Классификация документов

 

Основой для  определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное  расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных  подразделений заполняются следующим  образом:

-в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

-в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

-в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

-в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новым", "До минования надобности", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК" может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение;

в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов⁹.

 

 

 

 

2. Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения. Приведите форму графика отпусков, образцы приказов о командировании и поощрении сотрудников.

 

Для предоставления отпуска, командирования и поощрения  работника издаются приказы по личному  составу. Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.

Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам. ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ), обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ)¹⁰.

Приказами по личному составу  оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).

Особенность приказов по личному составу – их одновременная  унификация в составе двух унифицированных  систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003 и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма №Т-2) и другие кадровые документы¹¹.

Поэтому работодатели и работники кадровой службы должны знать требования к оформлению приказов по личному составу, содержащиеся в  обоих нормативных актах и  уметь использовать их в практической деятельности.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы¹²

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику (формы №Т-6, №Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный  оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (№Т-2) и лицевом счете (№Т-54).

Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку (формы №Т-9, №Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого  в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы №Т-11, №Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указывается, мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения  ценным подарком (премией) также и  его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ рублей _____ копеек».

На основании  приказа о поощрении работника  делаются записи в личную карточку (№Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному  составу не имеющие унифицированной  формы, например, об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного  взыскания (замечание, выговор) могут  составляться в произвольной форме  с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление  работника, трудовой договор, докладная  записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.

В организациях, как правило, приказы по личному  составу составляются совместно  отделом кадров и заинтересованными  структурными подразделениями. В случаях, установленных законом, приказы  обязательно должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом (статьи 371, 82 ТК РФ).

Круг работников, которым предоставляется право  подписывать и визировать приказы  по личному составу, определяется работодателем  в соответствующем локальном  нормативном акте. Отменить или изменить приказ по личному составу может  только лицо, издавшее этот приказ.

В целом порядок  разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в Положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном  акте.

Приказ по личному  составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Приказы по личному  составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно  доводятся до сведения работника  под роспись.

Кроме того, по письменному заявлению работника  работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Все приказы  по личному составу обязательно  регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого  используют одну из регистрационных  форм: книгу (журнал) регистрации или  регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Порядок регистрации  и нумерации приказов по личному  составу законодательно не регламентирован. В пункте 4.1.4 Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», отмечено лишь, что приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан нумеруются отдельно.

Учитывая различные  сроки хранения приказов по личному  составу можно рекомендовать  нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

- обязательное  отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

- применение  буквенно-цифровой индексации приказов  по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому  подобное);

- при большом  количестве работников, когда образуется  много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, №1у - об увольнении, №1/км – о командировании, №1/о – об отпуске, №1/п – о поощрении);

- для приказов  с разными сроками хранения  должны использоваться различные  буквенные обозначения¹³.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года сроками их хранения – 5, и 75 лет¹⁴.

             Форму графика отпусков, образцы приказов о командировании и поощрении сотрудников можно посмотреть в Приложении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Итак, в данной работе были рассмотрены два вопроса:

- классификация документации в организациях, составление номенклатуры дел на предприятии;

- оформление документации об отпусках, командировках, поощрениях, стимулирующих выплатах; подготовка документации к их архивному хранению.