Типовые перечни составляются
для определения сроков хранения
документации, характерной для подавляющего
большинства организаций Российской
Федерации. Они бывают следующих
видов: Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности
организаций с указанием сроков
хранения; Перечень документов, подлежащих
приему в государственные архивы;
Перечень научно-технической документации,
подлежащей приему в государственные
архивы. Вялова Л. М. Номенклатура дел.
Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2002.
- № 6. - с. 26-32. На основе типовых перечней
разрабатываются ведомственные
перечни, в которые включается наиболее
полный систематизированный состав
документов, характерный для данной
организации. "Перечень типовых управленческих
документов, использующихся в деятельности
организации, с указанием сроков
их хранения" является основным нормативным
документом при определении сроков
хранения и отборе на уничтожение
типовых управленческих документов.
Перечень является обязательным для
применения, так как носит нормативный
и универсальный характер, поскольку
может использоваться организациями,
различными по статусу, организационно-правовой
форме и форме собственности.
Уменьшать срок хранения, установленный
данным Перечнем, в номенклатуре дел
запрещается. Повышать срок хранения разрешается,
если необходимость в этом обусловлена
специфическими особенностями деятельности
организации. Сроки хранения документов
- постоянные или временные (один, три,
пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются
в зависимости от значимости документов.
Если в деле содержатся документы
временного хранения различной ценности
и, следовательно, с разными сроками
хранения, срок хранения всего дела
устанавливается для наиболее ценной
документации, т.е. больший. Вялова Л. М.
Номенклатура дел. Порядок оформления/
Л. М. Вялова //Справочник секретаря
и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с. 26-32. Например,
если в деле находятся документы
со сроками хранения один год, три
года и пять лет, все дело хранится
пять лет. Срок хранения исчисляется
с 1 января того года, который следует
за годом окончания дела. Например,
срок хранения: дела, законченного делопроизводством
в 2006 г., исчисляется с 1 января 2007 г.
В номенклатуре дел, проставляя сроки
хранения, в 4-ой графе можно поставить
отметку "до минования надобности".
Она означает, что документы этого
дела имеют только практическое значение.
Сроки их хранения определяются самой
организацией, но этот срок не может
быть менее года.
2.5 Примечание
В графе 5 "Примечание" в
течение всего срока действия
номенклатуры проставляются отметки
о заведении дел, о переходящих
делах, о выделении дел к уничтожению,
о передаче дел в другую организацию
для продолжения и др. В течение
года номенклатура может быть дополнена
новыми делами, если увеличился круг управленческих
задач, решаемых организацией. Для этого
в конце каждого раздела номенклатуры
необходимо включать несколько резервных
номеров. В конце года в номенклатуре
заполняется итоговая запись о категориях
и количестве заведенных и включенных
в номенклатуру дел (Приложение 2). В
итоговой записи отдельно указывается
количество дел постоянного хранения,
со сроком хранения свыше 10 лет и
со сроком хранения до 10 лет включительно.
Кроме того, указывается количество
дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется
подпись лица, составившего номенклатуру,
и проставляется дата составления.
Номенклатура составляется службой
или лицом, ответственным за документационное
обеспечение, и согласовывается
с архивом предприятия, организации.
Подписывает ее руководитель службы
и утверждает руководитель предприятия.
Если документы поступают на государственное
хранение, номенклатура дел направляется
на согласование в государственный
архив, принимающий дела данной организации,
и только после этого утверждается
руководителем организации. Номенклатура
дел структурного подразделения (Приложении
3) должна составляться в трех экземплярах.
Один экземпляр хранится в службе
ДОУ, второй - в архиве, третий используется
в структурном подразделении
в качестве справочного пособия
по формированию дел. Шатенштейн Л.С. Подготовка
дел для архивного хранения / Л.С.
Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. -
№ 2(27). - с. 17-21. Номенклатура дел организации
(сводная) должна составляться в четырех
экземплярах. Согласовывают и утверждают
два экземпляра, из которых один
хранится в службе ДОУ организации
и является документом постоянного
хранения. Этот экземпляр включается
в сводную номенклатуру в раздел
службы ДОУ. Второй экземпляр хранится
в государственном архиве, с которым
номенклатура согласовывалась, третий
является рабочим, а четвертый используют
для выписок, которые заверяются
службой ДОУ и направляются в
соответствующие структурные подразделения
для заведения дел. Шатенштейн Л.С.
Подготовка дел для архивного
хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское
дело. - 2002. - № 2(27). - с. 17-21
3. Формирование и оформление
дел
"Дело: Совокупность документов
или документ, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку"
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и
определения» от 27 февраля 1998 г.
Работа по формированию дел
состоит из следующих операций:
распределение и раскладка исполненных
документов по папкам (делам); расположение
документов внутри дел в определенной
последовательности; оформление обложек
дел. "Формирование дела: Группирование
исполненных документов в дело
в соответствии с номенклатурой
дел и систематизация документов
внутри дела". ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения»
от 27 февраля 1998 г. После того
как документы исполнены, они
помещаются в соответствующие
дела и систематизируются внутри
них. Дело считается заведенным
с момента появления в нем
первого исполненного документа.
