Обеспечение сохранности и защиты документной информации

Министерство образования  и науки РФ

НОУ ВПО

«Академия Управления «ТИСБИ»»

Набережночелнинский филиал

Юридический факультет

 

 

 

 

Кафедра юридических дисциплин

 

 

Реферат на тему: «Обеспечение сохранности и защиты документной информации»

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 3 курса

Группы ЛНЧ 11/2

Охотина А.О.

 

 

 

 

 

 

 

 

Набережные Челны 2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при  оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- информационно - справочные  документы.

На предприятии существует также служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Подготовка исполненных  документов к хранению и использованию  включает:

- Экспертизу (оценку) научной  и практической ценности документов;

- Описи дел;

- Оформление дел;

- Описание документов  постоянного и долговременного  хранения;

- Обеспечение их сохранности;

- Передачу дел в архив  учреждения, то есть в ведомственный  архив.

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной  архивной службы, или являющейся структурным  подразделением организации. Ведомственный  архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

В данном реферате происходит рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание.

Документы являются средством  закрепления различными способами  на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной  действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и  ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной  информации, используемой для диалектико-материалистического  изучения истории государства, в  народнохозяйственных, научных и  культурных целях.

 

1 Обеспечение  сохранности документной информации

 

Порядок передачи дел в архив.

 

В ведомственный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом  графиком, согласованным с руководителем  структурных подразделений и  утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки  делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как  правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр  годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное  подразделение – ведомственный  архив. В этом случае обязанности  архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в  государственный архив.

Взаимодействие государственных  архивов с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства  сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

При сдаче дел на государственное  хранение организация предоставляет  в государственный архив:

- отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего  количества дел и крайних дат  документов;

- описи в трех экземплярах,  утвержденные ЭПК архивного отдела;

- историческую справку  организации, если дела сдаются  на государственное хранение  впервые;

- справку о неполной  сохранности документов (если какие  – либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные  дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный  архив расписываются на всех экземплярах  описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и  один экземпляр акта остаются в государственном  архиве, третий экземпляр описи и  второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно  в делопроизводственной службе.

 

Хранение документов в электронной форме.

 

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации  хранения документов, созданных в  электронной форме.

Документы в электронном  виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в  электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий  диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком  диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь  вложенные в нее папки, которые  в свою очередь могут иметь  свои вложенные папки. Каждой папке  присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы). Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они  будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим  объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие  в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование  компьютерных технологий в офисе  – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность  документов складывается из:

- устойчивого электропитания;

- резервного копирования;

- антивирусной защиты;

- профилактики и диагностики  с использованием специальных  утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу  по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа.

 

База данных о  документах формируется в процессе их регистрации.

 

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и  после того, как все документы  за истекший год будут исполнены. База данных используется только для  справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В  зависимости от объема информации это  может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и  долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы  временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и  перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования  – бумажной или электронной –  и определяются специальными справочниками  – перечнями документов с указанием  сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок  компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование  производится автоматически. В противном  случае это делается вручную: документы  разделяются по срокам хранения, создаются  папки, соответствующие годовым  разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

 

Основные требования к оборудованию и помещениям архива.

 

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для  архива помещения и проведением  планово-предупредительного ремонта  помещений;

- оборудованием помещения  архива средствами пожаротушения,  охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального  оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и  т.д.);

- созданием оптимального  температурно-влажностного и светового  режима в помещении архива, проведением  санитарно-гигиенических мероприятий.

В соответствии с объемом  и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное  и оборудованное или приспособленное  для хранения документов.

Строительство специального здания архива может проводиться  как по типовым проектам зданий государственных  архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

Специальные помещения для  архива должны предусматриваться при  строительстве административных зданий для организаций, в структуре  которых действует архив. При  отсутствии специального помещения  для архива выделяется приспособленное  помещение в административных зданиях  организаций.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают  предоставление следующих помещений  для архива:

- хранилище для хранения  документов;

- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации  документов;

- помещения для работы  исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для  сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников  и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы  от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие  перегородок от рабочих комнат, изолируются  специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в  хранилища только с разрешения заведующего  архивом и в присутствии сотрудника архива.

Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или  применением пищевых продуктов  или химических веществ, и не иметь  общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища должны быть безопасными  в пожарном отношении, гарантированы  от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных  и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера  допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения  архива должны быть обиты металлическим  листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются  или пломбируются. Печать или пломбир  хранят вместе с ключами у дежурного  по организации или в установленном  правилами внутреннего распорядка месте.