Автор работы: Пользователь скрыл имя, 30 Апреля 2015 в 17:53, реферат
В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………....4
Компьютерные технологии в архивном деле……………. ….….………8
Обеспечение локального доступа к архивной информации....................13
Обеспечение доступа к архивной информации посредством глобальных
сетей. Интернет....…………………………………………………..…......29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………….……………………………….....35
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ………………………………….……………….39
На сайте Управления государственной архивной службы Самарской области размещен полный фондовый каталог на документы двух государственных архивов Самарской области на всех видах носителей. Информация о фондах и описях, включая образы описей, доступна в открытом режиме в течение 24 часов в сутки. Фактически вся информация хранится на серверах, расположенных в государственных архивах области, вход в систему для пользователей организован с сайта Управления государственной архивной службы Самарской области.
Размещенная на сайте Агентства по делам архивов Пермского края информационно-поисковая система «Архивный фонд Пермского края» представляет собой систему, информация в которую импортируется из программного комплекса «Архивный фонд». На сегодняшний день у каталога архивной службы Пермского края самый большой объем базы данных: он содержит информацию о документах 50 архивов края [14].
Обе системы представляют собой полноценный каталог архивных фондов «онлайн» в Интернете до уровня документа и его электронной копии: осуществляют хранение, организацию поиска, создание учетных записей пользователей с разграничением доступа, создание подборок документов пользователями, создание и учет обращений в архивные учреждения, учет действий пользователей, предоставляют возможность сформировать электронный запрос на интересующие документы и получить к ним доступ в электронном виде к электронным образам этих документов (при наличии цифровых образов) или на традиционных носителях в читальном зале архива. В системах предусмотрен быстрый поиск по заголовкам фондов и детальный поиск, осуществляемый с учетом описаний объектов: аннотаций, исторических справок, переименований фондов, заголовков описей, дел и документов.
База данных Самарской области пополняется цифровыми образами документов по мере их сканирования и проведения ретроконверсии, а Пермского края - ежеквартально.
Программный комплекс ориентирован на широкий круг пользователей: ученых, архивистов, представителей музейного сообщества, краеведов, студентов.
«Архивный фонд Пермского края» содержит в себе информацию о документах и местах их хранения. В настоящее время в каталоге фондов представлено 50 архивов, 14 919 фондов, 27 407 описей, 2 315 180 единиц хранения. Программа позволяет осуществлять поиск и просмотр документов, кроме этого пользователи могут создать обращение в любой из представленных архивов.
Заключение
Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения — хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде. Преимущества автоматизации документооборота: экономия организационных технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, упорядочение технологии работы с документами, упорядочивание маршрутов движения документов, исключаются потери документов, снижение материальных и временных затрат (канцелярские товары, согласование документов), оперативный поиск документов. Но у данной системы есть некоторые вопросы: создание единой системы документооборота (СМДО - система межведомственного электронного документооборота, предназначенная для автоматизации документооборота), интеграция Системы Электронного Документооборота организации со сторонними системами 1-С, Галлактика, долгосрочное хранение ЭД, нежелание сотрудников переходить к новым способам работы с документами, необходимость значительных инвестиций при внедрении системы.
Таким образом в связи с тем, что количество документов увеличивается с каждым годом, считаю рациональным предложение по замене бумажных носителей электронными, т.к. они являются более удобными для использования и требуют значительно меньших затрат при хранении. Кроме того при этом создается возможность обращение к архивам через интернет. Организации смогут отправить запрос в архив и получить нужный документ по электронной почте. Это значительно упрощает работу с хранящимися в архивах документами.
Перевод документов в электронную форму можно произвести путем оцифровки (сканирование, фотографирование). Выбор объекта оцифровки должен, прежде всего, определяться физическим состоянием документов. Документы, находящиеся под угрозой разрушения должны быть переведены в электронный формат в первую очередь.
С одной стороны, создается фонд рабочих копий, который позволит исключить из обращения ветхие оригиналы. С другой стороны, эти же копии смогут в какой-то степени заменить сами оригиналы, если процесс их разрушения не удастся остановить. Организациям, которые являются источниками комплектования архивов, следует передавать документы на хранение в электронной форме. Для подтверждения подлинности документов следует использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Однако нужно учитывать тот факт, что перевод большого объема документации в электронный формат — это длительный и трудоемкий процесс. Поэтому я могу сделать вывод, что вопрос обеспечения сохранности документов на бумажных носителях будет являться актуальным еще долгое время.
Решением проблемы лавинообразного накопления документов мог бы стать максимально полный переход делопроизводства архивов на электронный документооборот.
Архивы Беларуси добились определенных успехов в области информатизации, которой охвачены все ведомственные архивные системы. Одним из важнейших направлений информатизации архивов является создание собственных и приобретение "внешних" электронных ресурсов. В большинстве республиканских архивов действуют локальные вычислительные сети, внедряется ИНТЕРНЕТ. Продолжаются работы начатые 1 октября 2012г.по онлайн-доступу к тестовой версии Государственного фондового каталога, содержащего названия и краткие аннотации фондов, хранящихся во всех государственных архивах. Она доступна по адресу: http://fk.archives.gov.by/. Сегодня можно с полным правом говорить о формировании государственной политики в области архивно-информационной деятельности и создании предпосылок к ее развитию в республике. Принят Закон Республики Беларусь 25 ноября 2011 г. № 323-З “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь” Принят Палатой представителей 20 октября 2011 года Одобрен Советом Республики 8 ноября 2011 года , в которых законодательно установлены, основные направления деятельности архивов по использованию архивных документов в целях удовлетворения нужд граждан, общества и государства в использовании информации, содержащейся в архивных документах, архивы осуществляют: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; предоставление архивных документов для изучения и использования содержащейся в них информации; подготовку и издание документальных сборников, справочно-информационных изданий о составе и содержании архивных документов; популяризацию архивных документов в средствах массовой информации; организацию выставок архивных документов [1,гл. 7, ст.27]. Принимаются государственные документы, способствующие дальнейшему внедрению информатизации в Республике Беларусь: Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, от 25 ноября 2005 г. № 7 «Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь»; Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012г) Документы в электронном виде, образующиеся в деятельности государственных органов, иных организаций (далее - организации), имеющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающие материальную и духовную жизнь белорусского народа, включаются в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь.; Государственная программа ”Архивы Беларуси“ на 2011-2015 годы, реализация которой будет способствовать укреплению материально-технической базы архивов, внедрению в архивной отрасли современных информационных технологий, пополнению Национального архивного фонда Республики Беларусь архивными документами. Во всех этих документах особое место по решению поставленных вопросов отводится архивам, как наиболее приближенным к потребителям учреждениям культуры. |