Направления, принципы и методы унификации документов

К унификации текста документа  можно отнести также разработку и применение наборов стандартных фраз и выражений (стандартизированные формулы, клише, сложившиеся словосочетания). Яркий пример - утвержденная Постановлением Минтруда РФ № 69 10. 10. 2003 Инструкция по заполнению трудовых книжек, где даны типовые формулировки записей в трудовую книжку увольнения работника. Стандартные речевые конструкции типа на основании приказа…, в связи с выходом Постановления Правительства РФ… вводятся в память машины.

К четвертой ступени унификации документов можно отнести понятийную унификацию, то есть упорядочение терминологии.

Интеграция научных  знаний, необходимость привлечения к разработке определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно придти к единому пониманию вопроса и договоренности.

Понятийная унификация проводится в двух направлениях. Прежде всего, следует отметить, что с начала 1990-х годов в федеральных законодательных актах дается определение терминов той сферы, которую они регулируют.

Например, так как вопросы  документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

Прежде всего, потребовалось  определение терминов в новой  сфере – автоматизированных технологиях. К таким законам, в первую очередь, относился закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20. 02. 1995, где были закреплены двенадцать терминов. Многие их них были повторены в Федеральном законе от 04. 07. 1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». В новом Федеральном законе от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» отсутствуют многие термины закона 1995 года, введены новые термины, но главное – ряд терминов получил новые, уточненные толкования.

Для лиц, работающих с  конфиденциальными документами, важны  понятия из закона «О коммерческой тайне» от 29. 07. 2004 № 98-ФЗ. Здесь определяются понятия: коммерческая тайна; информация, составляющая коммерческую тайну; режим коммерческой тайны; обладатель информации, составляющей коммерческую тайну; передача информации, составляющей коммерческую тайну; контрагент, представление информации, составляющей коммерческую тайну; разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.

Федеральный закон «Об  архивном деле» от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами.

Второе направление  унификации понятий – разработка стандартов на термины и определения.

Конечно, для секретаря  и работника службы делопроизводства на первом месте стоит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», имеющий  уже третью редакцию (ГОСТ 16487-70 и  ГОСТ 16487-83). ГОСТ Р 51141-98 - Термины и определения - хорошо известен, содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Он используется при разработке инструкций по делопроизводству, постоянно цитируется в учебниках и учебных пособиях. Однако это не единственный стандарт, который надо использовать в организации документационного обеспечения управленческой деятельности.

В 2007 году был принят ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». ГОСТ утвержден  и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст от 12. 03. 2007. Стандарт предназначен для специалистов в области ДОУ, для руководителей организаций любой организационно-правовой формы и для всех работающих с документами. Этот стандарт дополняет терминологию ГОСТ Р 51141-98. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение (archival authority); система управления документами (records system); документ (record); доступ (access); индексирование (indexing); классификация (classification); конвертирование (conversion); контроль (tracking); контроль действий (action tracking); метаданные (metadata); миграция (migration); обеспечение сохранности (preservation); отбор и передача (disposition); перемещение (transfer) (в отношении места хранения); передача (transfer) (в отношении способа хранения); отчетность (accountability); регистрация (registration); уничтожение (destruction); управление документами (records management). При этом следует обратить внимание, что в скобках даны английские термины, что значительно помогает при работе с англоязычными документами и литературой.

Конечно, указанные стандарты  не являются единственными, проводящими  унификацию на уровне терминологии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Принципы и методы унификации документов

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего  к  частному.  Заключается   в  построении  формуляра-образца  документов для конкретной системы   документации  и  установлении  на его основе состава реквизитов для  данной  системы  документации,  отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

-  единообразие  форм  документов  и  правил  их  построения,   составления,

оформления. Обеспечивается путем  максимальной  типизации  и  трафаретизации документов, унификации расположения  данных  на  поле  документа,  выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны  предусматриваться   все требования к документу  на всех стадиях его создания,  заполнения,  обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает  включение в  документы   только  тех  реквизитов, которые  нужны для решения  конкретных  задач,  для  поиска  и  подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа  видов документов. Достигается за  счет  совершенствования методов   управления,  например,  в  направлении   повсеместного   применения оргтехники;

- стабильность  требований  к  документам  (установлены  государственными  и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими  системами классификации и   кодирования  технико-экономической  информации;

- экономичность. Достигается  за счет обоснованного  включения   документов  в систему документации, широкого применения бланков,  рациональной  компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

 

         Существует  3  способа  унификации  текстов:  трафарет,  анкета   и

таблица.

