Контрольная работа по дисциплине «Документальное обеспечение управления»

 

 ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Требования  к построению формуляра-образца;

 

 ГОСТ 6.10.6-87. Единая система  внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

 

 ГОСТ 6.10.7-90. Единая система  внешнеторговой документации. Счет;

 

 ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

 

 ГОСТ 16487-83. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения (В.А. Кудряев, 1999).

 

 

 

2.3 Унифицированные системы  документации

 

 

 Результатом работы  по унификации и стандартизации  документов могут быть как  стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской  работе) или на отдельные виды  продукции (например, обложка дел  длительных сроков хранения) (ГОСТ 17914-72), так и на унифицированные системы документации.

 

 Унифицированная система  документации (УСД) - это система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

 

 В настоящее время  разработаны и действуют следующие УСД:

 

 унифицированная система  организационно-распорядительной документации;

 

 унифицированная система  банковской документации;

 

 унифицированная система  финансовой, учетной и отчетной  бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

 

 унифицированная система  отчетно-статистической документации;

 

 унифицированная система  учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий;

 

 унифицированная система  документации по труду; унифицированная  система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

 

 На каждую унифицированную  систему документации разработан  государственный стандарт. Разработчиками  УСД являются соответствующие  министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

 

 Этими же министерствами  и ведомствами утверждаются унифицированные  формы документов, входящих в  УСД.

 

 Унифицированная форма  документа (УФД) - это совокупность  реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

 

 Реквизит документа - это обязательный элемент оформления  официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

 

 Набор реквизитов официального  письменного документа, расположенных  в определенной последовательности, называется формуляром документа.

 

 Для каждого вида  документа (приказа, акта, письма и  т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

 

 Таким образом, в каждой  унифицированной системе есть  формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

 

 Унифицированная система  организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

 

 Применение УСОРД регламентируется  ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

 ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

 

 федеральных органов  государственной власти субъектов  Российской Федерации, включая субъекты  Российской Федерации, имеющие наряду  с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

 

 предприятий, организаций  и их объединений независимо  от организационно-правовой формы  вида деятельности.

 

 Настоящий стандарт  устанавливает:

 

 состав реквизитов;

 

 требования к оформлению  реквизитов;

 

 требования к бланкам  и оформлению документов;

 

 требования к изготовлению, учету, использованию и хранению  бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (М.В. Кирсанова, 2001; Л.А. Румынина, 2002; Н.М. Березина, 2007).

 

 Работы по унификации  и стандартизации активно ведутся  и за рубежом.

 

 Стандартизацию документов  в течение длительного времени  проводят национальные организации  по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы  существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

 

 В работе по унификации  документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.