Контрольная работа по делопроизводству

Начало системного подхода  в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г.Воробьёва, прежде всего его книги “Документ: информационный анализ” (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д.Банасюкевича, Б.С.Илизарова, М.П.Илюшенко, В.И.Кокорева, Т.В.Кузнецовой, М.В.Ларина, В.М.Магидова, К.И.Рудельсон, Е.А.Степанова, В.Ф.Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н.Соковой (1986).

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е  годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло  существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена  политического и экономического строя, в работе с документами  стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала  быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в  это время получают такие направления  как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и  другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной  научной дисциплины стимулируется  всё возрастающими и существенно  изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и  статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях, находят  отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях  для органов управления и т.д. С середины 1990-х годов в России выходит специализированный информационно-практический журнал “Делопроизводство”. Теоретические  и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят  отражение также на страницах  журналов “Отечественные архивы”, “Вестник архивиста”, “Секретарское дело”, “Служба кадров”, “Управление персоналом”  и некоторых других.

1.2 Структура документоведения

Как и любая научная  дисциплина, документоведение имеет  структуру, которая пока находится  в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две  подсистемы: общее и особенное  документоведение

Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Теория документа (документология) - ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов.

История раскрывает закономерности становления и развития документа  как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения  его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.

В разделе документной  деятельности изучается история  и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и  использование), т.е. документа, функционирующего в целостном коммуникативном  цикле "автор документной информации - потребитель ее".

Особенное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.

Особенное документоведение подразделяется на специальное и  частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т. д.).

Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т. д.

Таким образом, специальное  и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В  совокупности с общим особенное  документоведение образует единое документоведение.

Глава 2. Место документоведения в системе наук

Документоведение относится  к циклу наук об обществе, со многими  из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это  взаимодействие проявляется в различных  формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и  предмета исследования, понятийного  аппарата, методов исследования.

Документоведение самым  тесным образом связано с исторической наукой. Как уже отмечалось, объектом документоведения является документ в  историческом развитии. Появление тех  или иных документов, не говоря уже  о системах документации, непосредственно  связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому  функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

С другой стороны, сама форма  документа характеризуется относительной  самостоятельностью, наличием собственных  закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

На основании близости с источниковедением документоведение обычно относят к классу исторических наук, включая его в состав так  называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин, которые рассматриваются как субдисциплины источниковедения. При этом ряд авторов (А.И.Гуковский, С.М.Каштанов, Б.Г.Литвак, О.М.Медушевская, В.В.Фарсобин и др.) фактически размещают документоведение внутри дипломатики - вспомогательной исторической дисциплины, изучающей документы правового порядка. Другие исследователи, напротив, предлагают расширить круг проблем документоведения, включив в его состав такие вспомогательные исторические дисциплины, как дипломатика, палеография, метрология, генеалогия. Причём и те, и другие в большинстве своём фактически ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством.

Однако, несмотря на тесную связь документоведения с источниковедением, между ними имеются существенные различия, которые наблюдаются:

1-в объекте исследования (источниковедение изучает, кроме письменных документальных источников, также и другие виды и формы исторических источников, в частности, вещественные);

2-в целях исследования (источниковедение изучает документ с целью выработки методов извлечения необходимой информации);

3-в хронологии (источниковедение изучает документы исключительно в ретроспективной среде, а документоведение - также в оперативной и в перспективной среде).

Последнее отличие вообще не позволяет, на наш взгляд, относить документоведение к числу исторических дисциплин, как это делают многие авторы, поскольку историческая наука  ограничена изучением лишь прошлого человеческого общества.

Следует также заметить, что в последнее время обнаружилась тенденция к тому, чтобы само источниковедение вывести за рамки исключительно  исторической науки и рассматривать  как интегрирующую дисциплину в  системе гуманитарных наук, как элемент  исторической антропологии, этнологии, социологии, т.е. всего гуманитарного  знания. В результате такого подхода  закономерно возникает комплексная  проблема феномена документа и, как  следствие, задача развития новой дисциплины - феноменологии документа.

По целям и объекту  изучения документоведение тесно связано  с архивоведением. Их объединяют общая  задача - формирование эффективной  информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение - со стороны информационной ценности документа как исторического  источника с упором на комплексы  документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной  ценности, как носитель информации, функционирующий, прежде всего в современной социальной среде.

Документоведение оказывает  непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов  по хранению и использованию документных  богатств.

Немало общего можно обнаружить также между документоведением  и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий  материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение  документа и книги, которые одинаково  могут быть представлены в электронном  варианте. В то же время между  документоведением и книговедением  существуют и различия, которые заключаются прежде всего в том, что книга - объект книговедения - предназначена для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда как документ уникален.

Документоведение взаимосвязано  с правоведением, прежде всего с  такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и  др. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы  документов. Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации. Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без  знания основ документоведения, организации  и технологии документационного  обеспечения управления. Криминалисты исследуют природу документов, приёмы, способы преднамеренного искажения  документированной информации и  т.п. с целью раскрытия и расследования  служебных подлогов.

Нельзя не сказать и  о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения  управления невозможна без определения  их экономической эффективности, без  всестороннего анализа использования  финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих  методик, нормативов трудозатрат и  т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между  документоведением и теорией  управления, менеджментом, поскольку  в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи  В.С.Мингалёвым даже сформулирован “наиболее общий закон документоведения”, суть которого заключается в “соответствии содержания документации функциям управления”. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной  дисциплины - информационного менеджмента  ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы (М.В.Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.