Индивидуальные сроки исполнения
могут содержаться в тексте документа
(Приложение Д). Поступающие из вышестоящих
организаций или органов власти, как правило,
содержат сроки выполнения указанных
в них действий. Так же сроки могут устанавливаться
руководителем при вынесении резолюции
(Приложение Е). Бывают случаи, когда невозможно
сразу установить точный срок исполнения
документа, тогда устанавливается условный
срок, который затем корректируется в
ходе исполнения документа. Если срок
исполнения в поручении не указан, оно
подлежит исполнению в течение одного
месяца с даты его подписания.
Исполнение документов, содержащих
сложные задания, с длительным сроком
исполнения ставится на поэтапный контроль.
Срок исполнения документа -
срок, установленный нормативно-правовым
актом, организационно-распорядительным
документом или резолюцией. Сроки исполнения
исчисляются в календарных днях.
- Формы контроля исполнения документов
Контроль исполнения носит многофункциональный
характер, поэтому формы и методы его реализации
многообразны. Как правило, наиболее эффективным
является простейший контроль. Простейшие
формы требуют меньших усилий и более
экономичны. К простейшим организационным
формам контроля исполнения можно отнести:
- Ручная сроковая картотека;
- Автоматизированная система
контроля.
Форма контроля выбирается исходя
из возможностей организации.
- Ручная сроковая картотека
При ведении контроля за исполнением
документов с помощью сроковой картотеки,
то есть в ручном режиме, используются
регистрационные карточки и картотечный
ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать
один разделитель обозначают числа месяца.
В них расставляют регистрационно-контрольные
карточки в соответствии со срокам исполнения,
то есть каждую карточку кладут в разделитель
с обозначением числа, на которое документ
должен быть исполнен. За 32-й разделитель
ставят карточки на документы, срок исполнения
которых падает на следующий месяц. В последних
числах месяца эти карточки будут расставлены
по числам нового месяца. Перед первым
разделителем помещают карточки с просроченным
сроком исполнения. Они стоят здесь до
тех пор, пока не будет указан новый, продленный
срок исполнения.
Зарегистрировав полностью
документ, расставляют карточки по срокам
исполнения. Таким образом, по сроковой
картотеке легко можно узнать, что на какой
день должно быть исполнено. В графах регистрационно-контрольной
карточки при регистрации документа указываются
следующие данные:
- В графе «Автор (корреспондент)»
пишется название организации, откуда
поступил документ;
- В графе «Дата и индекс поступления»
отмечается дата поступления документа
и индекс, который ему присваивается в
организации, в которую он поступил. Индекс
переносится из регистрационного штампа
и после исполнения документа дополняется
номером дела по номенклатуре дел или
другими индексами;
- В графе «Дата и индекс документа»
проставляется дата документа и индекс,
присвоенный ему организацией-автором
документа (отправителем);
- В графе «Краткое содержание»
указывается вид документа, его заголовок
или краткое содержание. Эта графа позволяет
избегать многократного обращения к самому
документу. Если заголовок не раскрывает
содержание документа, в эту графу записывают
ключевой абзац;
- При записи в карточку содержания
резолюции указываются также ее автор
и дата;
- Запись об исполнении документа
должна отражать решение вопроса по существу,
дату и индекс ответного документа. Если
не требуется составление письменного ответа,
производится конкретная запись о том,
когда, кем и как решен вопрос, поставленный
в инициативном документе;
- В графе «Контрольные отметки»
фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения документа, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения. В этой графе может также проставляться отметка о передаче документа под расписку;
- Графы «Фонд №», «Опись №»,
«Дело №» заполняются в архиве на документы
постоянного хранения.
Допускается введение в карточку
дополнительных реквизитов: «Расписка
в получении», «Исполнитель и номер его
телефона».
