Общие правила оформлени документов

 3. ТИПЫ БЛАНКОВ

Бланк документа –  это стандартный лист бумаги, с  нанесенными на нем постоянными  реквизитами. Стандартом установлены  следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Согласно учредительным документам организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документах организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09. Для писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны – угловое и продольное.

Для бланков писем характерны два  варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны – угловое и продольное.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты 01(02 или 03), 08,10,14 и 11, 12.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

  центрированным (начало  и конец каждой строки реквизита  равноудалены от границ зоны  расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается  от левой границы зоны расположения  реквизитов).

Пример  Общего вида бланка.

Государственное бюджетное учреждение Краснодарского края

НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ЦЕНТР

начального  профессионального образования

( НМЦ НПО) 

350002 г. Краснодар,  ул. Пашковская, 146

тел. 8 (861) 251-20-91, тел./факс 259-62-68

nmcnpo@yandex.ru

ИНН 2310065883  КПП 231001001

от_______________№_____________

на №_____________от_____________

Письменная экзаменационная работа

Лист

 Общие правила оформления  документов

10

2. СОКРАЩЕНИЕ СЛОВ И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ

В русском языке  используются сокращения трех видов: графические, буквенные аббревиатуры и сложносокращенные слова. Допускается употребление без расшифровки только общепринятых сокращений, понятных читателю. Другие сокращения должны быть расшифрованы при первом упоминании в тексте или даны списком сокращений в конце работы. При сокращении слов и словосочетаний следует соблюдать единообразие и все однотипные слова сокращать или не сокращать. Форма сокращения по всей работе должна быть одинаковой.

В любом контексте  самостоятельно употребляются пять общепринятых сокращений: т.е., и т.д., и т.п., и др., и пр. Не допускается использовать сокращения: т.о.– таким образом, т.н. – так называемый и т.к.– так как.

Условные графические  сокращения следует выполнять таким  образом, чтобы по оставшимся частям слов можно было достаточно просто и безошибочно восстановить полное слово.

В графических сокращениях  отсеченная часть слова обозначена графически – точкой, дефисом, косой  чертой, тире, а само слово при  чтении произносится полностью:

в., вв., г., гг. – при датах;

г., д., обл., с. – при  географических названиях;

г-жа, г-н, им., т. – при  фамилиях и названиях;

гл., ч., п., подп., разд., рис., с., см., ср., табл. – при ссылках  и сопоставлении;

После сокращений, установленных  государственным стандартом размерностей (см, м, кг, т и др.), точка не ставится.

Нельзя сокращать обозначения  физических величин, если они употребляются  без цифр. Исключение составляют единицы  физических величин в таблицах и  в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

Сокращения ГОСТ, ОСТ, РСТ, СТП пишутся прописными буквами  и падежное окончание в них  не наращивается: по ГОСТ 7.5-98. Не допускается  при переносе отрывать часть сокращения от его регистрационного номера и  употреблять его без номера.

Сокращенные наименования учреждений могут быть образованы:

аббревиатурой: ФТС (Федеральная  таможенная служба), составленной из первых букв полных наименований;

по слоговому принципу: Минэкономразвития, Госкомохраны.

Буквенные аббревиатуры склоняются, если читаются по слогам и  род ведущего слова совпадает с родовой формой самой аббревиатуры. При этом падежное окончание пишется строчными буквами и слитно с аббревиатурой: МХАТа, вуза (но, СВХ).

Географические названия, употребляемые с сокращенной  формой родового понятия (слова город, река, улица), не склоняются, а пишутся в форме именительного падежа единственного числа.

Письменная экзаменационная работа

Лист

 Общие правила оформления  документов

11

5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЦИФРОВЫХ И ТЕКСТОВЫХ ТАБЛИЦ.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф должны быть согласованы с заголовками.

В конце заголовков и  подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают  в единственном числе

Ограничительные слова "более", "не более", "менее", "не менее" и др. должны быть помещены в одной  строке или графе таблицы с  наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы  физической величины, если они относятся  ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая.

Цифровые значения пишутся  только арабскими цифрами. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе таблицы непосредственно перед их наименованием.  Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части — над каждой ее частью.

Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается  указывать один раз.

Если числовые значения величин в графах таблицы выражены в разных единицах физической величины, их обозначения указывают в подзаголовке каждой графы.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы  разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

Пример таблицы.

 Возрастная структура производственного  оборудования в промышленности  России (в %)

Письменная экзаменационная работа

Лист

 Общие правила оформления  документов

12

6.ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АНКЕТНОЙ

 И ТРАФАРЕТНОЙ  ФОРМЕ.

Трафаретные документы  имеют заранее напечатанный текст  с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Используется при оформлении некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных  в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы  приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки.

Фрагмент анкеты.

Анкета

(Заполняется  собственноручно)

1. Фамилия _______________________________________________________

Имя _____________________________________________________________ _

Отчество_____________________________________

Письменная экзаменационная работа

Лист

 Общие правила оформления  документов

13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современных условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

Значение делопроизводственного  обслуживания как одной из важнейших  сфер деятельности определяется рядом  факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут  быть доведены до уровня общей нормы  лишь при условии, что все участвующие  в процессах создания, обработки  и использования документов и  документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

Письменная экзаменационная работа

Лист

 Общие правила оформления  документов

14

Список используемой литературы

1. Н. Н. Куняев,  А. С. Демушкин,  А. Г. Фабричнов  Документооборот и делопроизводство:  Логос - 2011, 452 стр.
2. В.П.  Козориз,  Н.П. Лапицкая  Электронный учебник по делопроизводству:  учеб. -  Киев:,  2008, 356с.
3. Кирюхин Ю.Г., Усманова И.В., Кошелева Г.В. Автоматизация документирования деятельности организации: Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине "Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления". - Пенза: Пензенский гос. ун-т, 2008. - 66 с.
4. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. - Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008. - 159 с.
5. Н.В.Яковлева,  И.Н Кузнецов  Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учеб. М.:  Юрайт, 2011, 576 с.

Дополнительные источники:

6. www.spr.ru/klin-i-klinskiy-rayon/po-deloproizvodstvu.html
7. www.funnycong.ru/

Письменная экзаменационная работа

Лист

 Общие правила оформления  документов

15