Контрольная работа по "Делопроизводству"

Содержание

1. Формы представления унифицированных текстов документов…………..3
2. Приведите образец справки………………………………………………….8

Приложение 1…………………………………………………………………...12

Приложение 2…………………………………………………………………...13

Список использованной литературы………………………………………….14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Формы представления унифицированных текстов документов.

Текст унифицированных документов оформляются в виде:

1. Связного (типового текста);
2. Трафаретного текста;
3. Анкеты;
4. Таблицы
5. Соединенных форм (композиции в виде связного текста, анкеты, таблицы).

Связной (типовой) текст – текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что не исключает возможности выделения постоянной и переменной информации.

 Связный текст унифицированного  документа с различными формами  связи (согласование, управление) содержит  грамматически согласованную информацию  об управленческих действиях.  Связный текст применяется при  составлении всех видов писем,  правил, положений, уставов, распорядительных  документов.

  В основном в унифицированных  документах, представленных связным  текстом, используется форма изложения  от третьего лица единственного  числа. В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами, используется эта форма изложения,  что является отражением принципа  коллегиальности. В распорядительных  документах, в которых отражается  принцип единоначалия, используется  форма изложения от первого  лица единственного числа. В  документах типа докладной записки  форма изложения от первого  лица является нормой.

 Связной текст может  быть составлен на основе трафарета.

  Трафарет – это  форма представления унифицированного  текста, содержащего постоянную  информацию и пробелы для заполнения  их переменной информацией, характеризующей  конкретную ситуацию.

  Например, трафаретный текст в письме: "Согласно разнарядке от 

00.00.00 N ______________ нашему предприятию  выделен фонд на 19___ 

год на ___________________________________________________________ 

в количестве ______________________ шт., в том  числе по кварталам: 

I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт. 

II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.". 

В трафаретном тексте субъект действия может быть выражен не 

отдельным словом, а глагольной формой в первом лице единственного 

или множественного числа, указывающей  на наличие субъекта. 

Например: "Для проведения приемочных испытаний _______________ 

____________________________ разработанного ______________________ 

__________________________________________________________________ 

ПРИКАЗЫВАЮ (т.е. "Я приказываю"): 

1. Образовать комиссию в следующем  составе: 

__________________________________________________________________ 

________________________________________________________________". 

При разработке трафаретов для подразделения  всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все  особенности управленческой ситуации, оформляемой документом. 

При этом следует учитывать, что  постоянная часть каждого предложения  трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и  однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном  тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед  за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной. 

  Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

   Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально. 

Например: 

Приказ о приеме на работу 

т. _________________________________ 

Табельный номер ____________________ 

Фамилия ____________________________ 

Имя ___________ Отчество ___________ 

Вид приема _________________________ 

Должность __________________________ 

Структурное 

подразделение ______________________ 

Оклад ______________________________ 

Дата приема ________________________ 

Основание __________________________ 

В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены  горизонтально. 

Например: Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________ 

При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное  слово - существительное, которое стоит  в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и  значение переменной информации определяются значением и формой выражения  постоянной информации. 

Например: Приказ о поощрении 

Табельный номер 0243 

Фамилия Петров 

Имя Иван 

Отчество Владимирович 

Должность ст. научн. сотрудник 

Структурное отдел экономических исследований 

подразделение 

Мотив поощрения досрочное выполнение планового задания 

Вид поощрения благодарность 

Основание Докладная записка зав. отделом. 

Дата поощрения 01.02.81 

 

Таблица – форма представления унифицированного текса, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

  Таблица имеет два уровня  членения текста: вертикальный - графы  и горизонтальный - строки. 

  Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик). 

Например:  

 

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
Подзаголовки строк

 

 

Заголовок и подзаголовки граф, заголовок  строк являются постоянными частями  текста и вносятся в форму документа  при ее изготовлении. 

Графа "Заголовок строк" должна содержать обобщенное наименование объектов, описываемых в таблице, а подзаголовки строк - наименования конкретных объектов. 

Наименования признаков рекомендуется  располагать в порядке, последовательно  раскрывающем информационные характеристики объектов. 

Заголовки и подзаголовки строк  и граф таблицы должны быть сформулированы в максимально лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или словосочетания с опорным  словом в именительном падеже. 

Например: 

Наименование   структурных   подразделений  и должностей	Коли-   чество   штатных  единиц	Должност-  ные окла-  ды	Надбавки		Месячный   фонд зара-   ботной пла-  ты по долж-  ностным ок-  ладам	Приме-  чание
			персо-  наль-   ные	прочие

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Соединение  форм представления унифицированного  текста – это интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или таблице.

 

 

 

 

 

2. Приведите образец справки

   Одним из основных видов исходящих документов, с которым сталкивается в своей повседневной деятельности работник кадровой службы, является справка.

  Справка – это документ, содержащий описание и (или)  подтверждение тех или иных  фактов, событий служебного или  биографического характера. Справка  является документом информационного  характера, она содержит констатацию  каких – либо фактов, событий  без мнения автора о существе  излагаемых вопросов.

   В делопроизводстве  в зависимости от содержания  и целевого назначения справки  делятся на служебные (представляют  собой деловое письмо, содержащее  некие сведения) и личные (выдаются  частному лицу по его запросу  для представления в различные  учреждения).

   Служебная справка  – официальный документ, содержащий  сведения об основной деятельности  организации (о штатной численности,  о выполнении планов, заданий  и др.).

   Личная справка  – официальный документ, подтверждающий сведения биографического  и (или) служебного характера и  выдаваемый частному лицу ( о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

  Служебные справки,  в свою очередь, в зависимости  от адресата делятся на внешние,  составляемые обычно по указанию  вышестоящего органа (должностного  лица) или запросу сторонней организации,  и внутренние.

   Очевидно, что к  исходящим документам относятся именно внешние справки, которые адресуются в соответствии с установленными требованиями. Они подписываются руководителями организации (его заместителем) или иным уполномоченным на это лицом.

  Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документа, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они адресуются на имя руководителя той организации, в которой составлена справка, и подписываются ее непосредственным составителем             (например, начальником отдела).

  Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние – на обычной бумаге формата А4 или А5.

   Служебные справки независимо от того, напечатаны они на бланке или обычной бумаге, должны оформляться с учетом требований Государственного стандарта РФ ГОСТ Р6.30 – 2003 « Унифицированная система организационно – распорядительной документации.  Требования к оформлению документов». В соответствии со стандартом реквизитами справки являются наименование организации (структурного подразделения), название вида документа («СПРАВКА»), дата и регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк), текст, подпись. При необходимости служебного справка может заверяться печатью.

  В тексте служебной  справки вначале излагаются факты,  события, послужившие причиной  ее составлению. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, планы работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.

 Далее в справках  указываются установленные факты,  описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам  и другим нормативным актам,  либо отмечаются положительные  стороны работы. Могут указываться  фамилии конкретных должностных  лиц, структурные подразделения  – исполнители, точные даты  либо хронологические рамки.

  Текст служебной справки может  оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

  Дата, к которой относятся  приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту  или помещаются перед текстом,  при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2002» или  « за период с 01.01.2002 по 30.06.2002».