Организационно-правовые документы (виды, значение, структура)

Основные требования к тексту должностной  инструкции - это полнота определения  задач, четкая формулировка функций  и обязанностей. Если в должностной  инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и  обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении.

 

 

 

Кудряев В.А  Организация работы с документами – М.: ИНФРА-М, 2002.

 

4. Место документоведения среди различных наук.

Документоведение относится  к циклу наук об обществе, со многими  из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это  взаимодействие проявляется в различных  формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и  предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

Документоведение самым  тесным образом связано с исторической наукой. Как уже отмечалось, объектом документоведения является документ в  историческом развитии. Появление тех  или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

С другой стороны, сама форма  документа характеризуется относительной  самостоятельностью, наличием собственных  закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в  этом своём качестве тесно примыкает  к источниковедению – одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

На основании близости с источниковедением документоведение обычно относят к классу исторических наук, включая его в состав так  называемых вспомогательных и специальных  исторических дисциплин9, которые рассматриваются как субдисциплины источниковедения. При этом ряд авторов фактически размещают документоведение внутри дипломатики – вспомогательной исторической дисциплины, изучающей документы правового порядка. Другие исследователи, напротив, предлагают расширить круг проблем документоведения, включив в его состав такие вспомогательные исторические дисциплины, как дипломатика, палеография, метрология, генеалогия. Причём и те, и другие в большинстве своём фактически ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством.

Однако, несмотря на тесную связь документоведения с источниковедением, между ними имеются существенные различия, которые наблюдаются:

• в объекте исследования (источниковедение изучает, кроме письменных документальных источников, также и другие виды и формы исторических источников, в частности, вещественные);
• в целях исследования (источниковедение изучает документ с целью выработки методов извлечения необходимой информации);
• в хронологии (источниковедение изучает документы исключительно в ретроспективной среде, а документоведение - также в оперативной и в перспективной среде).

 

 

Кудряев В.А  Организация работы с документами – М.: ИНФРА-М, 2002.

Последнее отличие вообще не позволяет, на наш взгляд, относить документоведение к числу исторических дисциплин, как это делают многие авторы, поскольку историческая наука ограничена изучением лишь прошлого человеческого общества.

Следует также заметить, что в последнее время обнаружилась тенденция к тому, чтобы само источниковедение вывести за рамки исключительно исторической науки и рассматривать как интегрирующую дисциплину в системе гуманитарных наук, как элемент исторической антропологии, этнологии, социологии, т.е. всего гуманитарного знания. В результате такого подхода закономерно возникает комплексная проблема феномена документа и, как следствие, задача развития новой дисциплины – феноменологии документа.

По целям и объекту  изучения документоведение тесно связано  с архивоведением. Их объединяют общая задача – формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение – со стороны информационной ценности документа как исторического источника с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной ценности, как носитель информации, функционирующий прежде всего в современной социальной среде.

Документоведение оказывает  непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.

Немало общего можно  обнаружить также между документоведением  и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования – документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте. В то же время между документоведением и книговедением существуют и различия, которые заключаются прежде всего в том, что книга - объект книговедения – предназначена для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда как документ уникален.

Документоведение взаимосвязано  с правоведением, прежде всего с  такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы документов.

Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации. Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без  знания основ документоведения, организации  и технологии документационного обеспечения управления. Криминалисты исследуют природу документов, приёмы, способы преднамеренного искажения документированной информации и т.п. с целью раскрытия и расследования служебных подлогов.

Нельзя не сказать  и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между  документоведением и теорией  управления, менеджментом, поскольку  в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация.

Появление и успешное развитие в последние годы новой  научной дисциплины – информационного менеджмента ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

Стремительное наращивание  информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине XX столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых  своих проблем документоведение широко использует достижения в области  технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тесная связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные, частные. К числу общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук:

• системный метод;
• метод моделирования;

 

Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005

• функциональный метод;
• анализ;
• синтез;
• сравнение;
• классификация;
• обобщение;
• восхождение от абстрактного к конкретному и др.

Некоторые из перечисленных  методов, в свою очередь, также могут  классифицироваться. В частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое, натурное (физическое). Причём большинство из этих разновидностей применяется и в документоведении.

С общенаучными тесно  связаны специальные методы. Однако область их применения гораздо уже и ограничена, как правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой науками. К специальным методам в документоведении относятся:

• методы унификации и стандартизации документов;
• метод формулярного анализа;
• метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях;
• метод экспертизы ценности документов.

 

 

 

Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное  пособие. М.: ИНФРА-М, 2005

Заключение.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Главное назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

 Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Oни имеют юридическую силу до момента их отмены

B организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, фиксируется вся деятельность учреждения. Организационно-правовые документы oпределяют статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом и ее подразделений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Автоматизация регистрации документов: новые возмжности программных средств.  Бухгалтер. – 2003 – №1.
2. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез» – 2004
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез» – 2005
4. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005
5. Кудряев В.А  Организация работы с документами – М.: ИНФРА-М, 2002.
6. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. МЦФЭР – 2004

 

 

.