Контроль исполнения документов

 

 

Введение

 

Впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства в 1974 году.

В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения и включенные в соответствующий перечень, ежегодно утверждаемый руководителем предприятия.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Организация контроля исполнения документов - это важный этап работы с документами в службах документационного обеспечения управления, без которого не может обойтись ни одна структура, учреждение или предприятие. Обеспечение четкой работы контроля исполнения документов позволяет не только вовремя закончить работу с документами, но и повысить исполнительскую дисциплину отдельных должностных лиц или структурных подразделений. Поэтому глубокое изучение контрольной деятельности является весьма актуальным.

Объект исследования – Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 10.

Предмет  исследования – контроль за исполнением документов.

Цель исследования - изучение организации контроля за исполнением документов.

Задачи работы:

• исследовать основные принципы организации контроля исполнения документов
• изучить формы контроля исполнения документов
• рассмотреть сроки исполнения документов
• провести анализ организации контроля исполнения документов на примере МКОУ СОШ № 10

В курсовой работе используются следующие методы исследования:

• анализ литературы
• анализ нормативно-правовой документации по теме «Контроль исполнения документов»
• интервьюирование
• теоретический анализ

Курсовая работа может способствовать в изучении профессиональных навыков, что поможет в овладении будущей специальностью.

Контрольная деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Подробно её рассматривают такие известные авторы в области делопроизводства, как: Т. В. Кузнецова, А. В. Охотников, Е. А. Булавина, А. С. Красавина, М. В. Кирсанова, М. И. Басаков. Статьи о контроле исполнения документов опубликованы во многих журналах: «Управление персоналом» редактор С. Логинова, «Хороший секретарь» главный редактор О. Генина, «Справочник секретаря и офис-менеджера» редактор Е. Губернская.

Работа состоит из введения, двух частей, в которых имеются главы и заключения.

Введение раскрывает актуальность, определяет степень научного исследования, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает практическую значимость работы.

Теоретическая часть имеет три главы. В первой главе рассматриваются основные принципы организации контроля исполнения документов. Во второй главе приводятся сроки контроля исполнения документов. Третья глава посвящена формам контроля исполнения документов.

Практическая часть состоит из двух глав. В первой главе дается характеристика МКОУ СОШ № 10. Во второй главе проводится анализ контроля исполнения документов в МКОУ СОШ №10.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме, приводятся некоторые рекомендации по улучшению организации контроля исполнения документов.

 

1. Теоретическая часть

 

1. Основные принципы организации контроля исполнения документов

 

Контроль - это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

В процессе контроля исполнения документов можно выделить:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления, в небольшой организации – секретариатом или секретарем.

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений, решения вопросов и содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

При организации контроля исполнения важно соблюдать основные этапы:

• постановка документов на контроль;
• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
• снятие документа с контроля;
• направление исполненного документа в дело;
• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на регистрационно-контрольной карточке, которая заполняется при регистрации (Приложение А). В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Во время постановки документа на контроль на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (Приложение Б). Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, он может ставиться на контроль сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока исполнения документа. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки. При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа в письменном виде (Приложение В). Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены.

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая: краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ, отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ (Приложение Г).

В регистрационно-контрольную карточку также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо, входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами. Руководству необходимы сводки, в которых указываются: общее количество документов на исполнении, количество исполненных документов в срок, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Согласно действующим правилам делопроизводства, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

 

2. Сроки исполнения документов

 

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.  

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуется включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Перечень типовых сроков исполнения документов установленный законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации:

• поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
• поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
• поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
• поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
• поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
• письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней; 
• запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
• предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
• письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней; 
• обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
• протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок; 
• телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
• письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
• поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара; 
• жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.