В дела подшиваются только
исполненные документы, в которых
заполнен реквизит "Отметка об
исполнении и направлении документов
в дело", по одному вопросу,
имеющие один срок хранения. Документ
должен быть подшит в дело
в течении 10 дней после сдачи
его исполнителем. Контроль сроков
и правильности оформления дел
обеспечивает служба ДОУ организации.
Формирование начинается с начала
календарного года, когда на каждое
названное в номенклатуре дело
заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель
или папка-регистратор). Большое
значение имеет правильное расположение
документов внутри дела. От того
в какой последовательности они
располагаются, во многом зависит
время поиска необходимой информации.
Документы систематизируются в
делах в соответствии с определенными
принципами. Наиболее существенными
и практически наиболее удобными
являются: вопросно-логический, хронологический,
алфавитный, нумерационный. Они могут
варьироваться и комбинироваться.
Чаще других используется
вопросный (вопросно-логический) принцип,
согласно которому документы располагают
в делах в логической последовательности
решения того или иного вопроса.
Такая систематизация совпадает
с хронологическим расположением
документов. Непогода А. В. Делопроизводство
организации: подготовка, оформление и
ведение документации (75 образцов основных
документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко.
- М.:Омега-Л, 2007. - с. 104-105. При алфавитной
систематизации документов используют
фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов,
наименования административно-территориальных
единиц и т.д. Копии приказов о
наложении взысканий, поощрениях".
То же в нумерационном порядке
группируют однородные документы, имеющие
порядковую нумерацию (протоколы, приказы,
квитанции, накладные и т.д.). То же
копии приказов о наложении взысканий,
поощрениях, изменении фамилии и
т.д. в личное дело не подшивают, так
ты, как эти сведения записываются
в дополнение к личному листку
по учету кадров. Наряду с принципами
систематизации документов при формировании
дел следует придерживаться основных
правил, общих для всех категорий
документов: в дела подшиваются только
исполненные документы. Неисполненные,
а также подлежащие возврату документы
подшивать в дело запрещается; каждый
документ, помещенный в дело, должен
быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных стандартов и других
нормативных актов. Поэтому до подшивки
документа в дело обязательно
проверяется правильность его оформления:
наличие необходимых подписей, виз,
индекса, дат, отметок и т.д.; в
дело включаются документы в одном
экземпляре. Черновики, размноженные копии
вместе с оригиналами не подшиваются.
Исключение могут составлять только
черновики особо ценных документов
или копии, на которых есть отметки,
визы и т.п., дополняющие содержание
первых экземпляров; документы постоянного
и временного сроков хранения группируются
в отдельные дела; Ксерокопии факсограмм,
телефонограмм и электронных
документов помещаются в дела на общих
основаниях; в дела группируются документы
одного календарного года, за исключением
переходящих дел. Кроме того, отдельные
категории дел имеют свои особенности
формирования. Так, личные дела формируются
в течение всего периода работы
лица в организации; дела выборных органов
и их постоянных комиссий формируют
за период созыва; документация учебных
заведений формируется в дела
по учебным годам; документы помещаются
в дело со всеми относящимися к
ним приложениями и дополнительными
материалами. Если приложения имеют
большой объем, из них формируют
самостоятельное дело. Непогода А. В.
Делопроизводство организации: подготовка,
оформление и ведение документации
(75 образцов основных документов) /А. В.
Непогода, П. А. Семченко. - М.:Омега-Л, 2007.
- с. 104-105. Толщина каждого дела не
должна превышать 30-40 мм, что составляет
примерно 250 листов. Если документов больше,
дело разделяется на тома. Количество
томов каждого дела указывается
в номенклатуре дел в конце
года. Правильная группировка документов
в дела и их систематизация в деле
значительно облегчают проведение
экспертизы ценности документов, подготовку
документов к последующему хранению
и использованию. В зависимости
от сроков хранения завершенные дела
подлежат полному или частичному
оформлению. Полному оформлению подлежат
дела постоянного, долговременного (свыше
10 лет) хранения и дела по личному
составу. Полное оформление дел предусматривает:оформление
реквизитов обложки по установленной
форме (ГОСТ 17914-72); нумерацию страниц;
составление заверительной надписи;
составление в необходимых случаях
внутренней описи дела; подшивку или
переплет;
внесение необходимых
изменений в обложку. Непогода А.
В. Делопроизводство организации: подготовка,
оформление и ведение документации
(75 образцов основных документов) /А. В.
Непогода, П. А. Семченко. - М.:Омега-Л, 2007.
