Министерство транспорта Российской
Федерации
Федеральное агентство железнодорожного
транспорта
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»
Контрольная работа
по дисциплине «Документирование
управленческой деятельности»
(Вариант №1)
Составил: студент 3 курса
Вяткина М.В.
2010-ЭУ-5351
Проверил: Ковальская Ю.В.
Уфа 2012
План
- Документы по личному составу:
состав, значение и особенности оформления.
- Понятие о системе документационного
обеспечения управленческой деятельности
- 2.1.Нормативные документы, регулирующие систему делопроизводства.
- Бланк фирмы.
Список использованной литературы.
1.Документы по личному
составу:
состав, значение
и особенности оформления.
Трудовые правоотношения работодателя
(государственной организации, собственника
предприятия) и работника в Российской
Федерации регулируются Трудовым кодексом
Российской Федерации (ТК РФ).
Необходимые функции по управлению
личным составом в организациях осуществляют
самостоятельные структурные подразделения
(отдел персонала, отдел кадров), а в сфере
малого бизнеса их выполняют отдельные
работники (инспектор по кадрам, менеджер
по персоналу) или в порядке совместительства
— секретарь руководителя организации,
иногда главный бухгалтер.
Все этапы трудового цикла от
приема на работу нового сотрудника до
его увольнения независимо от формы собственности
подлежат обязательному документированию/Совокупность
взаимосвязанных документов, в которых
зафиксированы этапы трудовой деятельности
работника, расчетов по оплате труда и
другим вопросам, называют документацией
по личному составу (персоналу, кадрам).
Всю документацию по личному
составу, в том числе организационно-распорядительную,
и первичную учетную можно классифицировать
на четыре группы в логическом порядке
— по этапам трудового цикла работника:
• документация, связанная
с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная
с процессом движения персонала в период
работы в организации;
• документация, связанная
с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная
с прекращением трудовых отношений работника
с организацией, т. е. с увольнением.
Что касается видов и оформления
организационно-распорядительных документов,
то они подробно были освещены в главе
3 данного пособия. Первичная учетная документация
по личному составу, в свою очередь, подразделяется
на две группы:
• по учету кадров;
• по учету использования рабочего
времени и расчетов с персоналом по оплате
труда.
Комплекс первичных учетных
документов по личному составу в настоящее
время унифицирован и приводится в альбоме
унифицированных форм документов, утвержденных
постановлением Госкомстата России от
5 января 2004 г № 1 .
Унифицированные формы первичной
учетной документации по учету кадров
распространяются на юридические лица
всех организационно-правовых форм и форм
собственности, а по учету использования
рабочего времени и расчетов с персоналом
по оплате труда — на юридические лица
всех организационно-правовых форм и форм
собственности, кроме бюджетных организаций.
Поскольку документация по
учету использования рабочего времени
и расчетов с персоналом по оплате труда
не является распорядительной документацией,
ее оформление мы рассматривать не будем.
Что касается распорядительных документов
по учету труда, то перечень унифицированных
форм данного вида документов приводится
в таблице 1.
Процесс управления персоналом
организации кроме оформления первичной
учетной документации включает также
выполнение следующих работ:
• ведение трудовых книжек;
• формирование и ведение личных
дел;
• подготовку и передачу дел
в архив организации;
• хранение дел службы персонала
в архиве организации.
Прием на постоянную работу
нового сотрудника при наличии вакантной
должности, предусмотренной штатным расписанием,
сопровождается оформлением документов.
Резюме — сжатая
краткая информация о себе, составленная
претендентом на вакантное место. В какой-то
мере это самореклама, позволяющая руководству
организации предварительно ознакомиться
с претендентом, чтобы при непосредственном
контакте остановиться на одном из них.
Согласие на прием нового работника
дает будущий непосредственный руководитель.
Возможно оформление развернутого
резюме — резюме хронологического вида.
В отдельных случаях претендент составляет
резюме функционального типа, подчеркивающего
достижения профессионального характера.
Анкета составляется собственноручно
поступающим на работу. Все записи в анкете
должны быть подтверждены документально.
Данные проверяются инспектором отдела
персонала, заверяются его подписью и
печатью.
Автобиография Трудовым кодексом
РФ не считается обязательным документом.
Вопрос о предоставлении такого документа
решается работодателем и поступающим
на работу по взаимному согласию. В отдельных
случаях (при оформлении на службу в таможенных
органах) автобиография представляется
в обязательном порядке.
Характеристика — официальный документ, который
выдает организация по прежнему месту
работы претендента на вакантную должность
при оформлении на новую работу. Характеристика
подготавливается по запросу той организации,
куда поступает на работу претендент.
В характеристике приводится отзыв о служебной
и общественной деятельности работника.
Подписывается характеристика руководителем
организации и заверяется гербовой печатью.
Характеристика как обязательный
документ при приеме на работу ТК РФ не
предусмотрен. Однако при отборе кандидатов
на руководящие должности она находит
широкое применение.
