Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

Если в течение  указанного срока поставщик не передаст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.

 

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события и действия.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты оформляются  на общем бланке, если являются внутренними  документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной  части акта указывается основание  его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму.

Акт подписывается  всеми лицами, принимавшими участие  в его составлении.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки.

Коммерческие акты – документы, составляющиеся при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа по факту и данными, указанными в сопроводительном документе, при порче и повреждении груза, обнаружении груза без документов или документов без груза. Представители грузоперевозчика обязаны составить коммерческий акт, если они сами обнаружили перечисленные факты или если на наличие, хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Коммерческие акты составляются в  трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку  грузополучателю, третий остается в делах станции.

Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется  без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного липа, ответственного за перевозку груза).

 

Доверенность - документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются  полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. 
            Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации. 
Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей - это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение  товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей  работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала внесения записей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: "В настоящем журнале всего пронумеровано... страниц". Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия и учреждения.

Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она  сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

 

Вопрос№4 Порядок  составления протоколов, их виды и  обязательные реквизиты.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных  во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

В организации протоколы  могут издаваться в полной или  в краткой форме. В краткой форме протокола ход обсуждения вопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются председатель или председательствующий секретарь.

В следующей части (ПРИСУТСТВОВАЛИ) дается список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается  повесткой дня, которая включает перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная  часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и  выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого  мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола  также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: «заместители председателя акционерного общества».

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части  протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса  нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой  протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в организации.

Принятые решения доводятся  до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются  на соответствующем бланке.

Протоколы печатаются на общих бланках  организации или специальном бланке протокола и имеют следующие реквизиты.

1. Наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается от границы левого поля, если протокол оформляется на угловом бланке или по центру — на продольном бланке прописными буквами, полужирным шрифтом.
2. Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.
3. Место проведения заседания, совещания указывается при необходимости. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
4. Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала.
5. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
6. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
7. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей 
   только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится.

Примеры протоколов:

Форма протокола  заседания 

аттестационной  комиссии

Наименование организации 

ПРОТОКОЛ

____________№___________

Место составления

Заседания аттестационной комиссии

Председатель:_________________________________________________________________________

                                                                                 (фамилия, инициалы)

Секретарь:____________________________________________________________________________

                                                                                 (фамилия, инициалы)

ПРИСУТСТВОВАЛИ:__________________________________________________________________

                                                             (фамилии и инициалы присутствующих, при необходимости — должность.

                                                          Если количество присутствующих больше 15, указывается общее количество,

                                                                                            а к протоколу прилагается список)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об аттестации__________________________________ на должность _________________________

                                                                                  (фамилия, инициалы)

Докладчик____________________________________________________________________________

                                              (наименование должности, фамилия, инициалы докладчика)

1. СЛУШАЛИ:________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ: _________________________________________________________________________

РЕШИЛИ:

1.1. (Решение излагается  с использованием неопределенной  формы глагола:

аттестовать, рекомендовать)

________________________________________________________________________________________

1.2.                                                                                                                                                                         _____________________.

2. СЛУШАЛИ:____________________________________________________________________________ _

ВЫСТУПИЛИ:_________________________________________________________________________

РЕШИЛИ:______________________________________________________соответствует занимаемой

                                                                                            (фамилия, имя, отчество)