Общие требования к деловому письму

Первый вариант. Опять-таки нужно соблюсти все реквизиты, отступив от края, с прописной буквы текст: "Обращаемся к Вам с просьбой... (здесь вы можете поставить - или  выслать, или послать) к нам... (свои реквизиты)... (такие-то или такие-то материалы, чертежи и т.д.)".

Второй вариант. Начинается письмо так, отступив, с прописной  буквы: "Мы будем весьма признательны, если Вы сможете прислать (или направить) к нам... (свой адрес, свои реквизиты)... (то-то и то-то)".

Далее, отступив, почти с  середины листа, с прописной буквы: "Искренне Ваша, Ирина Иванова" (Приложение Ж).

Примечания:

Если письмо подписывает  женщина, она должна поставить имя  и фамилию, может поставить: "госпожа  Иванова" или просто: "Ирина  Иванова". Если письмо подписывает  муж чина, он должен поставить только одну фамилию: "Иванов".

Если вы хотите послать  приложения с этим письмом, то это  оформляется следующим образом: в нижнем левом углу письма, ниже подписи, пишется слово "end" - это означает "прилагается" - и указывается число приложенных страниц.

Как правильно оформить письмо или поздравительную открытку к  отправке? Правила вложения поздравительной  открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в  три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне  конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной  стороной к стенке конверта, на которой  пишется адрес.

Если письмо попадает в  канцелярию или секретарю фирмы, то, как правило, оно вскрывается  с помощью ножниц: с правой стороны  конверта отрезают его часть. Руководители фирмы пользуются для этой цели специальными ножами, которые часто лежат на письменном столе. Этим ножом надрывается  верхняя часть конверта.

Итак, конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт. [2]

 

Заключение

 

Итак, на основе вышеизложенного  можно сделать вывод, что при  составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

исполнитель должен отчетливо  представлять себе сообщение, которое  хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать  двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют  пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы  должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается  лишь один аспект данного вопроса;

письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных  фраз;

объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного  текста;

с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют  на адресата раздражающе;

деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

 

Список использованных источников

 

1 Алехина И. Я. Имидж и этикет в бизнесе / И.Я. Алехина. - М.: Дело, 2003. – 112 с.

2 Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения / А.С. Ковальчук - Ростов-на-Дону : Дело, 2003. – 256 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

(справочное)

Пригласительное письмо для  партнера

 

       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Б

(справочное)

Письмо, уведомляющее о том, что приглашение принято

 

       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение В

(справочное)

Отказ от приглашения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Г

(справочное)

Рекомендательное письмо

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Д

(справочное)

Письмо-благодарность за гостеприимство

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Ж

(справочное)

Письмо-просьба

 

Ж.1 Первый вариант

 

 

Ж.2 Второй вариант