Нормативо-правовая база документационного обеспечения управления

Нормативно-правовая база документационного обеспечения  управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. 

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской  Федерации в сфере информации  и документации; 

2. Постановления и распоряжения  Правительства РФ, федеральных органов  исполнительной власти (министерств,  комитетов, служб, агентств и  др.), регламентирующих вопросы документационного  обеспечения управления на федеральном  уровне; 

3. Государственная система документационного  обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной  и исполнительной власти субъектов  РФ и их территориальных образований,  регламентирующих вопросы ДОУ; 

5. Правовые акты нормативного  и инструктивного характера, методические  документы по ДОУ различных  организаций; 

6. Государственные стандарты и  документацию;

7. Унифицированные системы документации; 

8. Общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации; 

9. Нормативные документы по организации  и охране управленческого труда  служащих службы ДОУ; 

10. Нормативные документы по  организации архивного хранения  документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю  область документационного обеспечения  управления. 

До недавнего времени государственное  регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной  архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных  органов государственной власти, координируя развитие государственной  системы делопроизводства и унифицированных  систем документации. В настоящий  момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт  России) осуществляет государственное  управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению  и ведению общероссийских классификаторов  технико-экономической и социально  информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в  учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также  соответствующими министерствами и  ведомствами.

Из действующих на сегодняшний  день законодательных актов и  нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами  в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ; 

2. Гражданский кодекс РФ; 

3. Федеральный закон «Об акционерных  обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995; 

4. Федеральный закон от 08 февраля  1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах  с ограниченной ответственностью»  (с изменениями от 11 июля, 31 декабря  1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.); 

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»  от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ; 

6. Федеральный закон «О стандартизации»  № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;  

7. Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.; 

8. Федеральный закон «Об электронной  подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ; 

9. Федеральный закон от 22 октября  2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации; 

10. Закон РФ «О языках народов  Российской Федерации». № 1807–1  от 25 октября 1991 г.; 

11. Положение «Об Архивном фонде  РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552; 

12. Положение «О порядке и  сроках хранения документов акционерных  обществ, утв. постановлением  ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс. 

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения; 

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов; 

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная  система стандартизации РФ. Общие  требования к построению, изложению,  оформлению и содержанию стандартов; 

4. Государственная система  документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения; 

5. Основные правила работы ведомственных  архивов; 

6. Типовая инструкция по делопроизводству  в Федеральных органах исполнительной  власти РФ;

7. Укрупненные нормативы времени  на работу по делопроизводственному  обслуживанию; 

8. Основные правила работы архивов  организации; 

9. Нормы времени на работы  по автоматизированной архивной  технологии и документационному  обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93

Одним из наиболее важных законов  в области работы с документами  является Федеральный закон «Об  электронной  цифровой подписи». Целью  настоящего закона является обеспечение  правовых условий использования  электронной цифровой подписи в  электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись  в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе.

С 1994 года в РФ действует Положение  «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом  Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен  для нас тем, что он установил  правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное  регулирование всех вопросов, связанных  с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - является основным документом в ДОУ  и  может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и  делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским  институтом документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в  действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий  стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.,

ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В  КИЕВСКОЙ РУСИ

На основании уцелевших фрагментов "Повести временных лет", вещественных источников V—VII вв., источников XII в. установлено образование в Среднем Поднестровье в XI в. н. э. союза славянских племен, превратившегося в VIII—IX вв. в суперсоюз: ряд племенных славянских союзов подчинились власти Руси, власти киевского князя.

Византийские источники свидетельствуют  о том, что этот союз имел статус государственности. Появляются признаки раннефеодальной монархии: верховная власть киевского князя, фактического собственника всех земель, с которых он собирал дань — полюдье; сложная система пасс литота — светлые князья союзов племен и "всякое княжье" мелких племен; натуральное хозяйство, сбыт результатов полюдья за пределы Руси ¹.

Зарождение древнерусского государства  сопровождалось появлением соответствующих  функций управления, в частности  дипломатической службы. Ее истоки восходят к временам антов — предков  восточных славян VI—VII вв., которые вели переговоры по территориальным вопросам о выкупе пленных, о заключении договоров. Однако и в VIII в. во внешнеполитических контактах руссы не вышли за рамки соглашений с местными византийскими властями.

Договорные отношения с государствами  оформлялись соглашениями — сначала  устными, сопровождавшимися определенной процедурой и ритуалами. Первым известным устным соглашением был договор "мира и любви", заключенный руссами с Византийской империей после атаки в 860 г. русскими войсками Константинополя. Договор явился своеобразным дипломатическим признанием Древней Руси мировой державой ².

"Повесть временных  лет рассказывает о заключении  Олегом договора с Византией  в 907 г., приводит тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 гг., воссоздает картину переговоров. Устные клятвенные договоры ("просто словесем") заменены "писанием и клятвою твердою.

