным проектом.

Пилотный проект - еще одна возможность решить проблему персонала. При внедрении пилотного проекта персонал может постепенно, а не сразу перейти к работе в СЭД, что позволит увеличить отдачу от использования ИТ-технологий.

Еще одной  возможностью преодоления сопротивления  персонала является создание системы  мотивации. При этом система мотивации  может быть применена как к  персоналу в целом, так и к  руководству компании. Руководство  компании должно мотивироваться или  вышестоящими структурами, например, в  госорганах это могут быть высокопоставленные чиновники или общефедеральные  конкурсы, или собственно системными интеграторами.

Поможет во внедрении СЭД и интеграция клиентских приложений с известными программными продуктами, которые пользователи уже освоили, им нет необходимости  проходить длительные и дорогие  тренинги. Так возможно создание клиента  на основе MS Outlook.

Следует отметить, что постепенно уровень  компьютерной грамотности повышается, что будет способствовать все  большему применению ИТ-технологий и, соответственно, СЭД.

Технический фактор.

Серьезным препятствием для распространения  средств автоматизации документооборота является отсутствие устойчивых каналов  передачи данных для территориально-распределенных организаций. Эта проблема все еще характерна для регионов. Невозможность регулярной синхронизации данных в таких организациях, своевременного движения документов в цепочке документооборота, делает бессмысленным и даже вредным попытки внедрения СЭД.

Реклама СЭД.

Главным фактором, тормозящим развитие СЭД, практическое отсутствие рекламы сути и возможностей СЭД. Пользователи в целом мало знакомы  с возможностями СЭД, экспресс-опрос  среди нескольких десятков компаний из различных секторов экономики, относящихся  в основном к среднему бизнесу, или  бизнес которых приближается к определению "крупного”, показал, что далеко не все имеют представление о  возможностях электронного документооборота. Сами представители компаний определили свой уровень знаний о СЭД как  низкий. Как следствие, недооценка руководителями компаний эффекта от внедрения СЭД. Но при этом практически все представители  компаний хотели бы получить более  точную и полную информацию о возможностях СЭД. Такой результат показывает, что системные интеграторы и  компании-производители плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ внедрения СЭД. Это  приводит к тому, что часто сами клиенты, даже если и хотят внедрить в своей организации СЭД, плохо  представляют возможности данной системы. Как уже отмечалось в отчете, конкуренция  между производителями на рынке  СЭД пока не значительная. Ряд успешных компаний, которые имеют возможность  рекламировать свою продукцию, прогрессивность  и удобство ЭД, не ощущают пока в  этом острой необходимости. Вероятно, массированные рекламные компании систем СЭД - дело будущего.

К проблемам  рекламы можно отнести проблемы создания и поддержания каналов  продаж. Многие ИТ-компании не имеют  пока стабильных и выверенных каналов  продаж, но ситуация постепенно начинает меняться в лучшую сторону.

Структура компаний-потребителей.

Трудностью  при внедрении СЭД является организационная  нестабильность потребителей. Документооборот  формализует деятельность предприятия, делает ее более предсказуемой и  стабильной, но в российских условиях предприятия довольно часто меняют свою структуру, что влечет за собой  и смену схемы документооборота. В последнее время с общим  объемом российской экономики российские компании постепенно стараются формализовать  свою структуру.

Существование в российской экономике двух управленческих моделей ведения бизнеса, отечественной  и западной, существенно затрудняет внедрение систем автоматизации, ориентированных  на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения западных продуктов  в компаниях с вертикальной моделью  обычно приводит к необходимости  серьезного реинжиниринга бизнес-процессов  компании.

Внедрение электронного документооборота делает работу каждого сотрудника прозрачной и легкой для контроля со стороны  руководства. А, как показывает практика, довольно часто бывает, что сами работники не заинтересованы в подобном контроле, особенно такое случается, как это не парадоксально, в государственных  и муниципальных организациях. Чиновники  не заинтересованы в полном контроле над своими действиями, такая ситуация характерна и для некоторых российских коммерческих предприятий.

Подобные  изменения на предприятиях и в  государственных, и муниципальных  органах власти могут в целом  повысить уровень управляемости  и прозрачности, как в экономике, так и в государственном управлении. Все эти изменения имеют смысл  только в том случае, если сами руководители хотят достигнуть подобных результатов.

Уровень понимания задач СЭД.

Как отмечают многие системные интеграторы и  производители систем электронного документооборота, очень часто они  сталкиваются с непониманием того, что собственно должны делать СЭД. Данная проблема имеет отношение к тому, что ИТ-компании слабо информируют о возможностях СЭД и пока руководство многих компаний само точно не понимает, что оно хочет получить от внедрения СЭД. Также это связано и с тем, что в России нет собственно точных определений электронного документооборота.

