Контрольная работа по дисциплине «Документальное обеспечение управления»

Главное управление образования и молодежной политики

КГБОУ СПО «Бийский аграрный техникум»

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Документальное обеспечение управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент 205Т группы

Верхотурова А. И.

Вариант 10

Шифр 140

 

Проверила:  Бородина Л. А.

 

 

 

С. Первомайское, 2015г.

Содержание

 

стр …………. Истоки делопроизводства: информация, управление, документ.

стр……..основные задачи и функции службы ДОУ.

стр…….устав, понятие, реквизиты.

стр…….унификация и стандартизация управленческой документации.

стр…….организационные документы, их общая характеристика

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ 1. Истоки делопроизводства: информация, управление, документ.

 

Делопроизводство- специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования (составление, оформления, обработки и хранения документов). Первоначально термин появился в устной речи(предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче, не так понято.

От того насколько юридически правильно будет составлен и оформлен документ, во многом зависит своевременность и правильность принятие управленческого решения.

Документы форсируют шаги нашей жизни, начиная с рождения. документ является носителем информации. Информация является основанием для принятия управленческих решений, также служит источником обобщения, материалом для справочно-поисковой работы. Документ- это предмет и результат труда, так как принятое решение закрепляют, записывают, документируют.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение, подчиняется определенным закономерностям.  Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формирование обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились правилами и нормами, закрепленные в официальных законодательных и нормативных актах. В делопроизводстве для всех видов и типов служебных бумаг главным является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документ или документированная информация- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования, в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображения и звуков (аудиовизуальный документ) и т.д. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан физическим лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

 

 

 

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

 

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

 

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

 

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

 

2) организация работы  с документами в учреждении;

 

совершенствование форм и методов работы с документами.

 

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

 

1. Задачи обеспечения  документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций:

 

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

 

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

 

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

 

2. Задачи организации  работы с документами в учреждении  решаются выполнением следующих  функций:

 

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

 

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

 

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

 

Контроль за исполнением документов;

 

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

 

Обеспечение защиты информации.

 

3. Задачи совершенствования  форм и методов работы с  документами включают в себя выполнение следующих функций:

 

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

 

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

 

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

 

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

 

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

 

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

 

 

 

 

 

Унификация и стандартизация

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

 

 Основным направлением  совершенствования работы с документами  является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию (БCЭ, 1991).

 

 Унификация документов  производится в целях сокращения  количества применяемых в управленческой  деятельности документов, типизации  их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

 

 Управленческая деятельность  любой организации характеризуется  набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

 

 Каждая управленческая  функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только  для данной функции. Совокупность  документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации (ГОСТ Р 51141 -98).

 

 Системы документации  могут быть функциональными и  отраслевыми. В отраслевых системах  документации происходит документирование  соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

 

 Но всегда в любой  организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная  деятельность, которая реализуется  через систему организационно-распорядительной  документации (ОРД).

 

 Организационно-распорядительная  документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

 

 Система организационно-распорядительной  документации представляет для  других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо  было провести унификацию этой системы документации.

 

 Унификация документов  предполагает:

 

 установление номенклатуры  действующих в рамках системы  унифицированных форм документов;

 

 разработку единой  модели (схемы) построения документов  системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

 

 разработку структур  документов;

 

 создание общих синтаксических  правил построения документов.

 

 При проведении унификации  документов учитывались все требования  к документам на всех стадиях  их создания, заполнения, обработки  и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

 

 Результаты проведенной  унификации документов доводятся  до уровня обязательной правовой  формы - стандарта, требование которого  имеют обязательный характер  в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

 

 

 

2.2 Стандартизация документов

 

 

 Стандарты разрабатываются  на продукцию, работы, услуги. В соответствии  с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

 

 безопасности продукции, работ и услуг для окружающей  среды, жизни, здоровья и имущества  людей;

 

 технической и информационной  совместимости, а также взаимозаменяемости  продукции;

 

 экономии всех видов  ресурсов;

 

 безопасности хозяйственных  объектов с учетом риска возникновения  природных и техногенных катастроф  и других чрезвычайных ситуаций.

 

 Стандарт представляет  собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

 

 Стандарты могут быть  следующих видов:

 

 международные (региональные) стандарты;

 

 государственные стандарты  РФ (ГОСТ);

 

 стандарты отраслей (ОСТ);

 

 стандарты предприятий (СТП);

 

 стандарты научно-технических, инженерных обществ и других  общественных объединений.

 

 Кроме стандартов к  нормативным документам по стандартизации  относятся правила, нормы и рекомендации  по стандартизации, а также общероссийские  классификаторы (ОК) технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие  интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

 

 Государственные стандарты  и общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации принимает Госстандарт  России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

 

 Самостоятельный комплекс  составляют стандарты на унифицированные  системы документации и Единую  систему классификации и кодирования  технико-экономической информации:

 

 ГОСТ 6.01.1-87. Единая система  классификации и кодирования  технико-экономической информации;

 

 ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные  системы документации. Запись информации  унифицированных документов в  коммуникативном формате;

 

 ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;