Близким характеристике по
содержанию и назначению документом является
рекомендательное письмо. Подготовка
рекомендательного письма производится
по инициативе кандидата, претендующего
на вакантную должность. Письмо не носит
официального характера. На рис. 4.8 приведена
трафаретная форма рекомендательного
письма.
Трудовой договор заключается
между работодателем и работником. В соответствии
с Трудовым кодексом Российской Федерации
трудовой договор заключается в письменном
виде на неопределенный срок или на срок
до пяти лет (срочный трудовой договор).
Права, обязанности и ответственность
сторон, условия оплаты и организация
труда устанавливаются самостоятельно
сторонами соглашения. В договоре могут
быть предусмотрены определенные льготы
для создания дополнительных стимулов
к труду.
По истечении срока действия
срочного договора он автоматически продлевается
на неопределенный срок, если ни одна из
сторон не потребовала прекращения трудовых
отношений.
Рекомендуется к использованию
следующая форма трудового договора, унифицированная
с формами документов по учету кадров
Госкомстата РФ.
Поскольку трудовой договор
в ряде случаев носит индивидуальный характер
(руководящий состав, специалисты и т.
д.), в принципе, работодатель и работник
могут составлять договор в произвольной
форме. Непреложным является одно — он
должен отвечать требованиям, установленным
Трудовым кодексом РФ (глава 11).
Если труд работника, принятого
на вакантную должность, связан с материальной
ответственностью, то с поступившим на
работу может заключаться письменный
договор о полной индивидуальной материальной
ответственности. Согласно ТК РФ (ст. 244)
договор о полной материальной ответственности
может быть заключен с работником, достигшим
18-летнего возраста, занимающим соответствующую
должность, указанную в специальном Перечне,
устанавливаемом Правительством Российской
Федерации. Договор о полной индивидуальной
материальной ответственности считается
дополнением к трудовому договору. В договоре
указываются обязанности и ответственность
работника, приводятся условия, которые
обеспечивает работодатель, необходимые
для нормальной работы и сохранности материальных
ценностей.
При совместном выполнении
работниками отдельных видов работ, связанных
с хранением, обработкой, продажей (отпуском),
перевозкой или иным использованием переданных
им ценностей, когда невозможно разграничить
ответственность каждого работника за
причинение ущерба, может вводиться коллективная
(бригадная) материальная ответственность.
Приказ о приеме на
работу оформляется по форме № Т-1 и
№ Т-1а. Форма № Т-1 заполняется индивидуально
на каждого принятого работника. Форма
№ Т-1а заполняется одновременно на нескольких
работников, по содержанию она идентична
форме № Т-1 и здесь не приводится.
Работник отдела персонала
на основании приказа о зачислении работника
на работу заполняет личную карточку,
делает соответствующую запись в трудовой
книжке, а бухгалтерия открывает лицевой
счет или аналогичный документ по начислению
заработной платы.
При поступлении на работу сотрудник
организации, если это требуется по роду
его деятельности, берет на себя обязательства,
связанные с защитой коммерческой тайны.
Личный листок по
учету кадров является документом,
содержащим сведения анкетно-биографического
характера только о самом работнике. Личный
листок составляет основу личного дела
работника, и этим объясняется необходимость
его оформления при поступлении на работу.
Личный листок содержит перечень вопросов
о биографических данных, сведения о выполняемой
работе с начала трудовой деятельности,
об образовании и другие
Трудовая книжка
является основным документом о трудовой
деятельности рабочих и служащих. Прием
на работу без трудовой книжки не допускается.
Лица, поступающие на работу впервые, обязаны
представить администрации справку о
последнем занятии, выданную по месту
жительства. Уволенные из Вооруженных
Сил РФ предъявляют военный билет.
Заполнение трудовых книжек
производится на языке республики, автономной
области, на территории которых расположено
данное предприятие, организация, и на
официальном (русском) языке Российской
Федерации.
Заполнение трудовой книжки
впервые производится администрацией
организации в присутствии работника
не позднее недельного срока со дня приема
на работу.
В настоящее время в Российской
Федерации обращается два образца трудовых
книжек — «старый», утвержденный Постановлением
Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября
1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих
и служащих», и «новый», утвержденный постановлением
Правительства Российской Федерации от
16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
В трудовую книжку вносятся:
— сведения о работнике: фамилия,
имя, отчество, дата рождения, образование,
профессия, специальность;
— сведения о работе: прием
на работу, перевод на другую постоянную
работу, увольнение;
— сведения о награждениях
и поощрениях в соответствии с действующим
законодательством (ордена, медали, почетные
звания, поощрения за успехи в работе и
т. п.);
— сведения об открытиях, на
которые выданы дипломы, использованных
изобретениях и рдционализаторских предложениях
и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку
не записываются. Далее представлены образцы
заполнения в трудовой книжке сведений
о работе соответственно старого и нового
образцов.
Личная карточка
работника (форма № Т-2) — основной учетный документ. Заполняется
на всех работников, кроме государственных
служащих, на основании соответствующих
документов: паспорта, военного билета,
трудовой книжки, страхового свидетельства,
диплома (свидетельства об образовании)
и на основе опроса работника.