Механизм документооборота в мире безбумажных технологий

 

2. Анализ электронного документооборота на примере ООО «Кедр»

 

Рассмотрим предприятие ООО «Кедр». Это частное предприятие, сферой деятельности которого является помощь, консалтинг, посредничество и оказание дополнительных услуг  в области патентовании изобретений и товарных знаков и патентного надзора (как иностранцам в России, так и россиянам за рубежом). Главной целью функционирования предприятия является извлечение прибыли, что естественно для коммерческих организаций.

Предприятие оказывает большой объем услуг как одноразовых, так и многократных для постоянных заявителей, что приводит к значительному объему потока входящей и исходящей документации. Извлечение прибыли достигается различными средствами, в том числе и за счет оптимизации документооборота. Общая схема документооборота приведена на рисунке 1, на котором заявителем могут выступать как российские, так и зарубежные юридические и физические лица.

В качестве патентного ведомства также может выступать как  российская, так и зарубежная организация.

В канцелярии происходит регистрации бумажной почты, принятых факсов и частично электронных писем и распределение входящей корреспонденции по отделам. Содержательная работа с документами осуществляется в тематических отделах патентными поверенными, которые ведут дело (заказ) по патенту или товарному знаку от начала до конца. Обычно патентный поверенный выполняет функции эксперта, изучает материалы заявки, вступает в переписку с экспертами Патентного ведомства от имени и по поручению клиентов. Другой сотрудник тематического отдела - референт – выполняет рутинные операции по патенту или товарному знаку: готовит счета, контролирует сроки выполнения операций по заявке, оформляет документы. Подготовленные в отделах исходящие бумажные документы также регистрируются в канцелярии, упаковываются в конверты, группируются по различным почтовым направлениям (российская почта, Federal Express,  доставка курьером), для каждого из которых печатается свой реестр.

Согласно принятому в Российской Федерации порядку рассмотрения заявок на охрану интеллектуальной собственности в ФИПС (Федеральном институте промышленной собственности) разграничиваются этапы формальной и содержательной экспертизы. Этому порядку соответствуют разделение работ на этапах в отделе подачи, ведущими этап формальной экспертизы, и тематическими отделами, занимающимися этапом содержательной экспертизы. Клиенты, доверяющие охрану своих прав Предприятию, имеют дело с отделом охраны патентов. Для обеспечения производственных процессов необходимы отделы переводов, архив бумажных документов и бухгалтерии. Во всех отделах насчитывается несколько сотен сотрудников, участвующих в документообороте.

Клиенты Предприятия находятся в различных государствах, обладают различной культурой делопроизводства, используют различные программы автоматизации документооборота и средства создания бумажных документов. Очевидно, что влиять на производство чужих документов Предприятие (как посредник) может в минимальной степени. Реально это влияние сводится к требованию, предъявляемому клиенту, указать в документе одного или нескольких ключевых реквизитов, принятых в делопроизводстве заказчика. Обеспечить унификацию и структуризацию в стиле [8] всех внешних документов по указанным причинам невозможно. Поэтому количество типов  входящих документов велико, входящие документы неструктурированы и различаются по следующим признакам:

- одностраничные и многостраничные (до нескольких сотен страниц);

- раскрепляемые и не раскрепляемые;

- односторонние и двусторонние;

- черно-белые и цветные;

- одноязычные и многоязычные;

- различного формата (А3, А4, Legal, нестандартные);

- бумажные и электронные (факс, e-mail);

- обладающие структурой и не обладающие ею.

Поток входящих документов составляет несколько тысяч документов в день.

Исходящие документы заказчика также классифицируются по нескольким признакам. А именно, они могут быть:

-одностраничными и многостраничными;

- допускающими группировку в один конверт и не допускающими;

- позволяющими складывать страницы и не позволяющими;

- нуждающимися в конверте и не нуждающимися.

Все исходящие документы формируются в формате WinWord. Имелся архив активно используемых старых документов общим количеством около 300000 документов в формате WordPerfect. Поток исходящих документов составляет несколько тысяч документов в день. 

Рассмотрим несколько особенностей, связанных с описанным документооборотом, в значительной степени являющегося внешним по отношению к предприятию заказчика.

