Общие правила оформлени документов

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

1.СОСТАВ И СТРУКТУРА  РЕКВИЗИТОВ 5

2.ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ 7

3.ТИПЫ БЛАНКОВ 10

4.СОКРАЩЕНИЕ СЛОВ И  СЛОВОСОЧЕТАНИЙ 11

5.ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  ЦИФРОВЫХ

 И ТЕКСТОВЫХ   ТАБЛИЦ 12

6. ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ  В АНКЕТНОЙ И

ТРАФОРЕТНОЙ ФОРМЕ 13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 15

ПРИЛОЖЕНИЕ

Общие правила оформления документов

Пояснительная записка

стадия

лист

листов

Преподават.

Фамилия

Подпись

Дата

У

3

   20

Е.В. Михальченко

КИТТ.38.15.СР.4.9.08.ПЗ.

Учащийся

Фамилия

Подпись

Дата

Н.С. Горлова

25.04.12

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность  любого предприятия, в том числе  коммерческой организации, а также  органов государственной власти не обходится без документации. Это  связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление  однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В  качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа  для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. При этом  при создании документов многие не обращают внимание на грамотность и правильность оформления. Что может не только испортить имидж компании но и приведет к не рациональному использованию рабочего времени. А в бизнесе  потеря времени может привести к  банкротству  так  как при появлении сделки  на наиболее выгодных условиях, не правильно оформленный документ фирма может не успеть заключить выгодную для нее сделку. Так же документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Письменная экзаменационная работа

Лист

 Общие правила оформления документов

4

                                1.  СОСТАВ И СТРУКТУРА РЕКВИЗИТОВ.

Реквизит - обязательные составляющие элементы при составлении  документа.  Реквизиты делятся  на постоянные и переменные.  Постоянные  реквизиты присутствуют с момента  создания. Переменные вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов образуют формуляр документа. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

В соответствии с ГОСТом 6.3-2003 при подготовке и  оформлении документов используются следующие  реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение герба следует  выполнять на бланках ориентировочно в пределах  квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием  организации. (приложение № 1)

2. Герб субъекта Российской Федерации

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется  нормативными актами соответствующих органов власти.(приложение № 2)

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Помещают в соответствии с уставом (положением об организации). Не воспроизводят, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. (приложение № 3)

04-Код  организации

Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО).  Для  органов государственной власти и управления (ОКОГУ).  Код  является идентификации документа.

05-Основной  государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица  (приложение № 6)

Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06-  Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) (приложение № 6)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07- Код формы  документа (приложение № 6)

Проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД). (Приложение № 6)

08-Наименование  организации (приложение № 1)

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Письменная экзаменационная работа

Лист

Общие правила оформления документов

5

Сокращенное наименование организации помещают ниже полного(в  скобках). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указываются  в том случае, если оно является автором документа, и располагаются ниже наименования организации.

09-Справочные данные об организации (приложение № 6)

Включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес  электронной почты и др.)

10- Наименование  вида документа ((приложение № 6)

Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11- Дата документа (приложение № 3)

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более  организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год  – четырьмя арабскими цифрами. Допускается  словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

12-Регистрационный номер документа(приложение № 1)

Состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

13-Ссылка на регистрационный номер и дату документа(приложение № 6)

Включает регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ. Используется только в тех видах документов, например, письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос.

14-Место составления или издания документа

Место составления или  издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные об организации».

15-Адресат (приложение № 6)

При адресовании документа  должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. В состав реквизита  включают почтовый адрес,  если адресат – физическое лицо.

16 – Гриф  утверждения документа

Располагают  в правом верхнем углу документа.

Письменная экзаменационная работа

Лист

Общие правила оформления документов

6

Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности  лица, утверждающего документ, его  подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения.

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

17 – Резолюция 

Содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручение, срок исполнения, подпись и дату.

18 – Заголовок  к тексту (приложения № 1,6)

Отражает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы: о чем?(о  ком?), чего? (кого?).

К тексту документов, оформленных на бланках А5,  заголовок допускается не составлять.

19 – Отметка  о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Оформляется в верхнем правом углу.

20 – Текст  документа(приложения № 1,2,3,6)

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных  языках субъектов РФ.

