Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

Контрольная работа

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Студентки 1 курса специальности 080114

«Экономика и бухгалтерский  учёт (по отраслям)

Колесниковой Юлии Владимировны

 

 

 

 

 

 

Шифр 05

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Воронеж 2013 

Вопрос №1 Состав нормативно-методической базы ДОУ.

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение  на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных  нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документы;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

 

Вопрос №2 Бланки документов и требования к ним.

Бланк документа – стандартный  лист бумаги с нанесенными на нем  постоянными реквизитами, содержащими  необходимую информацию об организации – авторе документа.

Для организации (предприятия), ее структурных  подразделений, должностного лица установлены  следующие виды бланков:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения  или должностного лица проектируют  в том случае, если руководитель подразделения или должностное  лицо имеют право подписи документов.

Разработка особого бланка для  писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом «Наименование вида документа»

Документы предприятия должны, как  правило, оформляться на бланках форматов А4 (210x297 мм), А5 (148х210 мм).

Для изготовления бланков предприятия  применяется плотная бумага светлых  тонов — плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, белизна — не менее 90%.

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся  при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве.

Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями.

Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля — свободное  от текста пространство по краям листа  — размером не менее: с левого, верхнего и нижнего краев — 20 мм, а с  правого — 10 мм.

Участки листа, предназначенные для  размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой.

В частности, место для основного  текста на бланке может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру  листа (рамкой).

При этом разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом.

Различают бланки с угловым и  продольным расположением реквизитов. Первые считаются более экономичными, поскольку позволяют более рационально использовать площадь бланка, отведенную для расположения текста документа.

Изготовление, учет, хранение и использование  бланков предприятия с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) предприятия (далее — бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением.

Изготовление указанных бланков  следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.

Бланки предприятия подлежат учету. С этой целью на них с оборотной  стороны типографским способом, нумератором  или при помощи средств оперативной  полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков предприятия ведется раздельно по видам бланков.

Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением  следующих реквизитов:

а) при поступлении  бланков:

• наименование вида бланка;
• дата поступления;
• номер сопроводительного документа;
• наименование поставщика бланков;
• количество экземпляров;
• серия и номера бланков;

б) при выдаче бланков:

• наименование вида бланка;
• количество экземпляров;
• серия и номера бланков;
• наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков;
• расписка в получении;
• примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел предприятия.

Хранение бланков предприятия следует производить в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков предприятия следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя предприятия назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков. Контроль над изготовлением, использованием и хранением бланков предприятия, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. 

Проверки наличия, хранения и использования бланков предприятия следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи).

В случае обнаружения нарушений  установленного на предприятии порядка  и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя предприятия для принятия решения.

 

Вопрос №3 Система  договорно-правовой документации.

В процессе осуществления своей  деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения  необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договорно-правовой документации. К договорно-правовой документации относятся, прежде всего, договора, различные коммерческие акты, доверенности.

Договор — это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких

либо отношений и регулирующий эти отношения.

Договоры определяют права и  обязанности сторон. Условия, установленные  сторонами в договоре характеризуют его содержание. 

Порядок заключения договоров и  сроки их исполнения регулируются в  общем виде законодательными актами, а также рядом специальных  нормативных актов.

Для унификации условий отдельных  видов договоров имеются типовые  договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон. На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях.

Договоры бывают разных видов: купли-продажи, поставки; по государственным закупкам; на строительство  хозяйственных помещений и т.д.

Договоры, как  правило, составляются не менее чем  в двух экземплярах, подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих. 
Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы.

Договор вступает в силу с момента подписания его  сторонами.

Основными видами договоров являются следующие:

1. Договор аренды – это согласие и взаимное обязательство сторон на временное использование одной стороной имущества, принадлежащего другой стороне.
2. Договор подряда – по нему подрядчик обязуется выполнить определенную работу по заданию заказчика из своих или его материалов, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.
3. Договор купли-продажи - по договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму. Право собственности у покупателя возникает с момента передачи вещи, если иное не установлено законодательством или договором.
4. Договор поставки – по данному договору организация поставщик обязуется в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок. Заказчик не позднее 10 дней после получения проекта договора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным пунктам, а также когда неурегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.

  Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.

Протокол разногласий  к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.