Нормативно-правовая база делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Организационно - распорядительные документы и их виды

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное  место. Организационная управленческая деятельность главным образом заключается  в разработке и реализации решений , фиксируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы.

Первая - это документы  по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства  предприятием (организацией) и его  производственной деятельностью. Эти  документы могут составлять работники  всех подразделений предприятий.

Вторая группа - документы  по функциям управления. Такие документы  составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

-распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

-информационно-справочная  документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные  и служебные записки и др.);

-организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Классификация ОРД позволяет  обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для  систематизации и унификации документов.

Оформление ОРД в настоящее  время осуществляется на основе норм и требований ГОСТ Р  6.30-97 [5] и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандартом определены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, субъектов Российской Федерации.

ОК 011-93 "Общероссийский классификатор  управленческой документации" (ОКУД) утвержден постановлением Госстандарта РФ № 299 от 30 декабря 1993 г. Он предназначен для решения следующих задач:

-регистрация форм документов;

-сокращение количества  применяемых форм;

-исключение из обращения  неунифицированных форм документов  и т. д.

2.1 Формуляр организационно-распорядительной документации

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

^{Нормативная документация устанавливает  для ОРД  два основных формата документов А4, А5.}

Формуляр делит  площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового (продольного) штампа и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа.

Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Площадь формата заполняется  информационными элементами документа. Информационные элементы документа, в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в порядке во всех документах данного наименования. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

2.2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать (в зависимости от назначение) до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30. - идентификатор электронной копии документа.

2.3 Правила подготовки и оформления организационно-

распорядительной документации

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием следующих носителей (дискеты, CD,DVD-ROM, жестких дисков ЭВМ, и др.).

Распорядительная документация издается во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции  организации.

Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и  для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа  в каждой организации, принимавшей  этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений  документов вышестоящих органов  или документов других организаций  осуществляется в форме, установленной  автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или  вышестоящей. Действие распорядительного  документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Информационно-справочная документация оформляется в соответствии с принятыми нормами, так например: ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции  организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении  оперативных связей с вышестоящими и функциональными органами, подведомственными  и другими организациями и  отдельными гражданами. Письма, как  правило, должны составляться в том  случае, когда невозможен или затруднен  обмен информацией без документов: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной  передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или  телефону.

Организации на основании  положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают организационные  документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила  и др. Проект организационного документа  должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или  организаций. Организационный документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной  инструкцией, приказом о распределении  обязанностей и т.п.

Две или более подписи  ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько  должностных лиц.

Документы денежного, материального  и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства  с другими организациями, подписывают  руководитель организации и главный  бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы  нескольких организаций подписывают  руководители всех организаций.

 

 

3. Написать заявление о предоставлении административного отпуска по семейным обстоятельствам

Трудовое законодательство кроме ежегодных оплачиваемых отпусков предусматривает предоставление работникам отпусков без сохранения заработной платы: они называются административными на практике.

Статья 128 ТК РФ регламентирует предоставление отпуска без сохранения заработной платы. В частности, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному  заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Следует обратить внимание, что предоставление неоплачиваемого отпуска работнику является правом работодателя, а не обязанностью, поэтому он может отказать в предоставлении такого отпуска сотруднику. Решая вопрос предоставления административного, работодатель самостоятельно учитывает уважительность причин, указанных работником в заявлении. Эта задача сложна, так как в ТК РФ отсутствует даже примерный перечень уважительных причин, что приводит к появлению различных точек зрения по поводу оценки тех или иных жизненных обстоятельств как уважительных.

3.1 Оформление административного отпуска

Для получения отпуска  без сохранения заработной платы  работнику необходимо написать заявление. В нем нужно указать желаемый период отпуска и причины, по которым  работник просит о таком отпуске. Если указанные обстоятельства работник может подтвердить документами, лучше приложить к заявлению  их копии.

 

 

 

 

 

3.2 Пример

 

Директору ООО "Леодр"

А.И. Тихомирову

от старшего кондитера

А.В. Булочкиной

 

Заявление

 

Прошу предоставить два дня  отпуска без сохранения заработной платы с 04.02.2010 по 05.02.2010 в связи  с регистрацией моего брака.

 

01.02.2010        Булочкина

Алина

Валентиновна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей - 5-е изд., перераб, и доп.- Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2003. - 320 с.

2. Делопроизводство в Российской Федерации. Сборник нормативных документов. -М.: Гросс-Медиа, 2006. - 352 с.

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- 2-е издание, перераб. и доп./В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева. – М: ТК Велби, изд.Проспект , 2006. -456с.

4. Договорное право: учебное  пособие / Калемина В.В., Рябченко Е.А. – 3 изд., стер. – М.: Омега – Л, 2007 – 240 с – (Библиотека высшей школы).