Классификация документов

Содержание

 

 

Введение………………………………………………………………...…………3

1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации)…………………………………………………….4
1. Классификация документов……………………………………………….4
2. Номенклатура дел…………………………………………………………6
2. Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения. Приведите форму графика отпусков, образцы приказов о командировании и поощрении сотрудников……………………..…13

Заключение…………………………………………………….………………......19

Список использованной литературы……………………………………………..21

Приложение………………………………………………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность  и качество решения вопросов, а  также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами, систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.  Поэтому тема работы важна и актуальна.

Цель работы состоит в изучении особенностей и некоторых составляющих документирования и делопроизводства в организациях.

Задачи: изучить классификацию документов и составление номенклатуры дел на предприятии; изучить особенности оформления документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения.

1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации)

1.1. Классификация  документов

 

Документооборот-это  движение документов   с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело¹.

Документы, поступающие  на предприятие, проходят:

- Первичную  обработку, 

-Предварительное  рассмотрение,

- Регистрацию, 

- Рассмотрение  руководством,

- Передачу на  исполнение².

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)³.  В  зависимости от вида деятельности в компании могут издаваться различные виды документов.

Условно документы  можно разделить на следующие виды:

- по способу  документирования (рукописные, электронные,  графические, кино-, фото-, фонодокументы);

- по сфере  использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические,  по труду, отчетно-статистические и др.);

- по месту  составления (входящие, исходящие,  внутренние); по грифу ограничения  доступа (открытые, с грифом ограничения  доступа);

- по происхождению  (официальные, личные);

- по юридической  значимости (подлинники, копии, заверенные  копии, дубликаты);

- по форме  изложения (индивидуальные, трафаретные,  типовые);

- по срокам  хранения (постоянного хранения, долговременного  хранения, временного хранения).

Таблица 1. Классификация  основных видов и подвидов управленческих документов, образующихся практически в любой организации⁴

  

Различают три  основных потока документации:   

- Документы,  поступающие из других организаций  (входящие),   

- Документы,  отправляемые в другие организации (исходящие),    

-Документы,  создаваемые на предприятии и  используемые работниками предприятия  в управленческом процессе (внутренние).

 

1.2. Номенклатура  дел

 

Простейшей  классификацией документов является группировка  их в дела. Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку⁵.

Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура  дел является документом многоцелевого  назначения:

-предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

-содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

-закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

-имеет справочное значение при изучении структуры организации;

-является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

-используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

-может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению  и оформлению номенклатур дел  изложены в следующих документах:

-Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

-Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1);

-Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5)⁶.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

-типовая номенклатура дел;

-примерная номенклатура дел;

-индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные  номенклатуры дел разрабатываются  вышестоящими организациями для  своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации  должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

-в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

-в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной  форме на основании номенклатур  дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями  с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации  оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации  визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации  на предстоящий календарный год  составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением  не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций  и структуры организации разрабатывается  новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

-уставом или положением об организации,

-положениями о структурных подразделениях,

-штатным расписанием,

-номенклатурой дел организации за прошлый год,

-описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

-регистрационными формами,

-ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

типовыми и  примерными номенклатурами дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

-номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

-формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения ("Приказы генерального директора по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.)");

-дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения⁷.

Номенклатура  дел составляется по следующей унифицированной  форме (таблица 2)⁸:

Таблица 2. Унифицированная форма номенклатуры дел

Индекс дела	Заголовок дела   (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела