Место документоведения в системе наук

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Место документоведения  в системе наук 3

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации.

Авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных 3-м тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства в практике управления еще в древнем мире.

Термин «документ» происходит от латинского «dokumentum», что означает «поучительный пример и способ доказательства». В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху. В словаре В.И. Даля документ – «всякая важная деловая бумага, также диплом и свидетельство, служащие свидетельством чего-нибудь, письменное свидетельство о чем-нибудь».

Основу информационной среды любого предприятия, организации  или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографским способами, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

Значение документа  – носителя информации, трудно переоценить. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда  и как результат труда. На основе документов принимается соответствующие  управленческие решения. Документы  во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях. По содержанию и оформлению документов судят о культуре и стиле работы предприятия и учреждения. Основными функциями делопроизводства являются:

• документирование – составление документов и правила их оформления;
• документооборот – организация работы с документами: прием, обработка документов, контроль их исполнения, специализация и формирование документов в дела, сдача в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Место документоведения  в системе наук

 

Понятие "документ" возникло в сфере права и в переводе с латинского означает "доказательство", "свидетельство", поэтому первоначально научные знания о документе развивались в рамках юридической науки. Однако как самостоятельная наука о документе она получила международное признание лишь в первой половине XX века. Основоположником документоведения был Поль Отле, благодаря которому значение понятия "документ" расширилось до того, что документом стали считать зафиксированную на любом материальном носителе информацию. А науку о таком документе он предложил назвать библиологией или документологией. Это была наука, которая изучала документационную деятельность: процесс сбора, систематизации, поиска, распространения документов. Идеи П. Отле вплоть до 30-х годов активно развивали библиографоведы, библиотековеды и книговеды. С середины 40-х годов XX века создание документа во всех сферах жизни стало называться книго-архиво-музееведением. Это был первый этап развития документоведения.

В 50 - 60-е годы XX века начинается второй этап развития документоведения, когда процессы коммуникации начинают рассматривать не только в ракурсе одного из средств фиксации информации - документа, но более широко - как информационные. Представления о предмете документоведения приобретают информационное и кибернетическое содержание.

С начала 60-х годов  возникает информатика, и начинают развиваться ее составные части - научные направления под названием "документалистика" и "документоведение".

Документалистикой считается  прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов - от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства, которая изучает структуру, свойства матричных документов, методы их обработки, хранения, поиска, использования. Однако при этом документалистика не изучает проблемы производства, распределения и использования документа.

Документоведение изучает  в историческом аспекте развития способы, определенные акты и системы  документирования явлений объективной  деятельности, и его результат - создание документа, документационных систем.

Третий этап развития документоведения - 70-е годы XX века, когда термин "документоведение" был воспринят архивоведами, перенесен  в область делопроизводства. Документоведение трактуется как наука о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая трактовка сохранилась до наших дней.

Однако развивается  и информатика, в эти годы появляются труды классиков этой науки в России - А.И. Михайлова, А.И. Черного и Р.С. Гиляревского. Документ исследуется в ее рамках. Изучаются проблемы классификации документов, создание информационных моделей документа, исследование документных информационных потоков и т.д.

Во второй половине 1980-х - начале 1990-х годов проблема документоведения приобретает междисциплинарный  характер, что ознаменовало собой  начало четвертого этапа развития документоведения. Архивоведение изучает ее с точки  зрения узковедомственных позиций. Другие же науки информационно-документационного цикла (библиотековедение, библиографоведение, книговедение, информатика) пытаются обосновать единую методологическую основу. Приходит осознание необходимости создания единой науки о документе или комплекса документационных дисциплин. Для обобщающего названия для науки о документе предлагаются и используются разные термины.

Так, А.В. Соколовым обосновывается термин "информационно-документационная наука". Ядром комплекса наук о  документе ученый предлагает считать библиотековедение, книговедение, архивоведение, музееведение и информатику. Каждая из этих областей имеет специфические задачи и цели. Но есть и общетеоретическая проблематика: функции документа, особенности документов, классификация документов и др.

Этим, по мнению А.В. Соколова, и призвано заниматься документоведение. При этом "классическое" документоведение, изучающее документ в рамках архивоведения, стремится ограничить термины "документ" и "документоведение" делопроизводственной и архивной сферой.

Наконец, начиная с  середины 90-х годов документоведение вступает в пятый этап своего развития. Интеграционный характер документоведения сохраняется, однако меняется вектор этого  процесса - усиливается управленческий аспект документа. Появляется понятие и практика документационного обеспечения управления, которая и становится объектом "классического" документоведения. При этом естественным образом документоведение начинает сращиваться с управленческой наукой, с менеджментом, осмысливаются процессы управленческих функций документно-коммуникационных систем. Документационное обеспечение управления естественным образом интегрируется в систему информационного менеджмента.

Именно поэтому, на наш  взгляд, документоведение, развивающееся  в русле архивоведения и науки о делопроизводстве, активно интегрируясь в управленческую науку, по-прежнему неохотно идет на контакты с родственными дисциплинами (библиотековедением, библиографоведением и др.).

