Коллегиальное делопроизводство

При создании коллегий процедуре  регистрации было уделено особое внимание, так как в этом видели надежное средство борьбы против главной  бюрократической болезни — волокиты. В январе 1720 г. Петр I добавил в Генеральный регламент главу 4-ю «О исполнении указов», которую написал целиком собственноручно. В ней предписывалось иметь в коллегиях два вида регистрационных документов:

книгу, в которую следовало  записывать о делах, «которые вершены  и действом исполнены», т. Е. прошли весь круг делопроизводства, а также специальную роспись, которую нужно было «держать на столе» или прибитой к стене, «дабы непрестанно в памяти было — те дела, которые не вершены или и вершены, а действом не исполнены».

Детально оговаривалось и ведение «юрнала» — повседневной записки, дневника, который учитывал все производимые в коллегии дела. Надлежало «по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписать» содержание каждого дела «и имя к тому принадлежащих особ и место, к кому и куда дело послано», чтобы «по юрналу легко мочно найти в регистратуре» нужную информацию.¹² Записи в «юрнале» были однотипны — дата, порядковый номер, краткое содержание дела. «Юрналы» состояли из нескольких частей-разделов. «Юрнал генваря месяца 1724 года» Военной коллегии имел такие разделы:

«Полученные в коллегию указы, промемории, доношений и челобитные», «Учиненные в коллегии приговоры», «Отпущенные ис коллегии доношений, репорты, промемории, указы», «Присланные  репорты о получении указов».¹³ Регистрационные книги имели пагинацию и «реестры» оглавления.

Генеральный регламент  не очень четко говорит об особенностях регистратуры и типах регистрационных  документов. Бюрократическая практика выработала как минимум 8 типов книг, общих для всех коллегий:

1. Регистрация рапортов  и доношений в вышестоящие учреждения;

2. Регистрация указов  в нижестоящие учреждения;

3. Учет присланных  промеморий;

4. Учет присланных  от царя, Сената и Вышнего суда  указов;

5. Регистрация входящих  промеморий;

6. Запись присланных  челобитен;

7. «Предложения прокурорские»;

8. Протокольные записи.

Во многих коллегиях  существовали регистрационные книги  учета документов по отраслям ведомства  данной коллегии, раздельно велась и регистрация секретной и  несекретной корреспонденции.

Кроме регистрационных  книг разного типа, существовали сборные книги, которые сшивались из бумаг, поступивших в коллегию или возникших в ходе бюрократической работы. Их было чрезвычайно много, и их типы закон не регламентировал, хотя из Генерального регламента следует, что обязательно требовалось иметь в коллегиях книги-сборники, состоящие из подлинных указов царя, Сената, других учреждений, действующего законодательства, завершенных дел, к которым приплетались отпуски и приложенные дополнительные документы по данному делу.

Итак, перед нами — типичное центральное учреждение, которое поддерживало обширную переписку с местными и другими подчиненными учреждениями, рапортовало в Сенат и получало из него основную массу указов, приводящих в действие весь механизм центрального управления. Обращает на себя внимание то колоссальное количество бумаг, которое прошло через канцелярию коллегии. За год их было почти 4.5 тыс. единиц. Численность служащих Коммерц-коллегии в 1723 г. Была относительно невелика — 131 человек. В Военной коллегии числилось 353 человека, в Адмиралтейской —233, а в Камер-коллегии — 228 человек. Если предположим, что между численностью служащих и объемом канцелярской работы существовала прямая связь, а соотношение бумаг и служащих Коммерц-коллегии признаем репрезентативным, то окажется, что 1.5 тыс. служащих всех коллегий обрабатывали как минимум 207 тыс. бумаг. Соответственно, за первые пять лет работы коллегий число входящих и исходящих должно было перевалить за 1 миллион! Если учесть, что в стране было около 10 млн. жителей, то цифра эта кажется впечатляющей.

Довольно скоро в  коллегиях встала проблема хранения многочисленных бумаг и книг. В  Генеральном регламенте архиву уделена  целая глава (44-я). Было сделано не менее шести редакций главы —  такой важной она казалась Петру I. Устанавливалось, что все документы, кроме законодательных и справочных, имеют трехлетний срок хранения, после чего они переносятся в архив, где передаются под расписку архивариусу. Г. Фик предлагал, по шведскому обычаю, создать два архива: Государственный, который, являясь частью Канцелярии-коллегии, хранил бы все материалы по государственному управлению, и Камер-архив — хранилище финансовой документации. В пятой редакции главы, над которой 8 января 1719 г. Много работал Петр I, идея двух архивов сохранилась, но царь решил, что Госархиву следует «быть под надсмотрением Иностранных дел коллегии», а финансовые бумаги хранить Ревизион-коллегии. В таком виде и появилась в Генеральном регламенте глава об архивах как структурном элементе управления.