При осуществлении контроля за исполнением
документов сотрудник, ответственный
за его проведение, вынимает из картотеки
карточки на задания текущего дня и проверяет
будут ли они исполнены сегодня. Это позволяет
распланировать рабочий день, своевременно
решить все поставленные вопросы.
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная
карточка вынимается из сроковой картотеки
и переставляется в справочную, так как
она содержит более полные сведения о
документе. Карточка, находившаяся в справочной
картотеке, изымается и используется при
необходимости в других справочных картотеках.
Периодически составляются аналитические
справки, в которых указываются какое
количество документов было взято на контроль,
сколько не выполнено в срок, из них по
уважительным причинам (Приложение Ж).
1.3.2. Автоматизированная система
контроля исполнения документов
Автоматизированный контроль исполнения
документов однозначно может помочь в
трудоёмких процедурах, таких как ведение
карточек, контроль сроков, рассылка напоминаний,
ведение журналов, постановке и снятии
документа с контроля. Однако целиком
и полностью система контроля исполнения
документов не может заменить человека.
Зато она может значительно облегчить
его работу и как следствие повысить в
целом эффективность контроля исполнения
документов в организации.
В идеале, чтобы повысить исполнительскую
дисциплину в целом, нужно все документы
ставить на контроль. Но это, конечно, очень
трудоёмко – осуществлять контроль всех
документов. Поэтому автоматизация контроля
исполнения документов рациональное решение
проблемы трудоёмких процедур.
При работе с бумажными
документами в роли контролёра
выступает человек, которому входит
в обязанности осуществление
функций контроля. Следует отметить,
что контролёр, в большинстве
случаев, работает только с документами,
имеющими гриф «На контроль»,
или как ещё говорят «поставленными
на контроль».
В чём заключается контроль срока исполнения
документа? Во-первых, в том чтобы заранее
сигнализировать и напоминать исполнителям
и контролёру о его приближении. Это позволит
им своевременно приложить усилия и исполнить
документ в срок. Если срок указан в бумажной
карточке, то чтобы оповестить исполнителя
о приближении срока нужно ему позвонить.
Целесообразно функции уведомления и напоминаний возложить
на автоматизированную систему. Это снимет
большой объём работы с контролёра. Кроме
того автоматическая фиксация факта прочтения
сотрудником уведомления позволяет не
сомневаться что он теперь в курсе.
Программа АСКИД (Автоматизированная
система исполнения документов) контролирует исполнение документов
в положенный срок. В программе организовано
два журнала документов, при добавлении
нового документа существует возможность
автоматического пошагового номера. Интерфейс
выполнен с цветовым предупреждением:
просроченные документы выделяются красным
цветом; документы со сроком, приближающимся
к сроку исполнения, выделяются желтым
цветом. Система выполняет поиск документов
по атрибутам: входящий или исходящий
номер, отправитель, дата отправления
или получения, тема. Исполненные документы
автоматически переносятся в раздел «исполненные».
Программа АСКИД предоставляет руководителям
и исполнителям следующие возможности:
Для руководителей:
- Регистрировать поручения;
- Контролировать сводное состояние текущих
поручений по всем исполнителям и статистику
их выполнения;
- Осуществлять текстовый обмен информацией
с исполнителями;
- Фиксировать факт исполнения поручений;
- Просматривать архив выполненных и закрытых
поручений;
- Просматривать отчетно-аналитическую
информацию о ходе выполнения поручений.
Возможности системы для исполнителей:
- Получать новые поручения от руководства;
- Контролировать сводное состояние своих
текущих поручений
- Осуществлять текстовый обмен информацией
с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений;
- Фиксировать факт исполнения поручений;
- Осуществлять поиск своих поручений
по различным критериям;
- Просматривать архив выполненных поручений.
Работа по регистрации и контролю исполнения
документов в автоматизированном режиме
включает следующие основные операции,
которые представлены на рисунке 1.