Трафарет - это способ  фиксации  постоянной  информации  в виде  связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета -  способ   представления   унифицированного   текста,   при   котором

постоянная информация  располагается  в  левой  части  листа,  а  переменная

вносится в документ в процессе его  составления  в  правую  часть  листа.  В

унифицированной системе  документации  на  организационно-  распорядительные документы  анкетным  методом  смоделированы  приказы  по  приему,  переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства  анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица –   разорванный  текст,  расположенный   по   определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике,  а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк.  Обладает  большой информационной  емкостью,  позволяет  строго  классифицировать,   кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен  в  машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД  представлены:  штатное  расписание,  график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от  унификации  и  стандартизации  управленческих  документов  бывает косвенным (повышение  качества  управления,  эффективности  использования оргтехники,  ускорении  оборачиваемости  финансовых  средств)  и  прямым   (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на  заработную  плату)  при работе с  документами,  расхода  материалов  на  их  изготовление,  удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация –  это деятельность по установлению норм, правил и

характеристик в целях  обеспечения:

    - безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

    - технической  и информационной совместимости,  а так же взаимозаменяемой  продукцией

    - экономии  всех видов ресурсов.

          Все ГОСТы, действующие на территории  нашей страны обьединены в

единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную

систему классификации  и самих ГОСТов.

      В целях  сокращения количества применяемых  в деятельности учреждения

документов, типизации  их формы, снижения трудовых, временных  и материальных

затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости

автоматизированных баз  данных в народном хозяйстве проводятся работы по

унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      В основе  создания УСД лежит метод унификация  – установление

единообразия состава  и форм управленческих документов создаваемых при

решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются

классификаторы технико-экономической  с социальной информации,

обеспечивающих интерактивную автоматизированную обработку данных.

      Государственная  система документированного обеспечения управления

(ГСДОУ) – это совокупность  принципов и правил устанавливающих  единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

      Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации

сокращения количества и повышение  количества документов, создание наиболее

благоприятных условий  для применения технических средств  и современных

технологий сбора., обработки  и анализа информации.

      Основные положения ГСДОУ охватывают  вопросы документирования

управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации

и автоматизации работы с документами.

      Различают  следующие виды документов:

    - По назначению средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и

      средства  передачи документов (письмо, телеграмма)).

    - По происхождению  (служебные и личные документы).

    - По форме  (индивидуальные, типовые, трафаретные).

    - По срокам  исполнения и хранения (постоянные, долговременные,

      временные).

    - По месту  составления (внутренние и внешние).

    - По наименованию (проказы, указы, отчеты).

    - По стадиям  создания (выписки, отпуск, оригиналы).

      При  составлении документов используются  следующий состав реквизитов:

      01 –  герб РФ

      02 –  герб субъекта РФ

      03 –  эмблема организации или товарный  знак

      04 –  код организации

      05 –  код формы документа

      06 –  наименование организации

      07 –  справочные данные об организации

      08 – наименование вида документа

      09 –  дата документа

      10 –  регистрационный номер документа

      11 –  ссылка на регистрационный номер  и дату документа

      12 –  место составления или издания  документа

      13 –  гриф ограничения доступа к  документу

      14 –  адресат

      15 –  гриф утверждения документа

      16 –  резолюция

      17 –  заголовок к тексту

      18 –  отметка о контроле

      19 –  текст документа

      20 –  отметка о наличии приложения

      21 –  подпись

      22 –  гриф согласования документа

      23 –  визы согласования документа

      24 –  печать

      25 –  отметка о замирении копии

      26 –  отметка об исполнителе

      27 –  отметка об исполнении документа  и направлении его в дело

      28 –  отметка о поступлении документа  в организацию

      29 –  отметка для автоматического  поиска документа.

 

    1. – помещают  на бланках документа в соответствии  с положением о

       государственном  гербе РФ.

    2. – помешают  на бланках документа в соответствии  с правовыми актами

       субъектов  РФ.

    3. – эмблему  организации или товарный знак  помещают на бланках

       организаций  в соответствии с уставом (Положение  об организации) если

       на  бланке уже есть герб РФ  или герб субъекта РФ, то эмблему  не

       воспроизводят.

    4. – код  организации расставляют по общероссийскому классификатору

       предприятий.

    5. – код  формы документа расставляют  по общероссийскому классификатору

       управления  документации.

    6.     – наименование организации должно соответствовать наименованию,

       закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.

Пример:           ООО       «СИГМА»  «SIGMA» Ltd

    7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес,

                                                         номер телефона и