Контрольная работа по "Делопроизводство"

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ГОССУДАРСТВЕННОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ    

  «БЕЛОРУССКО-РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» 
 

Кафедра «Маркетинг и менеджмент» 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

по  дисциплине: «Делопроизводство» 
 
 
 
 
 

Выполнил студент 3 курса

     Экономического факультета

     заочного отделения  группы

     МАЗ - 091

Печкуров Кирилл Владимирович

Шифр: № 930627 
 
 
 
 

Могилев 2011

Вариант 16      

1. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации ( предприятия). 

2. Экспертиза ценности документов организации. 

3. Оформите письмо, используя следующие данные: Автор письма –

Министерство  культуры Республики Беларусь. Адресат  – Управление культуры Брестского облисполкома. Дата. № 3-8/924. Текст: Напоминаем Вам, что 15.03.2003г. необходимо представить информацию об исполнении приказа министра от 12.02.2003г. № 135 « О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства». Подписывает письмо управляющий делами министерства. Все недостающие реквизиты оформить самостоятельно. 
 
 
 

Вопрос№1 Передача документов при реорганизации  или ликвидации организации ( предприятия).

 

      При реорганизации или ликвидации  государственных предприятий, организаций, учреждений образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных органов, предприятий, организаций, учреждений без передачи их функций другим органам, предприятиям, организациям, учреждениям документы постоянного хранения, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с не истекшими сроками временного хранения и по личному составу – в архив вышестоящей организации.

 
При преобразовании государственных предприятий в предприятия иных форм собственности их архивные документы постоянного хранения, 
сложившиеся на момент преобразования, передаются на хранение в государственные архивы.

 
Порядок передачи на хранение документов ликвидированной организации устанавливается в зависимости от формы собственности этой организации и от того, является ли эта организация источником комплектования государственного архива соответствующей зоны обслуживания или нет. Порядок хранения документов реорганизованных и ликвидированных организаций государственной формы собственности определен ст.16 Закона об архивах. Аналогичный порядок установлен в Основных правилах работы архивов.

 
Ликвидируемым субъектам хозяйствования негосударственной формы 
собственности следует руководствоваться п.63 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента РБ от 16.03.1999 № 11 (в редакции Декрета Президента РБ от 17.12.2002  № 29), где установлено, что ликвидационная комиссия представляет в регистрирующий орган справку из территориального архива (городского или районного) о сдаче на хранение документов.

При ликвидации коммерческой (негосударственной) организации ее документы подлежат передаче в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа на без компенсационной 
основе. До настоящего времени не до конца урегулирован вопрос с передачей на хранение документов ликвидированных коммерческих организаций, зарегистрированных и действовавших в г.Минске. Поэтому документы ликвидированных коммерческих организаций принимают на хранение органы, зарегистрировавшие ранее эти организации в качестве субъектов хозяйствования, а именно Минский горисполком, администрации районов города. Ранее ликвидированные предприятия с иностранными инвестициями обязаны были сдавать документы в МИД, в настоящее время – в Мингорисполком администрации районов города.

 
В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица, индивидуального предпринимателя одновременно с документами ликвидируемого (прекращающего деятельность) субъекта ликвидационной комиссией сдается на хранение в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа и книга учета проверок (реви зий), срок хранения которой не истек. Это требование установлено п.11 Правил ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий), утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 22.02.2001 № 248. 
Передача книг учета проверок (ревизий) на хранение производится по номенклатуре дел юридического лица, индивидуального предпринимателя, приемка в архив - на основании акта приема-передачи дел организации, 
индивидуального предпринимателя. 
Подтверждением сдачи на хранение документов и книги учета проверок (ревизий) является справка территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган.

 
Государственные организации, учреждения, предприятия в случае их ликвидации книги учета проверок (ревизий) передают в установленном порядке также по номенклатуре дел.

 
Документы ликвидируемой организации передаются на основании описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не истекли, передаются по описям дел, номенклатурам дел с соответствующей отметкой в них о приеме-передаче документов временного срока хранения. Документы временного срока хранения, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии с утвержденным актом о выделении к уничтожению. 
Документы по личному составу не подлежат уничтожению в течение 
срока хранения, предусмотренного ст.19 Закона об архивах, то есть в 
течение 75 лет. Предприятия, организации, учреждения 
негосударственных форм собственности, а также граждане, занимающиеся 
предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фермерское) 
хозяйство, после истечения сроков хранения документов по личному составу представляют в государственные архивы, обслуживающие соответствующие зоны, данные о составе хранившихся у них документов и акт об уничтожении этих документов.  
 
 
 

   ВОПРОС№2    ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 

   Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

   Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

   Первым  этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

   Второй  раз экспертиза ценности уже самих  документов проводится через два  года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

   И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.

   Экспертиза  ценности документов в учреждениях  проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

   В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

   Из  основных задач экспертной комиссии выделим:

   - рассмотрение проектов номенклатур  дел учреждения и его структурных подразделений;

   - организация ежегодного отбора  документов на хранение и уничтожение;

   - рассмотрение актов о выделении  к уничтожению документов и  дел, срок хранения которых истек.

   Проведение  экспертизы начинают с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

   Например, к бухгалтерским документам постоянного  срока хранения относятся:

   - сводные годовые и годовые  бухгалтерские отчеты и балансы  с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);

   - годовой (сводный) отчёт о финансовых  результатах и их использованию;

   - сводные годовые и годовые  отчеты по финансированию;

   - протоколы заседаний комиссий  по рассмотрению и утверждению  годовых отчетов и балансов;

   - аудиторские заключения;

   - аналитические таблицы по разработке  и анализу годовых отчетов  и балансов;

   - налоговые декларации;

   - передаточные, разделительные, ликвидационные  балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

   - документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке  и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.;

   - паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;

   - акты, ведомости переоценки и  определения износа основных  средств;

   - штатные расписания (если они  хранятся в бухгалтерии);

   - лицевые счета по учету основного фонда. 

   Если  по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии  этих документов.

   Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

   Поглощенные документы хранятся тогда, когда  их содержание не нашло должного отражения  в сводных документах.

   Конкретные  сроки хранения документов устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.