Тесты документов оформляются  в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй части (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать  только одну заключительную часть. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации - текст излагают от первого лица единственного числа. В документах коллегиальных органов и протоколов  текст излагают от третьего лица единственного числа. В совестных документах текста излагают от первого лица множественного числа. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа, от первого лица единственного числа, от третьего лица единственного числа.

21- Отметка  о наличии приложения (приложение № 6)

Отметка о наличии приложения, названного в тексте,  оформляют следующим образом: Приложение: на 5л. в 2 экз.

Отметка располагается  от левого поля документа через три  интервала ниже текста. Если к документу  прилагают другой документ содержащий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующий образом:

Приложение: письмо Росархива  от 04.06.2010 № 23-09/45

                       приложение к нему, всего на 30л.

Приложение к документу  печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или  руководителем организации.

Письменная экзаменационная работа

Лист

Общие правила оформления документов

7

22- Подпись (приложение №1,2,3,6)

Располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав входит: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись; расшифровка подписи.

При подписании несколькими  лица, их подписи располагаются на одном уровне.

23- Гриф согласования документа

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24- Виза согласования  документа

Согласование документа  оформляется визой согласования документа, включающей подпись и должности визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

Визы проставляются  в нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

25 – Оттиск  печати(приложение № 1)

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

Оттиск печати проставляют  так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

   26- Отметка о заверении копии

Оформляется ниже  реквизита  «Подпись» и содержит следующие  элементы: заверительная подпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи.

Допускается заверение  копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

27- Отметка  об исполнителе (приложение № 6)

Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или лицевой оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

   28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения  об исполнении. Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе в  специально выделенной зоне.(приложение № 6)

29 – Отметка  о поступлении документа в организацию(приложение № 6)

Содержит очередной  порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять в виде штампа.

30 – Идентификатор электронной копии документа (приложение № 6)

Является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименования файла машинного носителя, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Используют для придания копии юридической силы.

Письменная экзаменационная работа

Лист

 Общие правила оформления  документов

8

2.ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ.

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга  и их составных частей между  собой рекомендуются следующие  сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документов:

Для А4 – 1,5 (для  текста, отделения друг от друга составных частей реквизитов, отделения реквизитов друг от друга 3(4)).

Для А5 – 1,5 (1) (для  текста, отделения друг от друга  составных частей реквизитов, отделения  реквизитов друг от друга 3,2 (4)).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера печатаются арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница», его сокращенных вариантов.

При компьютерном наборе текста необходимо соблюдать определенные правила. Рассмотрим некоторые из них:

- Точка в конце  заголовка и подзаголовках, включенных  отдельной строкой, не ставится.

- Порядковый номер  всех видов заголовков, набираемый  в одной строке с текстом,  должен быть отделен пробелом  независимо от того, есть ли после номера точка.

- Точка не ставится  в заголовке таблицы и внутри  нее. При отделении десятичных  долей от целых чисел лучше  ставить запятую (0,158), а не точку  (0.158).

- Перед знаком препинания  пробел не ставится. Тире выделяется  пробелами с двух сторон. Дефис пробелами не выделяется.

- Индексы и показатели  между собой и от предшествующих  и последующих элементов набора  не должны быть разделены пробелом (м3/с) 

- Нельзя набирать в  разных строках фамилии и инициалы, к ним относящиеся, а также отделять один инициал от другого.

- Не следует оставлять  в конце строки предлоги и  союзы (из одной-трех букв), начинающие  предложение, а также однобуквенные  союзы и предлоги в середине  предложений. 

- Последняя строка  в абзаце не должна быть  слишком короткой. Надо стараться избегать оставления в строке или переноса двух букв. Текст концевой строки должен быть в 1,5-2 раза больше размера абзацного отступа, т.е. содержать не менее 5-7 букв.

- Знаки процента (%) применяют  только с относящимися к ним  числами, от которых они не отделяются.

- Знаки градуса (°), минуты ('), секунды ('') от предыдущих  чисел не должны быть отделены  пробелом, а от последующих чисел  должны быть отделены пробелом (10° 15'), а  знаки номера (№)  и параграфа (§) применяют только  с относящимися к ним числами и отделяются пробелом от них и от остального текста с двух сторон.

- Абзацный отступ (красную  строку) устанавливать с помощью  пробелов запрещено; для этого  используются возможности текстового  процессора 

Письменная экзаменационная  работа

Лист

 Общие правила оформления  документов

9