Нормативные документы

 

 

 

4. Организация оперативного  хранения документов

С момента заведения и  до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив. Дела сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

5. Формирование и хранение  дел с конфиденциальными документами

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел  в целом соответствуют тем  требованиям, которые предъявляются  к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел  предназначена для решения следующих  задач: учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел; закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией; учет дел архивного фонда; учет движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив. Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы: гриф конфиденциальности дела; фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делами отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма); отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата). Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения доступа к документам. Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются: оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела; оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела); оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки); подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов; внесение в номенклатуру отметки о заведении дела. Гриф конфиденциальности указывается в правом верхнем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:

 

 

учетный номер документа; гриф конфиденциальности; дату подписания или утверждения; вид; краткое содержание; номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Особенностями процедуры оформления дела при его закрытии являются: подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности), оформление итоговой записи во внутренней описи дела опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности), внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек; внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел; при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу. [1]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

При написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура  оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при  правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также  обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в  архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

 

1. Непогода А.В. Делопроизводство  организации: подготовка, оформление  и ведение документации (75 образцов  основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

2. Санкина Л.В. Система  хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16

3. Шатенштейн Л.С. Подготовка  дел для архивного хранения /Л.С.  Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21

4. Вялова Л.М. Номенклатура  дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт  России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с.

6. Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения. - М.: Росархив, - 2000

7. Основные правила работы  архивов организаций: Одобрены  решением Коллегией Росархива  от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с.

8. Типовая инструкция по  делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры  России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                            

 Приложения

Приложение 1

Форма номенклатуры дел

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________ № _______________

____________________________

(место составления)

На ________ г.

УТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя организации

подпись инициалы, фамилия

Дата

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя службы ДОУ

организации Подпись ______________ Расшифровка подписи_____________________________________

Дата __________________________

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАННО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного  учреждения

от ___________ № __________ от ________ № ____________

 

Приложение 2

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Итоговая запись о категориях и  кол-ве дел, заведенных в ____ году

в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись ______________Расшифровка подписи _____________________

Дата__________________________

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения Подпись ____________Расшифровка  подписи___________________________

Дата_______________________

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ № ________

_____________________

(место составления)

На _____________ год К выписке из номенклатуры дел организации для данного  структурного подразделения по окончании  календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения 

Подпись ______________________Расшифровка подписи___________________________________

Дата

СОГЛАСОВАНО При наличии ЭК структурного подразделения.

Протокол ЭК структурного подразделения

от _____________ № ___________

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Подпись ___________________ Расшифровка подписи______________________________________

 

 

Приложение 4

ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

 

Лист-заверитель дела № ________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист (ов)

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ______, пропущенные  номера _____________ + листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния  и формирования дела

№ листов

1

2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись 

Подпись ______________________ Расшифровка подписи____________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 5

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______________

№ пп

Индекс документа

Дата документа

Заголовок

документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись ____________________ Расшифровка подписи________________________________________