- с. 105. В целях обеспечения сохранности
и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все
его листы, кроме листа заверителя
и внутренней описи, нумеруются. Листы
нумеруются простым карандашом сверху
вниз, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа. Лист большого формата,
подшитый за один край, нумеруется как
один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией
листов, в том числе печатные издания,
нумеруются в общем порядке. Листы
дел, состоящих из нескольких томов или
частей, нумеруются по каждому тому или
части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы
и другие иллюстративные и специфические
документы, представляющие самостоятельный
лист в деле, нумеруются на оборотной стороне
в левом верхнем углу. Подшитые в дело
конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое
вложение в конверте. Приложения к делу,
поступившие в переплете, оформляются
как самостоятельный том и нумеруются
отдельно. Типовая инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти: Утверждена Приказом Минкультуры
России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс.
После завершения нумерации листов составляется
заверительная надпись, которая располагается
в конце дела. Заверительная надпись составляется
в деле на отдельном листе-заверителе
дела (Приложение 5). В заверительной надписи
цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных
документов (чертежи, фотографии, рисунки
и так далее). Составлять заверительную
надпись на обложке дела или оборотной
стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво.
В ней указываются дата составления, должность
и фамилия составителя, который затем
ставит свою подпись. Количество листов
в деле проставляется на обложке дела
в соответствии с заверительной надписью.
Частой ошибкой бывает, когда количество
листов в деле указывается по номеру на
последнем листе. Нельзя забывать, что
в деле могут быть литерные и пропущенные
номера. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел
для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн
// Секретарское дело. - 2002. - № 2(27).-с. 17-21.
Например: "В данном деле прошито и пронумеровано
123 (сто двадцать три) листа, в том числе
литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены".
Для учета документов определенных категорий
постоянного и временного сроков (свыше
10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой
данной документации (особо ценные, личные
дела и т.д.), составляется внутренняя опись
документов дела (Приложение 6). "Внутренняя
опись документов дела: Учетный документ,
содержащий перечень документов дела
с указанием порядковых номеров документов,
их индексов, названий, дат, номеров листов"
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» от 27 февраля
1998 г. Внутренняя опись документов дела
составляется также на дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, если
они сформированы по разновидностям документов,
заголовки которых не раскрывают конкретное
содержание документов.Внутренняя опись
составляется на отдельном листе по установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах,
датах, заголовках и номерах листов дела,
на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указываются цифрами
и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней
описи.
Внутренняя опись документов
дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи,
должности и даты составления
описи. Заверенная составителем внутренняя
опись документов дела подклеивается
за верхний край к внутренней стороне
лицевой обложки дела. Все документы
подшиваются или переплетаются в твердые
обложку. Поскольку в деле откладываются
документы разного формата, то подшивать
нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное
скрепление всех документов. В делах долговременного
хранения можно прошивать дело насквозь,
включая как верхнюю, так и нижнюю часть
обложки. Дела с документами постоянного
хранения подшиваются начиная с листа,
идущего вслед за обложкой. Верхняя часть
обложки не подшивается. На первый лист
накладывается тонкая, шириной ? 1см картонная
прокладка, и через нее прошивается дело.
Такой способ прошивки предохраняет нитки
от истирания и придает более эстетичный
вид делу. При подшивке нужно следить что
бы весь текст документов мог быть прочитан.
Документы со сроком хранения менее 10
лет могут не подшиваться, а оставаться
на скоросшивателе. После подшивки документов
и нумерации листов производится оформление
обложки дела. На обложке дела (Приложение
4) указываются реквизиты: наименование
федерального органа исполнительной власти
(организации); наименование структурного
подразделения; номер (индекс) дела; заголовок
дела; дата дела (тома, части); количество
листов в деле; срок хранения дела; архивный
шифр дела. Реквизиты на обложке дела оформляются
следующим образом: наименование организации
указывается полностью, в именительном
падеже, с указанием официально принятого
сокращенного наименования, которое указывается
в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения
- записывается название структурного
подразделения в соответствии с утвержденной
структурой; индекс дела - проставляется
цифровое обозначение дела по номенклатуре
дел организации; заголовок дела - переносится
из номенклатуры дел организации, согласованной
с ЭПК архива; дата дела - указывается год
(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную
документацию, а также для дел, состоящих
из нескольких томов (частей), являются
крайние даты документов дела, то есть
даты (число, месяц, год) регистрации (составления)
самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело. Если приложения к документам
сформированы в отдельное дело (том), его
датой является дата регистрации основного
документа, к которому относятся приложения.
При этом число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется полностью
словами. Если дело начато в одной организации,
а закончено в другой, на обложке проставляются
три даты: дата заведения дела в одной
организации, дата поступления дела в
другую организацию и дата окончания дела
во второй организации . Реквизит "срок
хранения дела" переносится на обложку
дела из соответствующей номенклатуры
дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов
или в перечне документов, образующихся
в деятельности организации, с указанием
сроков хранения. На делах постоянного
хранения пишется: "Хранить постоянно".
По окончании года в надписи на обложках
дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке
содержанию подшитых документов в заголовок
дела вносятся изменения и дополнения.
Архивный шифр дела оформляется, как правило,
в архиве организации. В нем указываются
номер фонда, номер описи и номер дела.