В документообороте участвует большое число бумажных документов. Напомним тезис о замене бумажных документов на электронные. Мы не будем критиковать его: приводить данных о количестве циркулирующих деловых бумажных документов, динамике этого количества, соотношения между бумажными и электронными и бумажными документами и т.п. Вместо этого рассмотрим документы, поступающие в описанное предприятие по почте и по электронным каналам. Нормальной процедурой является получение дубликатов писем, первый раз в виде факса или электронной почты, а второй раз – в почтовом конверте. Исключить традиционную почту невозможно из-за конфликтных ситуаций, прежде всего связанных со сроками, когда отказ одной стороны от получения электронного сообщения вполне возможен. В то же самое время отказ от получения бумажного письма переводит конфликт на почтовые службы, которые гарантируют доставку письма, в отличие от почтовых провайдеров и служб доставки факса.

Отправление и прием документов происходит только через отдел канцелярии. Все входящие и исходящие документы регистрируются в журналах канцелярии, впоследствии регистрационные записи могут быть найдены. Этим достигается разграничение ответственности (предприятия, его клиентов и почтовых служб) в конфликтных ситуациях, когда предыстория отправки и приема документов может быть восстановлена. Отметим, что канцелярия является шлюзом не только бумажных документов, но и электронных (факсов и некоторой части электронной почты).

Входящие документы обладают произвольной структурой, однако, в их содержимом, чаще всего, присутствуют некоторые из следующих реквизитов:

- внутренний номер дела (заказа) предприятия;

- внутренний номер дела (заказа) клиента;

- номер заявки патентного ведомства;

- регистрационный номер выданного патента или другого объекта защиты;

- номер счета, выставленного предприятием.

Также в документах возможны реквизиты, облегчающие направление документа из канцелярии в тематический отдел:

- Ф.И.О. патентного поверенного;

- номер отдела;

- наименование клиента.

Эти реквизиты позволяют сотруднику канцелярии быстро и надежно направить документ исполнителю в отделе. Также встречаются документы, не содержащие перечисленных реквизитов:

- новые документы, в которых не может быть регистрационной информации;

- документы из сопутствующих организаций: суды, почта;

- документы, не имеющие отношения к патентной деятельности и предназначенные для технических служб предприятия;

- рекламные и ошибочно присланные документы.

Возможны случаи документов, содержащих ошибочные или неоднозначные реквизиты и документы, необходимые нескольким исполнителям. Работа с такими документами требует от сотрудников канцелярии консультаций  с исполнителями в отделах. Ошибки маршрутизации документов в отделы устраняются их возвратом от исполнителей в канцелярию. Схема процессов приема входящих документов изображена на рисунке 1. 

 

 

 

Рис.1. Регистрация входящих документов

 

 Все исходящие документы, имеющие отношение к патентной деятельности, снабжаются избыточным числом реквизитов для облечения их нахождения клиентами.

Внешний документооборот, содержащий переписку патентных поверенных и их клиентов, часто жестко регламентирован патентными ведомствами, предполагающими как продлеваемые, так и не продлеваемые сроки ответа на уточняющие запросы. На рисунке 3 приведен пример схемы обработки запроса из патентного ведомства. Он разбивается на этапы, необходимые для получения от клиента необходимых сведений. Первоначальный срок ответа в ведомства распределяется между сроками получившихся этапов. Сроки этапов могут оказаться достаточно короткими (несколько недель). При этом нужно учесть, что переписка ведется на различных европейских языках  (и на японском), у патентных поверенных бывает необходимость в услугах профессиональных переводчиков, которая делает сроки исполнения отдельных этапов еще более жесткими. В случае не продлеваемых патентным ведомством сроков, риск «потерять» заявку (то есть потерять приоритет и затратить время и средства на повторное ее рассмотрение) достаточно велик. Поэтому исполнители пользуются персональными картотеками, помогающими отслеживать наступление контрольных сроков. Отметим, что сценарий подготовки ответа на стандартные запросы является типовым, то есть может быть использован многократно. В то же самое время совокупность типовых операций (сценариев), составляющих совокупность переписки по заявке, выбирается согласно проводимой переписке. Это олицетворяет собой то, что процессы патентования являются творческими и зависят от всех лиц, участвующих в переписке.

Очевидно, что описанные подробности документооборота Предприятия  подтверждают факт оптимизации производственных процессов. Действительно, с одной стороны работы распределяются между подразделениями для конвейеризации с целью повышения прибыли, а с другой стороны наличествует высокая культура делопроизводства для повышения надежности.