 

Заключение

С конца XVII в. преобразования, происходящие в стране, затрагивают и делопроизводственные документы. Указами от 12 июня и 11 декабря 1700 г. впервые была предпринята попытка упразднения столбцовой формы делопроизводства в приказах и введения тетрадной.¹⁴ К осени 1702 г. новая форма делопроизводства полностью вытеснила столбцы из центрального аппарата. Постепенно их стали запрещать и во всех нижестоящих ведомствах.

Как известно, самая крупная  административная реформа Петра I была связана с заменой многочисленных и громоздких приказов коллегиями. Создание коллегий сначала не было сопряжено с разработкой каких-либо новых правил по организации делопроизводства в центральных учреждениях страны. Издание 28 февраля 1720 г. Генерального регламента в законодательном порядке определило структуру, штат, права и обязанности должностных лиц, порядок работы коллегий и других новых центральных учреждений.. Однако Генеральной регламент, определяя общую структуру и принципы деятельности, коллегий, не учреждал новые виды (разновидности) делопроизводственных, законодательных документов, а лишь содержал общие рекомендации по их составлению. Скорее, это была генеральная модернизация документной формы. А.А. Лукашевич, анализируя текст Генерального регламента и его первоначальной редакции, установил, что его составители так и не определили окончательно номенклатуру исходящих из коллегий документов и ограничились лишь общими пожеланиями.¹⁵

Переход к "управлению дел" в новых центральных учреждениях "по новому манеру" не мог произойти  одномоментно, несмотря на правительственные угрозы жестоких наказаний. Упраздненные приказы за многие десятилетия своей работы накопили огромный опыт в составлении разного рода служебных документов, поэтому введение законодательным путем новых видов документов не привело к быстрому и окончательному вытеснению прежних. Да и в самом Генеральном регламенте не было жесткого закрепления за документом одного названия. Отсюда полисемия делопроизводственных терминов, которая видна на всех стадиях его разработки. Даже в опубликованном тексте Регламента допускалось двойственное употребление терминов: "журнал" - "повседневная записка", "указ" - "грамота", "концепты" - "сочинения черные", "сочинения всяких указов и доношений", "патенты" - "жалованная грамота на чин", "мемориалы" — "доношения" и т.д. Таким образом. Генеральный регламент законодательно закрепил функционирование равнозначных слов-синонимов, что, конечно, не способствовало улучшению делопроизводства не только в коллегиях, но и в других учреждениях страны. Текст Регламента настолько перенасыщен иностранными словами, что оказался необходим словарь ("Толкование иностранных речей"), составленный как приложение к нему.

Наблюдения А.А. Лукашевича над редакциями Генерального регламента позволили сделать важный вывод  о том, что составители этого законодательного акта видели свою основную задачу в организации документооборота в новых центральных учреждениях, а порядок составления, оформления и функции отдельного документа не стали (по разным причинам) "объектом всесторонней нормализации". В этих условиях авторы Генерального регламента меньше всего уделяли внимания формулярам документов, хотя попытки создания "образцовых писем" все же были. Так, например, нотариусу предписывалось, "чтоб он... протокол держал... следующим образом: прежде надлежит вверху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать", затем - вести записи ("записывать") в строгом соответствии с теми указаниями, которые подробно перечислялись в главе XXX ("О должности нотариуса").¹⁶

Процессы, происходившие с документами центрального аппарата, не могли не повлиять на форму и названия документов нижестоящих органов управления, но здесь изменений было значительно меньше. Так, например, по наблюдениям Г.Д. Капустиной, в течение первой четверти XVIII в. среди актов, собранных в Московской крепостной конторе, не возникает новых разновидностей. Однако другие исследователи отмечают появление новых актов (договоров, контрактов), не имеющих еще устойчивой формы.¹⁷ Вместе с тем историки единодушно отмечают не только исчезновение некоторых видов актов (таких, как служилые кабалы, поступные, меновные. ссудные записи на крестьян и т.д.), но и то новое, что появилось в актах XVIII в. Бурные петровские преобразования во всех сферах жизни страны уже трудно было отразить в старых формах. Подьячие (писцы), не имея новых нормативных образцов, «не всегда могли отнести тот или иной документ к какому-то одному виду известных им актов и присваивали им произвольные названия». Поэтому в тот период "в одной и той же разновидности актов воплощались разные формы личных отношений, различные формы производства".¹⁸ И одновременно разными актами (такими, например, как жилыми, наемными, подрядными записями) нередко оформлялся наем работников, находившихся в равных условиях. Правительство все же пыталось законодательным путем внести некоторые изменения в устоявшийся в течение многих десятилетий формуляр актов, например, отменяются отжившие словосочетания типа "се яз". В целом они становятся менее архаичными.

