Конфиденциальное делопроизводство: история и современная организация

Содержание

 

Введение…………………………….………………………………………3

Глава 1. Правовые и организационные основы конфиденциального делопроизводства….…………………………………………………...4

Глава 2. Документирование конфиденциальной информации……………………….7

Глава 3. Организация работы с конфиденциальной информацией…………………..9

Учет конфиденциальных документов…………………………………..9

Составление номенклатур конфиденциальных дел…………………..10

Экспертиза ценности конфиденциальных документов………………11

Хранение конфиденциальных документов……………………………11

Уничтожение конфиденциальных документов……………………….12

Проверки наличия конфиденциальных документов…………………………13

Заключение……………………………………………………………………………………...15

Список использованных источников и литературы…………………………………………17

 

Введение

 

Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному.

Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Конфиденциальный документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Конфиденциальное делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальным и документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое (несекретное) делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации — предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно  требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

Целью данной работы является комплексное изучение и анализ конфиденциального делопроизводства.

Для этого необходимо решить следующие задачи:

- определить Правовые и организационные  основы конфиденциального делопроизводства;

- рассмотреть документирование конфиденциальной информации;

- изучить организацию работы  с конфиденциальной информацией.

Работа имеет традиционную структуру и состоит из введения, глав основной части, заключения и списка использованных источников и литературы.

 

Глава 1. Правовые и организационные основы конфиденциального делопроизводства

 

Понятие «конфиденциальная информация» стало неотъемлемой частью российской юридической лексики. В настоящий момент оно используется в нескольких сотнях нормативных правовых актов Российской Федерации. Не отстают от законодателя и правоприменители: все чаще в различных договорах можно встретить целые разделы или даже отдельные соглашения о конфиденциальности. Широкое распространение получило включение положений о запрете на распространение сведений конфиденциального характера в трудовых договорах.

Тем не менее, до сих пор в законодательстве не содержится четкого определения понятия «конфиденциальная информация». Ранее такое определение содержалось в ст. 2 утратившего силу ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»1. Согласно этому закону «конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации». Данное определение в несколько измененном виде по – прежнему находит свое применение в актах органов государственной власти Российской Федерации.

Действующий ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»2 ( далее — ФЗ «Об информации» ) определение понятия «конфиденциальная информация» не содержит. Однако данное определение может быть получено на основании анализа его норм.

Согласно п 1 ст. 2 указанного закона информация — это сведения ( сообщения, данные ) независимо от формы их представления.

В п. 7 той же статьи сказано, что конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Таким образом, конфиденциальная информация — это сведения, независимо от формы их предоставления, которые не могут быть переданы лицом, получившим доступ к данным сведениям, третьим лицам без согласия их правообладателя.

Перечень сведений конфиденциального характера содержится в Указе Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». Согласно данному указу к сведениям конфиденциального характера относятся :

персональные данные ;

сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. № 119 – ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации ;

служебная тайна ;

врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений;

коммерческая тайна ;

сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Следует обратить внимание на то обстоятельство, что данный перечень не может рассматриваться как закрытый. Действующий ФЗ «Об информации» не требует принятия нормативных актов Президента или правительства для дальнейшего развития понятия «конфиденциальная информация». Более того, закон позволяет обладателю информации самостоятельно решать вопрос о наделении ее статусом конфиденциальной. Поэтому перечень следует рассматривать как примерный.

Данный вывод имеет очень важное практическое значение. Возможность самостоятельного определения статуса информации позволяет ее обладателю вырабатывать способы ее защиты от несанкционированного доступа, использования и распространения, а также предусматривать меры гражданско – правовой ответственности в случае совершения указанных действий.

Особое значение вышеназванный вывод имеет для хозяйственных обществ. Как известно, в соответствии с п. 2 ст. 67 Гражданского кодекса РФ участники хозяйственных обществ обязаны не разглашать конфиденциальную информацию.

К сожалению, данная норма не получила своего развития в ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 N 208-ФЗ, который вообще не упоминает о такой обязанности акционеров. Поэтому до сих пор в науке нет единого мнения о том, о какой конфиденциальной информации идет речь. Ряд авторов полагают, что обязанность не разглашать конфиденциальную информацию распространяется только на конфиденциальные сведения, подпадающие под режим коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны распространяется на конфиденциальную информацию, позволяющую ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Несмотря на кажущуюся широту данного определения, оно в действительности затрагивает лишь информацию, составляющую секрет производства ( ноу – хау ).

Из – под режима коммерческой тайны выпадает значительный пласт информации, которая может прямо или косвенно влиять на экономическую ситуацию в акционерном обществе и, главное, на стоимость его акций. Часть информации, на которую не распространяется режим коммерческой тайны, указана в перечне в ст. 5 ФЗ от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Но из всего данного перечня признаками конфиденциальности могут обладать лишь следующие сведения :

о численности и о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест ;

о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам ;

о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений.

Иные содержащиеся в ст. 5 ФЗ «О коммерческой тайне» сведения вообще не могут быть признаны конфиденциальными в силу закона.

Хотя режим коммерческой тайны распространяется на очень узкий круг информации, он обеспечивает ее весьма эффективной правовой защитой. Так, согласно п. 1 ст. 1472 Гражданского кодекса РФ нарушитель исключительного права на секрет производства, в том числе лицо, которое неправомерно получило сведения, составляющие секрет производства, и разгласило или использовало эти сведения, а также лицо, обязанное сохранять конфиденциальность секрета производства, обязано возместить убытки, причиненные нарушением исключительного права на секрет производства, если иная ответственность не предусмотрена законом или договором с этим лицом.

В качестве иной ответственности можно привести административную ответственность в виде штрафа в размере от пятисот до одной тысячи рублей для граждан и от четырех тысяч до пяти тысяч рублей для должностных лиц за разглашение информации с ограниченным доступом (ст. 13.14 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Статья 183 Уголовного кодекса РФ предусматривает уголовную ответственность за собирание, использование и распространение сведений, составляющих коммерческую тайну. Особое значение имеет п.2 данной статьи, так как он предусматривает возможность привлечения к уголовной ответственности за использование и распространение сведений, относящихся к режиму коммерческой тайны, лиц, которым эти сведения были доверены или стали известны по службе или работе. При этом пп. 3 и 4 указанной статьи содержат квалифицирующие признаки ( корыстная заинтересованность и тяжкие последствия ), увеличивающие срок наказания до 10 лет лишения свободы.

Таким образом, закон предусматривает довольно существенные меры юридической ответственности за сбор, использование и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

ФЗ «О коммерческой тайне» также содержит ряд важных положений, которые могут быть использованы и используются на практике руководством акционерного общества для защиты любой конфиденциальной информации. В частности, п. 1 ст. 10 Закона устанавливает перечень обязательных мер по охране конфиденциальности информации, которые должны приниматься ее обладателем :

определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну ;

ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка ;

учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и ( или ) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана ;

регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров ;

нанесение на материальные носители ( документы ), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации ( для юридических лиц — полное наименование и место нахождения ).

Статья 11 того же Федерального закона предусматривает меры защиты конфиденциальной информации в трудовых отношениях. В частности, к ним следует отнести обязанность работодателя по ознакомлению под расписку работника с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, ее режимом и возможными мерами ответственности за нарушения данного режима, а также по созданию условий для соблюдения работником режима коммерческой тайны.

Работник, в свою очередь, обязан выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны, не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях. Также работник обязан передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.