Номенклатура дел, формирование и оформление дел

Белорусский национальный технический университет

 

 

 

 

 

 

 

Реферат по дисциплине:

«Делопроизводство»

 

 

на тему:

 

«Номенклатура дел, формирование и оформление дел»

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент III курса группы 301919

Кривец О.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск

2012

Содержание

 

Введение

 

1. Общая характеристика номенклатуры дел. Виды номенклатур………….3

 

2. Формирование и оформление дел …………………………………………..6

 

Заключение

 

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

После исполнения документы  определенно время хранятся в  организации. Для того чтобы их можно  было быстрее находить и использовать, необходима систематизации исполненных  документов, т. е группировка их в  дела.

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования  нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела.

Номенклатура дела – систематический  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел –  это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется  как схема классификации при  распределении и группировке  исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные  в ней, переносятся затем на  обложки дел; 

- каждое дело, включенное  в номенклатуру, имеет указание  срока хранения документов, включенных  в него. Таким образом, с ее  помощью намечают ориентировочные  сроки хранения документов, что  является первым этапом экспертизы  ценности документов;

- номенклатура дел используется  при построении информационно-поисковой  системы по документам предприятия.  При регистрации документов в  регистрационный индекс часто  включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема  номенклатуры может быть использована  при формировании справочной  картотеки на исполненные документы; 

- номенклатура имеет справочное  значение при изучении структуры  учреждения, организации, предприятия.

Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной  организации труда. Всякий процесс  организации работы должен быть методически  разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной  работы.

Быстрый поиск и использование  документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка  в дела в соответствии с номенклатурой  дел.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок  в организации делопроизводства.

1. Общая характеристика номенклатуры дел. Виды номенклатур

 

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в  процессе деятельности организации; 

- раздельная группировка  в дела документов постоянного  и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая  формулировка заголовка дела, которая  полностью отражает состав и  содержание документов в нем  и исключает возможность включения  в дело документов, не соответствующих  его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри  разделов номенклатуры в соответствие  со степенью важности и сроком  хранения документации.

Виды номенклатур. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел  составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой  состав дел, единую индексацию этих дел  и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования  типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации  в течение календарного года. В  крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого  структурного подразделения, затем  они объединяются в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся  в конкретную номенклатуру. Из примерной  номенклатуры дел при составлении  конкретной выбираются названия тех  дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые  дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут объединяться или  разъединяться в зависимости  от объема документации или специфики  работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или  примерной номенклатурой, переносятся  в конкретную номенклатуру дел без  изменений. Таким образом, наличие  типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих  правил:

- все документы учреждения группируются  в дела, им присваиваются заголовки  (наименования), которые в краткой  обобщенной форме отражают состав  и содержание документов в  делах, указывается срок хранения  дела (тома, части);

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение –  индекс, который включает:

- индекс структурного подразделения  (в соответствии со штатным  расписанием или классификатором  структурных подразделений);

- порядковый номер дела данного  структурного подразделения (отдельного  исполнителя).

При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается  степень важности вопросов, взаимосвязь  документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается  группа дел, которая включает документы  вышестоящих организаций, далее  группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово  – отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми  размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.

В номенклатуру дел не включаются:

- печатные издания;

- брошюры;

- справочники;

- реферативные журналы;

- экспресс-информация и т.д.

Как в номенклатуре дел структурных  подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:

- новые дела, которые включены  в номенклатуру;

- переходные дела;

- должностных лиц, отвечающих  за формирование дел;

- факт передачи дел на государственное  хранение.

В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается  итоговой записью о категории  и количестве заведенных дел, подписывается  лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.

Номенклатура дел, как учреждения, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря  месяца) пересматривается, анализируется  и уточняется.

 

 

2. Формирование и оформление  дел

Формирование  дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование  дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки  и поиска документов; надежность документационного  обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные  документы (подлинники или заверенные копии). Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела  формируются централизованно (в  канцелярии) и децентрализованно (в  структурных подразделениях). При  составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению  присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному  образованию — индекс 03, отдел  стратегии и развития профобразования  Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и  т.д. Контроль за формированием дел  в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или  лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного  и временного хранения, связанные  с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы  постоянного хранения изымаются  и переносятся в дело постоянного  хранения. Если разделение дела на два  предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного  года. Исключения составляют переходящие  и судебные дела; личные дела, которые  формируются в течение всего  периода работы данного лица в  учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

При большом количестве документов из них  формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Документы к заседаниям, сгруппированные  в отдельное дело, систематизируют  по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к  одному протоколу, их располагают в  последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу  первым подшивается инициативный, а  затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической  последовательности.

Документы в личных делах размещают  в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка  из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету  поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы  располагают по хронологии. Копии  приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии  и т.д. в связи с внесением  этих записей в дополнение к личному  листку по учету кадров в личное дело не помещают.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

От того, насколько правильно  составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации  или фирмы зафиксирована.

Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности  документов.