Текст договоров дает возможность  проследить, как изменялась государственная  власть Руси, рос ее международный  статус. Так, по договору 911г. Русь не претендует на полное дипломатическое равенство  г мировой империей: договор заключен и подписан в Константинополе, ()лег не ратифицировал документ, не было равенства в титулатуре (великий киевский князь назван "светлым" князем).

При заключении договора 944 г. впервые императорский посол появляется в Киеве, а затем русский посол с представительным посольством отправляется в Константинополь. Игорь назван в договоре "великий князь русский", русское посольство ведет переговоры с самим императором.

На исходе IX в, Русь заключает договоры "мира и любви" с варягами, уграми, Болгарией.

По текстам договоров  можно видеть, как выделилась категория  лиц, связывавших свою деятельность с дипломатическими обязанностями: глава посольства, послы, младший  чин посольства — секретарь. Дипломатические ритуалы облекались в письменную форму. Так, при заключении договора 944 г. был введен новый порядок удостоверения личности послов: они должны были предъявить византийским чиновникам грамоты, адресованные на имя императора. Ранее такими удостоверениями служили печати.

Обмен оригиналами и  копиями договоров, порядок подписания грамот (византийским императором и русскими послами), процедура их клятвенного утверждения, сами тексты договоров со стройной системой конкретных статей с юридическими и торговыми вопросами свидетельствуют о том, что Русь имела большой опыт по выработке письменных межгосударственных соглашений. Все это дает основание предположить наличие организованной делопроизводственной службы.

Очевидно, существовал штат писцов. В договоре 911г. назван писец: "Ивановым написанием...". Упоминание писца встречается в частных  и церковных актах.

Вырабатывается ритуал удостоверения документа. Мир был  записан на "двою харатью", т.е. на две грамоты. Грамота 911 г. от греческой стороны скреплена собственноручной подписью императора ("своею рукой") и христианским обрядом ("честным крестом"). О подписи императора есть указание и в грамоте 944 г. Грамоты 911 и 944 гг. не подписаны русской стороной. Русские экземпляры удостоверены клятвою послов: "Мы же кляхомся ко царю вашему... по закону и по покону языка нашего" . Грамота Святослава 971 г. скреплена печатями послов. Практика удостоверения экземпляра, идущего от имени другой стороны, именно печатями послов известна в Византии с давнего времени.

Внутренняя жизнь государства" также требовала определенных фиксированных установлений. Сбор дани (полюдье) был не простым беспорядочным разъездом, а хорошо налаженным государственным делом. Местные князья, сами жившие за счет своих племен, содействовали сбору полюдья великим князем. При княгине Ольге устанавливается более определенная фиксация повинностей и их норм в "уставах", "уроках", "оброках" и "данях", под которыми понимались судебные пошлины и поборы.

О распространении документирования определенных действий имеются сведения в договоре 911 г., статья 13 которого говорит о том, что право наследования осуществляется не только по обычаю, но и по завещанию, т.е. завещательному распоряжению. Статья 15 договора 911 г. и статья 6 договора 944 г. отличают письменный закон (покон, устав) от устного обычая.

Появление в конце X в. летописи как исторического сочинения, описаний путешествий, евангельских текстов, полемических трактатов и юридических кодексов также свидетельствует о высокой степени документирования.

На протяжении XI в. создается первый вариант русского феодального права — Русская Правда — постановления уголовного и процессуального права. Она складывалась на основе древних славянских обычаев. Древнейшая Правда — Правда Ярослава (30-е гг. XI в.) — первый письменный сборник русских законов, определивший единую систему наказаний за преступления, возможным прототипом своим имел "уставы" и относился к XI—XII вв. Они представляют собой частные письма новгородцев и свидетельствуют о том, что "письменность в этот период использовалась и как средство записи, и как средство обмена корреспонденцией (переписка)"¹.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПЕРИОД ФЕОДАЛЬНОЙ РАЗДРОБЛЕННОСТИ

Период, когда Киевская Русь распалась  на полтора десятка самостоятельных княжеств, — период феодальной раздробленности (XII—конец XV в.). Феодальные княжества были вполне сложившимися государствами. Их князья имели титул "великий", обладали всеми правами суверенных государей: они "думали с боярами о строе земельном и о ратех", т.е. распоряжались внутренними делами, имели право "войны и мира", издавали свои уставные грамоты. При дворе каждого князя велась летопись.

Местные особенности политического  строя проявились в том, что в  одних землях укреплялась княжеская  власть, подчинившая себе местную знать, в других (Новгородская и Псковская земли) она утратила роль главы государства, уступив место высшему республиканскому органу управления — городскому вечевому собранию.

Аппарат управления в княжествах состоял  из дворцовой и вотчинной администрации. Во главе первой стоял дворецкий, отдельными отраслями княжеского хозяйства ("путями") управляли "путные бояре" — стольники, сокольничие, конюшие, ловчие. Государственная территория, не входившая в состав дворцового управления, составляла "черные" волости и города, куда посылались наместники и волостели, назначаемые из бояр и "вольных слуг". Они получали города и волости в "кормление", т.е. с правом собирать в свою пользу "кормы" — поборы с населения, судебные и торговые пошлины.