Производственные процессы поддерживаются используемыми средствами автоматизации, возраст некоторых из которых составлял 15-20 лет. На Предприятии имелся отдел АСУ, разрабатывающий оперативные  и перспективные функциональные задачи и подсистемы АСУ предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2. Обработка запроса патентного ведомства

Нами было принято решение вести разработку как функциональную подсистему АСУ, связанную с АСУ предприятия, и обладающую собственными требованиями к техническому, информационному и программному обеспечению. Основными целями создания подсистемы электронного документооборота являлись:

построение электронного архива документов на основе СУБД MS SQL Server;

обеспечение работы с изображениями (сканирование, распознавание, отображение);

обеспечение специализированного контроля исполнения с учетом внутренних и внешних по отношению к предприятию сроков;

автоматизация работы офиса канцелярии;

создание универсального клиента для доступа к архиву и контроля исполнения, используемого одновременно на нескольких сотнях рабочих местах;

обеспечение отображения и печати документов, циркулирующих в системе (WinWord, WordPerfect, GIF, TIF). 

Требования к техническому обеспечению сводятся к следующему:

графическая подсистема офисных компьютеров должна позволять анализ изображения страниц с разрешением 300 точек на дюйм в режиме просмотра всего изображения, что требует экранного режима не ниже 1280х1024х85Гц (рекомендовано 1600х1200х85Гц);

лазерные принтеры должны печатать значительное число документов, не менее 1000 страниц в одной комнате;

для сканирования необходим мощный сканер, позволяющий вводить не менее 1000 страниц ежедневно;

необходимы средства для маркировки бумажных документов штрих-кодами;

необходим мощный факс-модем, позволяющий вводить не менее 1000 страниц ежедневно;

корпоративный сервер должен поддерживать интенсивную работу нескольких сотен клиентов, занятых, в основном, поиском документов. 

Информационное обеспечение предполагало разработку схем баз данных, как для общего электронного архива, так и для персональных картотек. Информация из электронного архива была согласована с уже существующими и вновь создаваемыми хранилищами, разрабатываемыми и ведущимися сотрудниками предприятия. 

В рамках работы над проектом были разработаны следующие программные компоненты:

библиотека бизнес-логики (доступа к архиву и контроля исполнения), функционирующая под управлением различных компонент, созданных на различных платформах;

программа регистрации входящих документов, выполняющая операции сканирования на скоростном сканере, распознавания, анализа содержания документов, печати этикетки с штрих-кодом для маркировки бумажного документа, автоматического поиска реквизитов, проверки и редактирования реквизитов, публикации в архиве;

программа регистрации исходящих документов, выполняющая операции сканирования штрих-кода и извлечению с его помощью из БД адреса получателя, распечатки адреса на бумажном конверте или этикетке, формирование информации для почтовых реестров;

модуль просмотра и редактирования архива конвертов и модуль печати почтовых реестров;

специализированная модификация архивной системы Евфрат [9, 10], являющегося клиентом MS SQL Server. В программе были реализованы функции ведения персональных картотек, доступа и поиска в электронном архиве, внутренней почты и контроля исполнения;

модули автоматического разбора e-mail и публикации их в архиве;

маршрутизатор факсов, выполняющий функции распознавания многостраничных образов факсов, анализа содержания образов факсов, впечатывание на свободное место штрих-кода, публикации в архиве;

сервер рассылки внутренней почты и сообщений контроля исполнения;

административные утилиты.  

Рассмотренный нами документооборот был успешно автоматизирован. Получившаяся система обладает следующими свойствами:

хранение в архиве документов произвольного типа (многостраничные изображения, распознанные документы, документы WinWord и WordPerfect), снабженными реквизитами, допускающими сложный поиск с клиентских рабочих мест и учитывающий разграничение доступа;

особенности хранения в электронном виде графических образов бумажных документов (отсканированных или принятых по факсу). Изобилие графической информации и требование неизменности делает необходимым хранение и текстовых представлений, полученных распознаванием, и, собственно, образов страниц;

обработка произвольных входящих документов (одностраничных и многостраничных, раскрепляемых и не раскрепляемых, односторонних и многосторонних, черно-белых и цветных, разноязычных и многоязычных, различного формата, бумажных и электронных (факс,e-mail), структурированных и неструктурированных);

автоматизация отправки произвольных исходящих документов, которые могут быть одно- и многостраничными, допускающими группировку в один конверт и не допускающими, позволяющими складывать страницы и не позволяющими, нуждающимися в конверте и не нуждающимися;

использование линейных штрих кодов с идентификатором документа (печать на этикетку, автоматический поиск свободного места и впечатывание штампа в электронный образ документа, чтение сканером с реакцией в виде некоторого содержательного действия);