Основную  проблему представители ИТ-компаний видят в том, что заказчики  и поставщики по-разному трактуют сущность электронного документооборота. Такое непонимание может привести к "слишком большому урезанию функций  системы (экономически нецелесообразно  внедрять такую урезанную систему) или, наоборот, к завышению функциональных требований (что приводит к увеличению сроков на внедрение системы и  повышению рисков от проекта внедрения  СЭД)".

Непонимание важности внедрения СЭД, недооценка их для повышения управляемости  и прозрачности компаний хорошо иллюстрируется таким мнением: СЭД не относится  к программным продуктам первой необходимости, поэтому спрос на них будет устойчивым лишь тогда, когда на рынке спокойно и можно  заниматься "тюнингом бизнеса".

Подобные  оценки высказывают и другие представители  этой отрасли. Особо они подчеркивают, что собственно документооборот  является на данный момент не только автоматизацией делопроизводства, но и инструментом принятия бизнес - и управленческих решений.

Иногда  наблюдается и обратный процесс: сами интеграторы и компании-производители  СЭД усложняют задачи для внедрения, что также отталкивает заказчиков, впрочем, это проблема характерна для  рынка ИТ в целом.

Для решения  подобных вопросов целесообразнее всего  создавать совместные группы из представителей заказчика и поставщика, которые  могут выработать устроившую всех стратегию  внедрения.

Государственное регулирование.

Государственное регулирование отрасли практически  все участники рынка отметили как один из самых важных факторов. Сложностью для государственного регулирования  является то, что часто решения  по поставкам принимаются по политическим мотивам и по тем же мотивам  могут быть отменены. Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию СЭД в органах  государственной и муниципальной  власти.

Развитию  СЭД мешают препятствия, в целом  характерные для всего ИТ-сектора, но которые вполне преодолимы. Особенно активно электронный документооборот  будет развиваться в случае продолжения  роста российской экономики, что  позволит тратить больше средств  на ИТ-решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Предлагаемые  современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обеспечения  управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, специализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное  количество успешных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обеспечение комфортного сопровождения  системы, реализацию необходимых потребительских  свойств, так как фирма разработчик  выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые  тенденции развития АС ДОУ;

АС ДОУ  должны быть системообразующим фактором построения корпоративной информационной системы, или органично вписываться  в уже существующую автоматизированную систему.

В масштабах  всей организации обязаны выполняться  фундаментальные принципы создания АС, должна действовать единая система  классификации, наименований полей, атрибутов  и терминологии описания системных  данных. Более того классификаторы обязаны быть едины со всем внешним  окружением, с которым организация  взаимодействует, так как это  является необходимым условием создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории  наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретроспективный анализ, выполнять контроль и адекватно  определять правопреемника любого документа  на любом промежутке времени;

Служебная информатизация организаций при  внедрении АС ДОУ должна ориентироваться  не только на улучшение работы служб  делопроизводства, но и на обеспечение  роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения  качества принимаемых решений и  создаваемых документов.

 

Библиографический список литературы

 

1. Методические рекомендации по организации работы с документами с использованием системы "ДЕЛО".

2. Антошечкина  Е.Ю. Основные этапы создания  СЭД: от обследования - до ввода  в промышленную эксплуатацию. Методические  материалы конференции ЭОС "Весенний  документооборот - 2009".

3. Рекомендации  по внедрению систем электронного  документооборота в государственных  органах власти и управления  Республики Узбекистан. Проект. - Ташкент, 2010 (http://ru. infocom. uz/download/recom. doc)

4. СТАТЬЯ: Владимир  Андреев: "Текущие результаты  говорят о реальной конкурентоспособности  отечественных систем управления  документами и бизнес-процессами…" (http://www.cnews.ru)

5. Рынок систем  электронного документооборота  в России. Аналитический отчет  - М.: РосБизнесКонсалтинг, 2008, с.33-39.

1. Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы, 2009.

(ftp: // ftp. dol.ru/pub/users/cgntv/download/sbornic/sbornic6/Doc10. doc)

2. Чернов В.Н. РОО "Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления" справочник. РОО "Гильдия управляющих Документацией", 2010.
3. CNews: Рынок систем документооборота и делопроизводства. Опубликовано 16.09.2009.

(http://www.cnews.ru/egi-bin/oranews/get_news. cgi? tmpl=com_print& news. id=163533)

4. Саттон М. Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения - СПб. Азбука, 2011. с.346-350.
5. В. Сенкевич. Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота, 2011.

(http://www.docflow.ru/analytic_full. asp? param=40877)