Методы совершенствования управленческих документов

ВВЕДЕНИЕ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. В рамках ДОУ предъявляют особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.

К сожалению в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Целью написания данной курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.

Объектом рассмотрения является документирование управленческой деятельности.

Задачи курсовой работы:

- анализ проблем совершенствования  документирования в организации;

-исследование методов  совершенствования документирования  в организации

-рассмотрение аспектов  совершенствования содержания, оформления  и работы с документами, их  способов, принципов, этапов, результатов.

В качестве методов для проведения курсовой работы были выбраны: исторический анализ, наблюдение, изучение документационных источников.

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Становление документирования  в России

По данным археологов и лингвистов культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.) в Древнерусском государстве начала складываться уже в X веке. В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства на ряду с объемными правовыми актами ("Русская Правда") создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, купчие грамоты; полные грамоты – при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

Накопленные навыки в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Сначала их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Стали вырабатываться типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли пособия по делопроизводству – "формулярники". Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления - документы начали проходить стадии написания; начали использовать скрепы, печати, мосты – так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

До конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. На Руси самой древней формой документа была грамота. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы, потерявшие ценность счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась и графика письменности: первоначально документы составляли уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже, в XIV в. стали использовать полуустав, он позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Только в XIV в. из знаков препинания начали использовать точку.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период называют приказным – по названию первых государственных учреждений – приказов.

В XV в. бумага вытеснила дорогостоящий пергамент. Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья, а написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. В делопроизводстве приказов продолжали использовать как форму документа столбец – свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Составные части столпа назывались поставами. Столбец являлся не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Столбцовую форму документирования отменил Петр I. Позже стали применять тетради – листы бумаги, сложенные вдвое.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста – они составляли сплошной текст. Как правило, документ начинался с даты, обращения или обозначения автора.

Коллежское делопроизводство примечательно реформами Петра I. Отсутствие в учреждениях установленного законом порядка, общих форм документов, постоянных сроков для создания дел побудил правительство искать новые формы государственного устройства.

Существенные изменения претерпела форма документов. Разрабатывают "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельными элементами формуляра становятся наименование и дата документа. Появляются ряд реквизитов, отражающие различные стадии процесса документирования: отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, о направлении в дело, подписи и другое.

В начале XIX в. появилась новая реформа государственного управления в делопроизводстве – появились министерства. Делопроизводство этого периода называют министерским. Первоначально преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения всех предыдущих документов, при этом дела достигали огромных размеров. К середине XIX в. сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки – само существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Печатали бланки типографским способом или писали от руки. Состав реквизитов бланка включал наименование учреждения, структурных подразделений, дату и регистрационный индекс документа. Обособленное место занял заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появляется ссылка на поступивший документ, которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: "Ответ на…" или "От…" и т.п. Преобладает устойчивый вид реквизит "Адресат", появившейся еще в XVIII в. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Большое значение имели письмовки – сборники образцов документов.

Период 1917-1990-х гг. 15 марта 1917 г. было принято постановление "Об упрощении формы официальных сношений и бумаг", которое заключалось в отмене "титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства". В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве" от 1918 г. изменения касались исключения устаревших канцелярских штампов в текстах документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях экономии.

К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, протоколов, извещений, телефонограмм. Были стандартизованы материалы. Применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

В 1965 г. была разработана ЕГСД. Реализация её положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений. Позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы НИТ, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по данным вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел частично был восполнен созданием новой редакции ГСДОУ, утвержденной в 1988 г.

В 70-80-х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию. Общесоюзные классификаторы технико-экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций[10, С.11].

Новый этап в развитии отечественного документирования начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями[4, C. 9].

На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью новых информационных технологий (НИТ). Их использование позволит сократить издержки на управление. В том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного ("OfficeMedia"), так и отечественного производства ("Делопроизводство"). Создание и оформление электронных документов регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"[13], от 27 июня 2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"[14].

1.2 Совершенствование содержания  и оформления документа

1.2.1 Унификация документов

Под унификацией понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения[11, С.1278].

Унификация текстов документов – целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов[2, С.8].

Результаты унификации:

- Совершенствование структуры  документов;

- Универсализация представления  документированной информации;

- Целенаправленное и оправданное  применение в текстах документов  устоявшихся семантических конструкций  и терминологии.

Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации. Фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. Всё это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.

В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации[5, С. 276].

Способы унификации текстов документов:

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечен соответствующих граф и строк. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.

Трафарет – способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В такой форме создают приказы, заявления[5, С. 278].

Этапы унификации текстов документов:

1. Определение критериев  отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих  критериям, составление на них  аннотаций;

2. Выбор последовательности  расположения компонентов текста  в соответствии с назначением  служебного документа – с этой  целью производят предварительную  структуризацию текста, позволяющую  сформировать базовую модель  унифицированного текста документа;

3. Предварительная унификация  стилистических средств текста;

4. Формирование окончательного  варианта унифицированного содержания  документа.