В определении документа, данном в терминологическом Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", очевидно стремление ограничить термин "документ" делопроизводственной и архивной деятельностью. Однако широкая трактовка документа как материального носителя информации, предназначенного для ее передачи во времени и пространстве, становится доминирующей в общественном сознании, закрепляется в справочных изданиях. Поэтому представители родственных наук не оставляют попыток найти метанауку (обобщающую, наиболее общую науку) для документно-коммуникационного комплекса наук.

Так, Ю.Н. Столяров предлагает принять в качестве таковой либо документоведение, либо документологию. По его мнению, если считать документоведение собирательной, обобщающей наукой, то тогда всем частным документоведениям придется придать ограничивающие определения либо собственные наименования: библиотечное, библиографическое и архивное документоведение, книговедение.

При этом документоведение как наука о документационном обеспечении управления должно получить наименование "управленческое (административное) документоведение". Если же считать обобщающей наукой документологию, то тогда входящие в нее дисциплины будут иметь уже перечисленные наименования, за исключением классического документоведения, которое по праву первородства сохраняет за собой без изменений сегодняшнее наименование документоведения.

Полагаем, что формирование и развитие отрасли "Документационное обеспечение управления", описанное автором в, укрепляет позиции не только всей отрасли, но и документоведения как самостоятельной науки.

Что же такое сегодня  документоведение и каков его  предмет? В терминологическом стандарте "Делопроизводство и архивное дело" понятие документоведения не определено. Тем не менее, этимологический анализ термина позволяет предположить, что документоведение - это наука о документе. Если исходить из определения документа, данного в стандарте "Делопроизводство и архивное дело" ("Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"), то документоведение - это наука о документе как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Именно этот подход к  понятию документоведения закреплен  и в Государственном образовательном стандарте по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления". Содержание дисциплины ОПД Ф.12 "Документоведение" определяется следующим образом: "Документ, его функции и способы документирования; соотношения понятий "информация" и "документ"; материальные носители информации; свойства и признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность; структура документа; формуляр документа, его развитие, современные требования к формуляру управленческого документа; лингвистические особенности документа; системы документации; унифицированные системы документации: унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) и другие системы, требования к составлению и оформлению основных видов управленческих документов; совершенствование документационных процессов; научно-историческая и практическая ценность документа, простые и сложные комплексы документов".

Однако, на наш взгляд, названный подход к документоведению (как к науке о документе) узок, поскольку не охватывает его предметного поля. Более адекватным мы считаем широкий подход к документоведению - как к науке об отрасли "Документационное обеспечение управления". Одним из условий существования и развития любой отрасли является наличие в ее структуре рефлексивной части - науки. Не является исключением и отрасль "Документационное обеспечение управления". Одной из ее составных частей является наука "Документоведение".

Документоведение, как  любая наука, призвано изучать эволюцию, тенденции, закономерности и законы, действующие в отрасли, давать научно обоснованные рекомендации по организации деятельности различных видов деятельности отрасли, накапливать научное знание об отрасли в целом. При этом широкая трактовка документоведения как науки об отрасли ДОУ не исключает, а, наоборот, предполагает изучение и самого документа как объекта деятельности.

Таким образом, документоведение - это наука об отрасли "Документационное обеспечение управления", изучающая  теоретические, исторические, организационные  и методические аспекты ее функционирования и развития.

Говоря о структуре  документоведения как науки в  обозначенных выше границах, можно  выделить два основных направления  его дифференциации: аспектное (по аспектам изучения) и объектное (по объектам изучения).

В соответствии с первым, аспектным, направлением в документоведении как науке должно быть четыре основных раздела: теоретический, исторический, организационный и технологический.

Второе, объектное, направление  дифференциации документоведения связано  с выделением внутри отрасли "Документационное обеспечение управления" отдельных функциональных видов деятельности (практика, наука, управление, подготовка кадров), которые исследуются документоведческой наукой всесторонне, то есть в теоретическом, историческом, организационном и технологическом аспектах.

Оба направления дифференциации документоведения тесно взаимосвязаны.

Взаимосвязь между аспектами и  объектами изучения состоит в  том, что объекты служат средством  дифференциации каждого аспекта  изучения, и, наоборот, по аспектам дифференцируется изучение каждого объекта. Области совмещения, обозначенные цифрами, представляют собой составляющие документоведения, например: 2 - история делопроизводства, 29 - теория управления документацией, 44 - технология подготовки документоведов и др.

Вся совокупность аспектов и объектов изучения интегрируется в понятие "документоведение", которое, с  одной стороны, означает сложный  комплекс частных документоведческих дисциплин, а с другой - единую в  своей основе научную дисциплину, охватывающую всю отрасль ДОУ как целостный объект изучения.

Охарактеризуем кратко содержание и задачи основных "аспектных" разделов документоведения.

Теоретический раздел документоведения (теория документационного обеспечения  управления) призван решать следующие  главные задачи:

- развивать и совершенствовать  методологическую базу документоведения, необходимую для правильной интерпретации,  научного анализа фактического материала, связанного с документационным обеспечением управления;