Контрольная работа по "Делопроизводству"

Вопрос №6. Понятие информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Классификация информационно-справочных документов. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Понятие и виды докладных и объяснительных записок. Особенности составления и оформления докладных и объяснительных записок.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Классификация информационно-справочных документов

        докладная записка

        служебная записка

        объяснительная записка

        предложение

        представление

        заявление

        все разновидности переписки

        протокол

        акт

        справка

        заключение

        отзыв

        сводка

        список

        перечень

Факс - деловое письмо или иной аналогичный по назначению документ, переданный (полученный) по каналам электросвязи посредством подсоединенного к телефонной линии факсимильного аппарата (телефакса или факса).

В общем случае передача (прием) факсимильных сообщений - это передача (прием) документов и иной графической информации телефаксами, подключенными к телефонной сети.

Особым преимуществом факсимильной связи является возможность оперативной (в режиме реального времени), адресной ("привязанной" конкретному телефонному номеру) и неискаженной (т.е. достоверной, поскольку полученное адресатом сообщение внешне практически идентично оригиналу, оставшемуся у отправителя) передачи, помимо текстовой, графической информации, в т. ч. фотоизображений, чертежей, рисунков и т.п. Не менее важно и то, что факсимильное сообщение в точности воспроизводит подпись отправителя (при условии, что она имеется на оригинале).

Основные правила подготовки факсимильных сообщений изложены в

Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с Инструкцией для отправки факсимильного сообщения исполнителем (работником предприятия, которому поручена отправка сообщения) оформляется соответствующая заявка (форма заявки устанавливается предприятием).

Заявка рассматривается непосредственным руководителем исполнителя.

Подписанная непосредственным руководителем заявка является основанием для отправки факсимильного сообщения.

Подлежащее отправке факсимильное сообщение регистрируется в журнале (форма журнала устанавливается предприятием). Подлинники документов, подлежащих отправке, непосредственно после нее возвращаются исполнителем соответствующим должностным лицам (в места хранения) с отметкой о дате и времени отправки.

Не допускается передавать по каналам факсимильной связи документы:

      объем которых превышает пять листов формата А4 (за исключением чрезвычайных случаев);

      не отвечающие техническим требованиям, обеспечивающим их качественный прием адресатом (в частности, по контрастности и четкости изображения текста, схемы, графики и т.п.);

      иную информацию, содержащую сведения, составляющие охраняемую законом тайну.

Поступившая в адрес предприятия факсограмма учитывается в журнале (форма журнала устанавливается предприятием) без проставления регистрационного штампа, после чего передается адресату под расписку в день ее приема. Если факсограмма содержит особо срочную или особо важную информацию, она передается, как правило, безотлагательно. На такие факсограммы непосредственно после ознакомления с ними соответствующих должностных лиц принято запрашивать подтверждение.

Содержание факсограмм, включающих в себя только подлежащие передаче документы, определяется содержанием указанных документов (которое может состоять из текста, таблицы, графического изображения и т.п.). Содержание факсограммы, подготовленной к передаче непосредственно исполнителем, определяется содержанием полученного им поручения от своего непосредственного руководителя (например, в форме резолюции). В общем случае содержание такой факсограммы, а также ее структура и стиль изложения должны отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре и стилю изложения простых писем.

К основным реквизитам исходящей факсограммы относятся:

наименование предприятия;

1.      справочные данные о предприятии;

2.      регистрационный номер документа;

3.      ссылка на регистрационный номер и дату документа;

4.      сведения об адресате;

5.      заголовок к тексту документа;

6.      текст документа;

7.      подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);

8.      указание на гриф согласования документа;

9.      отметка об исполнителе документа;

10. идентификатор электронной копии документа.

К основным реквизитам входящей факсограммы, помимо перечисленных выше, относятся:

1.      резолюция;

2.      отметка о постановке документа на контроль;

3.      отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

4.      отметка о поступлении документа на предприятие.

Телеграмма - документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный, способ замедлит исполнение.

Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

1.      наименование организации - автора документа (указывается отправитель телеграммы);

2.      адресат;

3.      текст документа (телеграммы);

4.      фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (может быть указана его должность).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

Реквизиты телефонограммы:

1.      наименование организации - автора документа (отправителя);

2.      наименование вида документа (телефонограмма);

3.      дата документа;

4.      регистрационный номер документа;

5.      место составления или издания документа;

6.      адресат (должность и фамилия лица, кому направлен документ);

7.      текст документа.

В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью. При передаче указывают должность и фамилию передавшего телефонограмму, номер его телефона и время передачи, а так же должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона последнего и время приема.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

Реквизиты внутренней докладной записки:

1.      наименование структурного подразделения - автора документа;

2.      наименование вида документа (докладная записка);

3.      дата документа;

4.      регистрационный номер документа (не обязательно);

5.      адресат;

6.      заголовок к тексту;

7.      текст документа;

8.      отметка о наличии приложения (если оно есть);

9.      подпись;

10. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней докладной записки:

1.      наименование организации - автора документа (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения);

2.      наименование вида документа (докладная записка);

3.      дата документа;

4.      регистрационный номер документа;

5.      место составления или издания документа;

6.      адресат;

7.      заголовок к тексту;

8.      текст документа;

9.      отметка о наличии приложения (если оно есть);

10. подпись;

11. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организаций по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушения трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и т.д.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на докладные записки.

Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Вопрос №19. Понятие претензии. Требование к реквизитам и содержанию претензионного письма и ответа на претензию. Требования к составлению и оформлению искового заявления в Арбитражный суд.

Претензия - претензия одной из сторон договора к своему контрагенту о невыполнении им взятых по условиях договора на себя обязательств. Претензия обычно сопровождается требованием возместить возможные убытки, связанные с невыполнением указанных обязательств.
лат. Praetensio - требование, притязание

Претензия - заявленное требование страхователя, правопреемника или третьего лица о возмещении ущерба, следующее за страховым случаем. Порядок предъявления и урегулирования претензии определяются правилами страхования.

Обычно претензия оформляется в письменной форме, на бланке страховщика. В претензии описываются факт и существенные обстоятельства страхового случая, которые при крупных убытках проверяются аджастером.

Претензия - требование кредитора к должнику о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением его имущественных прав и интересов.

С претензиями и спорами может столкнуться любое предприятие, так как в процессе хозяйственной деятельности случаются ситуации, когда одна организация нарушает права и интересы другой. Это может произойти в случае неисполнения или неполного исполнения договора, в случае причинения вреда и т.д. Большинство таких ситуаций разрешаются в судеьном порядке, иногда называемом «претензионный порядок».

При этом организация может как направлять претензии, так и получать претензии от других организаций.

От того, как написана и обоснована претензия, обычно зависит, насколько серьезно она будет воспринята нарушителем и насколько полно и быстро претензия будет удовлетворена и содержащиеся в ней требования исполнены.

Претензионный порядок – важная и порой необходимая составляющая защиты интересов большинства организаций. Если претензия составлена правильно и акценты расставлены верно, то это позволяет избежать судебного разбирательства.

Претензионный порядок состоит в следующем. Организация, права и интересы которой ущемлены, посылает своему контрагенту претензионное письмо, на которое либо получает письменный ответ, либо не получает, если контрагент игнорирует претензию.