Контрольная работа по "Делопроизводство"

 

Содержание

Введение  

1. Понятия и виды распорядительных документов…………………………4

2. Требования к подготовке и особенности оформления распорядительных документов ……………………………………………………………………7

Заключение

Список использованных источников и литературы 

ПРИЛОЖЕНИЕ 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют систему организационно-распорядительной документации.

Среди большого разнообразия документов можно выделить основные три группы организационно-распорядительной документации :

1. организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
2. распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
3. информационно-справочная документация (акты, протоколы, служебные записки и др.).

Целью этой работы является рассмотрение распорядительной документации ее видов, этапов подготовки и правил оформления. 

 

 

1.Понятия и виды распорядительных документов

  Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

    Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.¹

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям.

    В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

    Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный акт по основным вопросам деятельности организации. А распоряжения и указания издаются для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного  круга должностных лиц.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Указание - распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

     Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.²

 

  С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федерального  уровня - акты, издаваемые Президентом  Российской Федерации, Правительством  Российской Федерации, органами  федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2) правовые акты, действующие  на уровне субъектов Российской  Федерации;

3) правовые акты организаций,  учреждений, предприятий.

   В Федеральном  масштабе существует своя инструкция  по делопроизводству, она закреплена  в Приказе Минкультуры России от 08.11.05 № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Там разработан жесткий регламент оформления для каждого из видов документации федеральных органов исполнительной власти в отдельности. (Например: проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 X 297) шрифтом № 15, а проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14³).

   К документации  организаций, учреждений и предприятий  относятся более общие требования  оформления документов, которые  закреплены в Государственном  Стандарте РФ Р 6.30 - 2003 –"Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

 

2. Требования к  подготовке и особенности оформления распорядительных документов

    Можно выделить следующие общие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Но можно разделить условия принятия распорядительных документов на единоличное и коллегиальное.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений  - приказов, распоряжений, указаний - включает этапы:

1. инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);
2. сбор и анализ информации по вопросу;
3. подготовка проекта распорядительного документа;
4. согласование проекта документа;
5. доработка проекта распорядительного документа с учетом замечаний;
6. принятие решения (подписание документа);
7. регистрация распорядительного документа;
8. доведение распорядительного документа до исполнителей.⁴

А Подготовка распорядительных документов при коллегиальных решениях:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.⁵

Подготовка проекта распорядительного  документа требует сбора необходимой  информации по существу поставленного  вопроса. Для этого используют различные  информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку.

После сбора необходимой информации приступают к подготовке самого проекта. Очень важным является соблюдение всех законодательных и нормативных актов, которые обеспечат правовую основу документа и его содержания.

    Текст распорядительного  документа обычно состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной. В первой части объясняется  то, чем вызвано распоряжение (например  – факты, события, акты вышестоящего органа). В распорядительной части излагается суть распоряжения.

Подготовив текст распорядительного  документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются  на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.⁶

    В приложении  №1 дан образец приказа организации.  На его основе я хочу рассмотреть  основные правила оформления.

В данном документе присутствуют следующие реквизиты: наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.

   Изначально идут общие сведения о документе:

1. Наименование организации, в которой был составлен документ (должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах) - Открытое акционерное общество «Эталон»,
2. Название вида документа (должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД - 0200000) – ПРИКАЗ,
3. Дата составления документа. - 22.12.2008

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 14 марта 2005 г), а так же оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2003.06.05).⁷

4. Номер документа - №223,
5. Место составления документа – Москва.

Текст документа составляется на государственном языке РФ или на государственном языке субъектов РФ.⁸

    Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об").   – О графике отпусков.

За заголовком следует  текст документа, в двух частях.                   Констатирующая часть, в которой содержится причина создания приказа.      -   В целях составления графика отпусков на 2009 г.

И распорядительная часть. В  зависимости от вида распорядительного  документа его распорядительная часть может начинаться словами: «Постановляю», «Решаю», «Предлагаю», «Приказываю».  Все эти слова  пишутся прописными (большими) буквами, так что бы они визуально выделялись из всего текста документа. - ПРИКАЗЫВАЮ:

 Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются ответственный предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителей можно указывать обобщенно (например: директорам филиалов). –

1. Руководителям структурных подразделений до 15 января 2009 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков использования отпусков в 2008 г. и планируемых очередных отпусков в 2009 г.
2. Секретарю-референту составить сводный график отпусков

сотрудников для  утверждения.

3. Контроль над исполнением приказа возлагаю на заместителя директора В. С. Иванова.

Следует учитывать время  доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается  для каждого задания в отдельности.

    В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта.⁹

    Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание.

     Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Гриф согласования состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ, личной подписи и ее расшифровки, а так же даты согласования. Виза согласования в свою очередь включает: подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

         – Визы (место для постановки визы согласования)

           Начальник кадрового отдела

          Личная подпись                 И.К. Воронова

          Дата

Проекты более сложных документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.