Направления, принципы и методы унификации документов

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по информационному  обеспечению управления

По теме: Направления, принципы и методы унификации документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка группы ДВ-51

Сабинина О.С 

Проверила:

Харченко О.А

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Астрахань 2012 г.

Оглавление

Введение………………………………………………………………..3

Глава 1. Направления унификации документов………………….

Глава 2. Принципы и методы унификации документов…………

Заключение…………………………………………………………….

Список используемой литературы……………………………….....

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В условиях непрерывного роста объема информации крайне важно  проводит ее структуризацию. В делопроизводстве это осуществляется при помощи унификации и стандартизации. Эти операции создают жесткую структуру документации и облегчают процесс делопроизводства.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации  их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Стандартизация документов является формой юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В данной работе будут  описаны принципы и способы унификации и стандартизации, их роль и значение для ведения делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Направления унификации документов

Основные направления  унификации документов на современном этапе

Унификация (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию. «В технике под унификацией понимают приведение различных видов продукции и средств ее производства к наименьшему числу типоразмеров, мерок, свойств и т.п. Один из методов стандартизации».1

Необходимость в унификации возникает тогда, когда какие-либо действия, предметы, изделия начинают многократно повторяться.

Документ – явление  сложное. Возникает, прежде всего, для  закрепления информации с целью  передачи ее во времени (возможность  обратиться к ней впоследствии), пространстве (переместить на расстояние) и как доказательство какого-либо факта (пожалования имущества, купли-продажи, договоренности о действиях и т.п.).

Необходимость придания документу юридической силы сразу  же потребовала устойчивых, постоянно  повторяющихся правил в их оформлении, что находит отражение уже  в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т.д.). С развитием человечества и, прежде всего, возникновением и развитием государственного аппарата быстро увеличиваются сферы применения документов и их количество. Составление и оформление служебных документов уже требует специальных навыков и знаний, появляются документы – образцы, выделяются реквизиты, оформляемые по единым правилам, вводится бланк и т.д. В XIX веке научно-технический прогресс приводит к резкому увеличению потоков информации и соответственно документов, в которых она фиксируется, что в свою очередь потребовало разработки и внедрения разнообразных средств механизации для обработки этого возросшего массива документов. Так как машины приспособлены для работы только с однородными предметами, возникла потребность привести документы к определенному единообразию, то есть унифицировать. Со второй половины ХХ века лавинообразный рост информации вызвал внедрение средств автоматизации, что привело к усилению процессов унификации документов по всем направлениям.

Задача данной статьи лишь выделить основные направления  унификации документов на современном  этапе, обратить на них внимание исследователей - документоведов. Каждое из этих направлений пока что мало изучено и нуждается в отдельном детальном рассмотрении.

На наш взгляд, можно  выделить четыре ступени унификации документов.

К первой ступени отнесем унификацию форматов бумаг (от латинского forma – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании, как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы.

Форматы потребительских  бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг.

Немецкие форматы приняты  у нас в стране еще в 1920-е  годы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна  квадратному метру, а стороны  основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу).

Форматы потребительских  бумаг

А-0 – 841х1189 А-1 – 594х841 А-2 – 420х594 А-3 – 297х420 А-4 – 210х297 А-5 – 148x210 А-6 – 105x148

А-7 – 74x105 А-8 – 52х74 А-9 – 37х52 А-10 – 26x37 А-11 – 18x26 А-12 – 13x18 А-13 – 9х13

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили  ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы  обязательны в нашей стране для  управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации)2.

В североамериканских форматах бумаг  самый распространенный формат, аналог А-4, равен размеру 21,59*27,94 см (Letter 8½ x11in.).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок  «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным  стандартам. Поэтому, приступая к  работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, - А-4 - в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:

левое поле – 20 мм;

правое поле – 10 мм;

верхнее поле – 20 мм;

нижнее поле – 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Ко второй ступени унификации документов можно отнести унификацию форм документов (от латинского forma – внешний вид, наружность). В словарях слово «форма» определяется как внешние очертания, наружный вид предмета, установленный образец чего-либо, шаблон. В данной статье к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа.

Разработка унифицированных  форм документов проводится как на общегосударственном уровне, так  и на уровне конкретных организаций. Общегосударственные формы документов утверждаются нормативно-правовыми актами, например, форма паспорта и удостоверения личности военнослужащего введены постановлениями Правительства РФ.3 Например, Постановлением Правительства РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных документах» на Госкомстат России совместно с Минфином РФ и Минэкономикой РФ возложена разработка альбомов унифицированных форм первичных учетных документов, обязательных для учреждений любой организационно-правовой формы. Среди перечисленных альбомов, одном из первых назван Альбом по учету труда и его оплаты. Госкомстатом России утверждено почти 300 унифицированных форм документов.

Альбомы унифицированных  форм документов или отдельные формы  могут разрабатываться и на уровне организации, где они утверждаются и вводятся приказом руководителя и  становятся обязательными для работников данной организации.

Как третью ступень выделим унификацию теста документа, если нет утвержденной унифицированной формы, то есть определение, какую информацию, в какой последовательности изложить в документе. Здесь, в свою очередь, можно выделить несколько направлений. Прежде всего, это определение в законодательных и нормативно-правовых актах, какую информацию должен содержать документ. Например, в Трудовом кодексе излагаются требования к тексту трудового договора, дается примерный перечень вопросов правил внутреннего трудового распорядка; в Законе «Об акционерных обществах» содержатся требования к тексту устава; в утвержденном Постановлением Правительства РФ от 11. 11. 2005 № 769 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» дана не только типовая структура текста административного регламента, но и указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе. Таких примеров можно привести множество.

Другой способ получить необходимую информацию в нужной последовательности – заполнение анкеты.

Анкеты - «опросные листы  для получения определенных сведений». Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Анкеты легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее  подготовленным ответом типа «да/нет», развернутым ответом, числовыми  показателями.

Как правило, анкеты разрабатываются индивидуально для сбора информации в каждом конкретном случае. Однако анкета, заполняемая при приеме на государственную гражданскую службу, имеет унифицированную форму, утвержденную Распоряжением Правительства РФ от 26. 05. 20005 № 667 «Об утверждении формы анкеты».

Еще один способ унифицировать  информацию в тексте документа –  составление таблиц.

Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.

Таблица строится по строго установленной форме. В ней имеется  два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный –  горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Унифицировать текст  документов, создаваемых по часто  повторяющимся ситуациям, позволяет  разработка трафаретных текстов (шаблонов).

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и  оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон».

Трафаретные тексты очень  удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.

Наибольшая повторяемость  текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или  однородных фирм.

Трафаретные тексты могут  быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.