Наведение и выдача справок в архиве

ПЛАН

 

ВВЕДЕНИЕ          3 

I.  ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Направления использования архивных документов   9

1.2 Цели использования архивных документов    11

1.3 Формы использования архивных документов   13

II.  НАВЕДЕНИЕ И ВЫДАЧА СПРАВОК В АРХИВЕ   14

2.1 Выполнение тематических запросов     14

2.2 Виды архивных справок и их оформление    18

2.3 Порядок исполнения и выдачи архивных справок   19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ          22

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ     24

ПРИЛОЖЕНИЕ          26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Основными принципами использования  документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность  и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и  использования.

Целью данной работы является анализ характеристики направлений использования архивных документов, а также организации работы по исполнению социально-правовых запросов.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- ознакомиться с формами использования архивных документов;

-  рассмотреть процесс выполнения тематических запросов;

- изучить виды архивных  справок и их оформление и  порядок выдачи.

При написании контрольной работы был использован широкий круг источников, проводя обзор этих изданий, следует  подразделить их на несколько категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу, к ним относятся: Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", регулирует отношения в  сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации  и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. В статье 26 данного Федерального Закона прописано, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» ¹.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».²

Постановление Правительства  РФ «О федеральной целевой программе  «Культура России (2001-2005 годы)» среди  других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.³

В подпрограмму выделена программа «Архивы России», которая  помимо всего прочего подразумевает  обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

Предполагались следующие  виды работ:

1) Осуществление комплекса работ по совершенствованию и модернизации системы использования государственными архивами документированной информации;

2) Создание и поддержание  в работоспособном состоянии механизма преимущественно планового рассекречивания документов государственных архивов с прогнозируемым объемом в 2,5 млн. дел;

3) Информационное обеспечение  подготовки поименных книг памяти  российских (советских) воинов, погибших  и пропавших без вести в период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных конфликтов;

4) Организация и проведение  документальных выставок, в том  числе международных, посвященных  юбилейным датам, памятным событиям  государственного и международного значения;

5) Оснащение выставочного  зала федеральных государственных  архивов современными техническими  средствами;

6) Подготовка каталогов,  путеводителей, сборников архивных  документов (в том числе в электронной  форме);

7) Совершенствование  технологий, связанных с организацией процессов и работы читальных залов государственных архивов.

Также в работе широко использовались такие нормативно-методические документы, как Основные правила  работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.⁴

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».⁵

Правила содержат достаточно полную характеристику форм использования архивных документов.

Основные правила  работы государственных архивов  РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное  обеспечение пользователей (органов  государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление  документов пользователям для  исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование  документов в средствах массовой  информации;

- проведение  информационных мероприятий (встреч  с общественностью, экскурсий  в архивы, презентаций, "дней открытых  дверей", лекций, докладов, устных  журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов  во временное пользование;

- публикация  документов в различных формах.⁶

Использованная  литература может быть разделена  на две группы:

1. пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов «Организация использования документов ГАФ СССР» и учебное пособие коллектива авторов «Архивоведение» под редакцией В.П. Козлова.
2. Периодические издания, прежде всего журналы «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста».

В «Организации использования документов ГАФ СССР»  довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе  инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются  проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

Статьи «Отечественных архивов» рассматривают различные формы  использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина  считает, что «одним из напряженных  участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения  документов ликвидированных предприятий  и организаций».⁷

В статье Н.Е. Елисеевой  и И.М. Нагаева сообщается, что  «…основными формами использования  документов ЦГАСА… в последние годы (1990-годы) являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные залы».⁸

«Вестник архивиста» дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам.

Структура работы следующая: введение, две главы, которые включают разделы, заключение, список источников и литературы.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и  литературы, описывается структура.

Первая глава  освещает направления использования архивных документов, раскрывает цели и формы для того, чтобы дать общее представление о вопросе.

Вторая глава содержит подробный анализ исполнение запросов социально-правового характера, а также виды архивных справок, порядок исполнения и выдачу.

Заключение  посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу  результата их решения, выводам по теме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Направления использования архивных документов

 

Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной  информации.

В современном архивоведении  основными направлениями использования  архивных документов являются;

1. Укрепление российской  государственности;

2. Удовлетворение информационных  потребностей общества;

3. Обеспечение законных  прав и интересов граждан.

В процессе использования  документов архива участвуют две  стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в России – сложная и ответственная  работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного  архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что  любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково  важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. ⁹

 

1.2 Цели использования архивных документов

 

Цели использования  документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально - правовыми.

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях  осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр.

Использование документов в экономических целях применяется  при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении  проектных и опытно-конструкторских  работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися  в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.