Контрольная работа по " Документационное обеспечение управления"

 

 

 

 

 

 

«ВЛАДИВОСТОКСКИЙ МОРСКОЙ РЫБОПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»

ФГБОУ ВПО «ДАЛЬРЫБВТУЗ»

Отделение «Экономики и управления»

Заочная форма обучения

г. Владивосток, ул. Кирова, 93

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По предмету        Документационное обеспечение управления      Вариант 1

Специальность Экономика и бухгалтерский учет    курс 3 шифр      15БУ-41

Ф.И.О. Балахтина Александра  Анатольевна                              

Контрольная работа получена на отделение «  »             20     г.

Оценка работы          

Преподаватель    дата проверки «    »             20     г.

Домашний адрес г. Владивосток, ул. Героев Варяга, д. 4/2, кв. 93.

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Основные понятия и определения предмета «ДОУ» «Делопроизводство», «бланк документа», «реквизит документа», «формуляр документа»…………3

Разделы ДОУ в деятельности фирмы……………………………………………4

Реквизиты и особенности трудовых договоров…………………………………7

Список литературы………………………………………………………………..9

Письмо – извещение (о причинах задержке)…………………………………..10

Акт (о состоянии персональных компьютеров)……………………………….11

Справка (в визовый отдел)………………………………………………………12

Письмо – приглашение (о посещении выставки)……………………………...13

Заявление (о предоставлении отпуска без содержания)………………………14

Докладная записка (о факте невыполнения распоряжения)………………….15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные понятия и определения предмета «ДОУ» «Делопроизводство», «бланк документа», «реквизит документа», «формуляр документа».

 

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

«документ» - материальный объект,

«документ» - носитель информации,

«документ» - документированная информация.

С позиций ДОУ (документального обеспечения учреждений) наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94.№ 77-ФЗ).

В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом: «Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ).

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как:

· информационная,

· социальная, коммуникативная,

· правовая, управленческая,

· функция учета,

· функция исторического источника.

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.

С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще ряд понятий (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Делопроизводство, ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

 

Разделы ДОУ в деятельности фирмы.

 

«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».

Назначение  службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:     

• внедрение на предприятии единого  порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;      

• осуществление методического руководства  организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;     

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;     

• совершенствование форм и методов  работы должностных лиц предприятия  с документами. 

 

Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию ДОУ предприятия

 

 

     • Конституция Российской Федерации.      

• Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).     

• Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями).     

• Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».      

• Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».     

• Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».      

• Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».      

• Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).     

• Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).     

• Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации».      

• Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).     

• Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины».      

• ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).     

• ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).     

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).      

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).     

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).     

• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).     

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).     

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).     

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23). 

 

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

 

 

     • положением о службе ДОУ;     

• положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);     

• инструкцией по ДОУ;     

• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;      

• инструкцией по организации рабочих  мест персонала службы;     

• нормами времени на выполнение работ  по ДОУ;     

• документами планирования и отчетности;     

• должностными инструкциями персонала  службы.     

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — частности, документы по совершенствованию  деятельности службы ДОУ. 

 

Реквизиты и особенности трудовых договоров

 

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр его передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре могут предусматриваться испытание, неразглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение происходило за счет средств работодателя, и др.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.

Личная карточка работника - документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, а для автоматизированных систем управления - машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.