 

Список литературы

1. Автократов В.Н. К истории замены столбцовой формы делопроизводства тетрадной в начале XVIII в. // Проблемы источниковедения. Т. 7. М., 1959. С. 278.
2. Законодательные акты Петра I: Сб. документов / Сост. Н. А. Воскресенский. Л., 1945. Т. 1. С. 411.
3. История делопроизводства в СССР. Учебн. пособие. Под ред. Лившица Я. 3., Никулина В. А. М., 1974.С. 123.
4. Источниковедение истории СССР. Учебник. М., 1981. С. 247-248.
5. Капустина Г.Д. Записные книги Московской крепостной конторы как исторический источник (первая четверть XVIII в.) // Проблемы источниковедения. Т. 7. С. 269.
6. Ключевский В.О. Сочинения. Т. IV. М.. 1959. С. 95.
7. Курносов А.А. К вопросу о природе видов // Источниковедение отечественной истории. 1976. М., 1977. С. 25
8. Литвак Б.Г. Очерки источниковедения массовой документации XIX - начала XX в. М., 1979. С. 115.
9. Лукашевич А.А. Виды документов в Российском государстве первой четверти XVIII в. (на материале Генерального регламента) // Советские архивы. 1991. № 4. С. 64.
10. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1959. С. 125.
11. Муравьев А.В. Актовые материалы // Источниковедение истории СССР: Учебник. М., 1981. С. 87
12. Петровская И.Ф. Об изучении поместно-вотчинных архивов XVIII -первой половины XIX в. // Проблемы источниковедения. Т. VI. М., 1958. С. 59.
13. Чекунова А.Е. О происхождении русских мемуаров // Советские архивы. 1988. № 5. С. 57

¹ Курносов А.А. К вопросу о природе видов // Источниковедение отечественной истории. 1976. М., 1977. С. 25

² Источниковедение истории СССР. Учебник. М., 1981. С. 247-248.

³ Чекунова А.Е. О происхождении русских мемуаров // Советские архивы. 1988. № 5. С. 57

⁴ Ключевский В.О. Сочинения. Т. IV. М.. 1959. С. 95.

⁵ Петровская И.Ф. Об изучении поместно-вотчинных архивов XVIII -первой половины XIX в. // Проблемы источниковедения. Т. VI. М., 1958. С. 59.

⁶ Законодательные акты Петра I: Сб. документов / Сост. Н. А. Воскресенский. Л., 1945. Т. 1. С. 411.

⁷ Муравьев А.В. Актовые материалы // Источниковедение истории СССР: Учебник. М., 1981. С. 87

⁸ Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1959. С. 125.

⁹ Митяев К.Г. Указ. Соч. С. 124.

¹⁰ Лукашевич А.А. Виды документов в Российском государстве первой четверти XVIII в. (на материале Генерального регламента) // Советские архивы. 1991. № 4. С 37

¹¹ Литвак Б.Г. Очерки источниковедения массовой документации XIX - начала XX в. М., 1979. С. 115.

¹² Лукашевич А.А. Указ. Соч. С. 34.

¹³ История делопроизводства в СССР. Учебн. пособие. Под ред. Лившица Я. 3., Никулина В. А. М., 1974.С. 123.

¹⁴ Автократов В.Н. К истории замены столбцовой формы делопроизводства тетрадной в начале XVIII в. // Проблемы источниковедения. Т. 7. М., 1959. С. 278.

¹⁵ Лукашевич А.А. Виды документов в Российском государстве первой четверти XVIII в. (на материале Генерального регламента) // Советские архивы. 1991. № 4. С. 64.

¹⁶ Лукашевич А.А. Указ. Соч. С. 71.

¹⁷ Капустина Г.Д. Записные книги Московской крепостной конторы как исторический источник (первая четверть XVIII в.) // Проблемы источниковедения. Т. 7. С. 269.

¹⁸ Капустина Г.Д. Указ. соч. С. 265