Контрольная работа по "Делопроизводству"

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Апреля 2015 в 19:03, контрольная работа

Описание работы

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ
1 Общие требования к организационно-распорядительной документации
1.1. Унификация и стандартизация управленческой документации
1.2. Унифицированная система организационно – распорядительной документации
1.3. Реквизиты организационно – распорядительных документов 10
2 Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации. Организационно – правовые документы
2.1. Распорядительные документы
2.2. Особенности оформления информационно – справочных документов
Заключение
Список используемых источников

Файлы: 1 файл

КОНТРОЛЬНАЯ.docx

— 47.35 Кб (Скачать файл)

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

3

1

Общие требования к организационно-распорядительной документации

5

1.1.  Унификация и стандартизация  управленческой документации

5

1.2. Унифицированная система организационно – распорядительной документации

9

1.3. Реквизиты организационно  – распорядительных  документов         10

2

Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации. Организационно – правовые документы

14

2.1. Распорядительные документы          

14

2.2. Особенности оформления  информационно – справочных документов             

15

Заключение                 

19

Список используемых источников

21


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов людей. ОРД в равной степени представляют интерес для работников, как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОРД систематизированы по следующим функциям:

создание организации, предприятия;

реорганизация организации, предприятия;

ликвидация организации, предприятия;

приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

распорядительная деятельность организации, предприятия;

организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций ОРД классифицируют на три группы:

  1. организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
  2. распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
  3. информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.).

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Оформление организационно – распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННО  – ОАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

1.1.Унификация  и стандартизация управленческой  документации

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий документ это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными, прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

Ученые – документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.

Приведем эти требования с некоторой коррекцией текста[1].

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны  противоречить действующим нормативно-правовым  актам, определяющим действия участников  процесса управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны  в полной мере отвечать истине  о фактах, событиях, людях, которых  он касается.

3. Однозначность. Текст документа  по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы  двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа  должен отвечать требованиям  определенности таким образом, чтобы  в нем были приведены все  необходимые сведения, порождаемые  знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого  документа должен отвечать требованиям  полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения  требуемого качества и эффективности  управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны  находиться в противоречии друг  с другом, быть не согласованными  между собой.

7. Понятность. Все сведения  документа должны быть изложены  языком ясным, понятным, несмотря  на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая значимость. Управленческий документ для  обеспечения его юридической  силы должен при оформлении  иметь все требуемые, правильно  составленные и оформленные реквизиты.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов является:

  • унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
  • единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
  • комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
  • информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
  • сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
  • стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
  • сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
  • экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:

  • приказы по приему, переводу, увольнению;
  • кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкетной формы текста состоят в следующем: упрощается подготовка документа; облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для кодирования информации.

Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым.

Косвенный эффект проявляется в повышении качества управления, эффективности использования средств организационной и вычислительной техники, ускорении и оборачиваемости финансовых средств, снижении количества ошибок в документах и др. Этот вид эффекта пока в расчетах не определяют.

Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.

1.2. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в равной степени представляют интерес для работников, как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

  • организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;
  • распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
  • справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

Информация о работе Контрольная работа по "Делопроизводству"