Обработка личного дела для последующего хранения

     Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

     Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2011 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2011 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2012 г.

     Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

     Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы:

     1.Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номером) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

     2.Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер.

     3.Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, Приказы директора по основной деятельности. Форма внутренней описи, порядок её составления регламентируются основными правилами работы архивов организаций. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в её конце составляются итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в неё документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

     4.Составление  заверительной надписи (рис. 2). В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №____      В деле подшито и пронумеровано _______________________ листов,                                                             (цифрами и прописью)       в том числе:      литерные номера  листов ______________________________________;      пропущенные  номера листов ___________________________________      + листов внутренней  описи ____________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2               Наименование  должности      работника                         Подпись                  Расшифровка подписи      Дата

Рис. 2. Форма листа – заверителя дела

     Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается.

     Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами 14 и 15 был пропущен лист, то он нумеруется как лист 14а. Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.

     Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

     5.Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

     Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются основные правила работы архивов организаций, Государственная система документационного обеспеченья управления и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти.

     Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (Если она есть) формирования отдельных категорий дел, этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

     Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.

 

 

Список использованной литературы

1.Российская Федерация. Конституция (1993). - М.: Юрид. лит., 1993.

2.Тудовой кодекс Российской  Федерации.

3.Атаманчук Г.В. Государственное управление: организационно-функциональные вопросы. - М.: Экономика, 2009.

4.Басаков М. И. Приказ и деловое  письмо (требования к оформлению  и образцы документов согласно  ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие. 3-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2010.

5.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М.: Изд-во стандартов, 2010.

6.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2009.

7.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 2008.

8.Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010.

9.Делопроизводство в общеобразовательном учебном заведении: Рекомендации и метод, материалы. РИПКРО, 2012.

10.Документы и делопроизводство: Справ, пособие/ Сост. М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2009.

11.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М., 2010.

12.Корнеева А.П., Амелина A.M. Машинопись и основы делопроизводства. М.: Просвещение, 2011.

13.Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство. М., 2011.

14.Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2012.

15.Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М.: Научная книга, 2008.

16.Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЕР, 2012.

17.Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. Автор-составитель М. И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2011.

18.Управленческая документация. Классификатор. - М.: Книга сервис, 2009.

19.Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2009.

20. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2010

21.  Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2009.

22. Кузнецов И.Н. «Делопроизводство: учебно-справочное пособие» М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кº», 2010.

23.  Тимофеев М.В. Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – СПб.: Тритон, 2009.

24.  Микушина М.Н. «Делопроизводство в кадровой службе» - Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2011.

25. Сборник методических материалов по курсу «Документационное обеспечение управления» - М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2009.