Контрольная работа по "Делопроизводство"

   Архивными учреждениями разработаны типовые  перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности ( руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

   В процессе проведения экспертизы могут  быть использованы несколько видов типовых перечней:

   Перечень  типовых документов, образующихся в  деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

   Перечень  документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

   Перечень  научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы

   Конечно, типовые перечни не могут полно  охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

   Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

   В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.

   Срок  хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

   Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 2003 г. исчисляется с 1 января 2004 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 2003 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 2007 г.

   Наряду  с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

   Экспертизу  ценности документов нельзя проводить  только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

   Необходим анализ фактического содержания имеющихся  в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

   Если  при просмотре дела обнаружено, что  вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

   Если  в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

   В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

   - постоянного хранения, подлежащие  в последующем передаче в государственный архив;

   - длительного хранения в архиве  учреждения (свыше 10 лет);

   - временного хранения (до 10 лет);

   - подлежащие уничтожению в связи  с истечением сроков хранения.

   Дела  с постоянным и долговременным сроками  хранения готовят к сдаче в  архив учреждения.

   На  дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

   При этом рассмотрение и утверждение  актов о выделении документов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период. 

   По  утвержденным актам дела с истекшими  сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

   В небольших учреждениях, не сдающих  свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, то их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период. После чего утверждается руководителем данной организации. "Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет."