Конфиденциальное делопроизводство: история и современная организация

Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации.

Номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Заключение

 

Подводя итоги, следует отметить, что организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимую руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

К сожалению, имеющиеся на сегодняшний день нормативные акты правового регулирования в области конфиденциальной информации не являются исчерпывающими, что создает определенные сложности и необходимость в совершенствовании законодательства касательно конфиденциальной информации.

Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации.

Номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Итак, в отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение задач защиты документов от различных угроз:

Централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

Учет всех без исключения конфиденциальных документов;

Операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в т.ч. чистым) и документом, учет каждого факта “жизненного цикла” документа;

Обязательный контроль за вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;

Учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;

Ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;

Обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников учреждения, фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

Строгий контроль за выполнением персоналом введенных в учреждении, фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательных для всех категорий персонала;

Систематическая (периодическая и разовая) проверка наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях, ежедневный контроль за сохранностью, комплектностью, целостностью и местонахождением каждого конфиденциального документа;

Коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

Письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль за технологией выполнения этих процедур.

 

Список использованных источников и литературы

 

Гражданский кодекс РФ.

Трудовой кодекс РФ.

Уголовный кодекс РФ.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти"

Постановление Правительства РФ от 03.11.94 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

Справочная правовая система "Консультант Плюс".

 

Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. //Секретарское дело, 2004, № 8-9.

Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.

Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение.- М.: КНОРУС, 2006. - Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот.- М.: ЭКСМО, 2007.

Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов // Делопроизводство, 2008, №1.

Домарев В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем. - М., 2005.

Ищейнов В.Я. Организация защиты коммерческой тайны на объектах информатизации.- Делопроизводство, 2008, №1.

Кузнецов А.А. Секретарское дело.- М.: АСТ, 2007.

Кузнецов И.Н. Защита деловой информации.- М.: Экзамен, 2008.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления. // Управление персоналом, 2007, № 4.

Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. - М.: изд-во «Академический проект», 2007.

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: «Издательство Проспект», 2008.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: "Приор-издат", 2005.

Степанов Е.А. Технология обработки конфиденциальных документов в предпринимательских структурах.- М.: ГУУ, 2002.

 
1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

2 Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».