Ввод сведений о документе в автоматизированную
картотеку осуществляется путем заполнения
представленной на экране дисплея формы
карточки. Ввод информации осуществляется
непосредственно с документов. Получение
результатов обработки информации на
экране дисплея и в печатном виде осуществляется
в соответствии с принятыми формами представления
сообщений и обобщающих сводок. Применение
при ведении картотек классификаторов
позволяет ускорить формирование информационной
базы и проведение поиска в ней.
Рисунок 1 – Схема регистрации
и контроля в автоматизированном режиме.
- Практическая часть
- Характеристика объекта исследования
МКОУ СОШ №10
В 1937 году на станции Гороблагодатской
была открыта железнодорожная школа №42.
В 1962 году в районе железнодорожного
узла Гороблагодатская – Кушва была открыта
новая школа – средняя школа №10.
С 30 июля 2010 года МОУ ООШ №42
реорганизована в форме слияния с МОУ
СОШ №10 и в результате образовано новое
юридическое лицо – Муниципальное общеобразовательное
учреждение средняя общеобразовательная
школа №10.
Муниципальное казенное общеобразовательное
учреждение средняя общеобразовательная
школа № 10 (далее МКОУ СОШ № 10) создано
Кушвинским городским округом на основании
постановления от 12 июля 2011 года № 683 путем
изменения типа существующего Муниципального
общеобразовательного учреждения средней
общеобразовательной школы № 10 , созданного
на основании постановления Главы Кушвинского
городского округа.
Полное официальное наименование
- Муниципальное казенное общеобразовательное
учреждение средняя общеобразовательная
школа № 10. Сокращенное наименование -
МКОУ СОШ № 10.
Фактический адрес МКОУ СОШ
№ 10 - 624300, Свердловская область, г. Кушва,
ул. Прокофьева, 9, ул. Дзержинского, 1.
МКОУ СОШ № 10 является юридическим
лицом, имеет самостоятельный баланс,
лицевые счета, открываемые в финансовом
органе Кушвинского городского округа,
печать с изображением герба Кушвинского
городского округа и с полным официальным
наименованием, а также другие необходимые
для осуществления своей деятельности
печати, штампы и бланки.
МКОУ СОШ № 10 является некоммерческой
организацией.
Основной целью деятельности
МКОУ СОШ № 10 является обеспечение качества
образования в соответствии с государственными
образовательными стандартами.
Для реализации основных целей
деятельности, предусмотренных настоящим
Уставом, МКОУ СОШ № 10 осуществляет следующие
виды деятельности: образовательную и
воспитательную.
Образовательный процесс в
МКОУ СОШ № 10 осуществляется на основе
учебного плана, разрабатываемого общеобразовательным
учреждением самостоятельно в соответствии
с примерным учебным планом, и регламентируется
расписанием занятий.
Режим работы МКОУ СОШ № 10 по
пятидневной или шестидневной неделе
определяется общеобразовательным учреждением
самостоятельно.
Медицинское обслуживание обучающихся
в МКОУ СОШ № 10 осуществляется учреждением
здравоохранения на основании договора.
МКОУ СОШ № 10 предоставляет помещение
с соответствующими условиями для работы
медицинских работников.
Организация питания обучающихся
осуществляется предприятием общественного
питания на основании муниципального
контракта, заключенного по результатам
проведения торгов. МКОУ СОШ № 10 выделяет
специальное помещение для организации
питания учащихся. Контроль за организацией
питания обучающихся в классах осуществляют
классные руководители.
МКОУ СОШ № 10 возглавляет директор.
МКОУ СОШ № 10 в своей деятельности руководствуется Уставом (Приложение
З) и нормативно-правовыми
документами органов Управления образования, локальными актами
и положениями.
Участниками общеобразовательного
процесса Муниципального казенного общеобразовательного
учреждения средней общеобразовательной
школы № 10 являются обучающиеся,
педагогические работники, родители обучающихся.
Структура управления школы
представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 – Организационная
схема управления предприятием.
- Анализ контроля исполнения
документов в МКОУ СОШ №10