ВВЕДЕНИЕ
В процессе управления часто приходится
сталкиваться с такими задачами, решение
которых невозможно без привлечения многих
специалистов, обмена мнениями и информацией
по возникающим проблемам. Обсуждение
таких вопросов проводится на крупных
конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях
коллегиальных органов, совещаниях и т.д.
Они могут проводиться периодически или
иметь разовый характер. Проведение собраний,
заседаний может быть заложено в организационно-уставной
форме учреждения, организации, фирмы
(например, акционерного общества и т.п.).
Слово «совещание» определяется толковым
словарем как действие по глаголу совещаться,
т.е. сговариваться, советоваться, совместно
обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким
образом, под совещанием понимается такой
вид управленческой деятельности, когда
определенное количество участников собирается
в заранее оговоренном месте в обусловленное
время для обсуждения и принятия решений
по заранее поставленным вопросам.
Так как в принятии решений задействовано
много работников, такой вид управленческой
деятельности является наиболее дорогостоящим.
Стоимость совещания складывается из
заработка всех его участников, заработка
готовящих и обслуживающих его работников,
командировочных расходов, затрат на аренду
помещения, аппаратуру и других накладных
расходов. Как указывает LJ.Seiwert, «вряд ли
найдется другой вид такой деятельности,
при котором растрачивалось столько времени
стольких людей одновременно, как при
проведении совещаний».
Причины пустой траты времени и средств
чаще всего заключаются просто-напросто
в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно
подготовлены и организованы, неумело
проведены и неудовлетворительно подытожены.
Поэтому совещание должно быть подготовлено
особенно тщательно с детальной проработкой
всех организационно-технических мероприятий
как по организации, так и его проведению.
Предмет изучения: организационные и
технические проблемы подготовки крупных
совещаний.
Объект изучения: организационно-технические
мероприятия при подготовке крупных совещаний.
Цель исследования: проанализировать
организационные и технические проблемы
подготовки крупных совещаний.
Задачи исследования:
- изучить организационные
мероприятия при подготовке совещаний;
- рассмотреть технические
мероприятия при подготовке совещаний;
- проанализировать организацию
обслуживания совещаний;
- изучить ведение и
оформление протокола совещания.
Метод исследования: анализ
методической литературы по теме исследования.
Теоретической основой исследования
послужили труды отечественных ученых:
Байковой М., Быковой Т.А., Галахова В.В.
и др.
Структура исследования: курсовая
работа состоит из введения, двух глав,
заключения и списка литературы (20 источников).
I. Организационно-технические
мероприятия при подготовке совещаний
1.1. Организация подготовки
совещаний
В зависимости от состава участников
совещание может быть международным, всероссийским,
областным, городским, внутриучрежденческим.
Количество участников также может быть
различно. Сложность и объем вопросов
определяют и временные рамки совещания:
многодневное, однодневное, несколько
часов и в пределах 1-1,5 часа.
В соответствии с видом совещания,
количеством участников и временными
рамками проводятся различные подготовительные
организационно-технические мероприятия.
В учреждениях с постоянно действующими
коллегиальными органами (советами, коллегиями)
должен быть типовой регламент проведения
заседаний, где определены периодичность
заседаний и все процедуры подготовки
и проведения с указанием должностных
лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие
коллегиальные органы имеют секретаря,
основной обязанностью которого является
подготовка, обслуживание заседаний и
ведение документации этого коллегиального
органа. Для организации крупных совещаний
создается рабочая группа из сотрудников
различных подразделений. В небольших
организациях, коммерческих фирмах, акционерных
обществах работу по обслуживанию совещаний
выполняет секретарь.1
Начинается работа по подготовке
совещания с принятия решения о необходимости
его проведения, выносимых на него вопросах
и предполагаемых участниках, времени
и месте проведения. Постоянно действующие
коллегиальные органы (советы, коллегии)
имеют годовые, квартальные и месячные
планы работы, постоянный день и время
заседаний.
При подготовке больших совещаний,
конференций, встреч, на которых планируется
участие работников учреждений, организаций
из других краев, областей, международных
организаций рекомендуется предусмотреть
следующие моменты:
- выработка повестки дня и определение
круга предполагаемых участников;
- ознакомление предполагаемых
участников с повесткой;
- выработка регламента совещания;
- подготовка материалов, которые
будут рассматриваться на совещании: а)
доклада, информационного сообщения организатора
совещания, б) доклада, информационного
сообщения предполагаемых участников,
в) справочно-информационных материалов,
которые могут потребоваться в ходе совещания,
г) проекта решения;
- организационное обеспечение
совещания: а) регистрация участников,
б) размещение участников, в) транспортное
обеспечение участников, г) питание участников,
д) культурно-массовые мероприятия, е)
информирование участников по интересующим
их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами;
- организационные работы секретариата
совещания;
- техническое обеспечение проведения
совещания (оснащение помещения техническими
средствами);
- документирование работы совещания
(оформление документальных материалов):
а) составление протокола (стенограмма)
итоговых материалов, размножение итоговых
материалов, в) обеспечение этими материалами
участников совещания;
- анкетирование участников
совещания: а) о работе совещания, б) об
уровне организации и проведения совещания.2
На основании указаний руководителя
и по согласованию с ним разрабатывается
повестка дня. Повестка дня - это первый
документ, который составляется при подготовке
совещания.
Такие коллегиальные органы
как коллегии, различные советы и т.д. имеют
годовые, квартальные и месячные планы
работы. При формировании повестки дня
заседания такого коллегиального органа
выносятся на обсуждение как плановые
вопросы, так и оперативные по указанию
руководителя.
При составлении повестки дня
рекомендуется первыми ставить вопросы,
по которым больше приглашенных. После
их рассмотрения приглашенные могут уйти.
Остальные вопросы располагаются по степени
сложности от более сложных и трудоемких
к более простым.
В повестке дня указываются
вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии,
инициалы и должность лиц, докладывающих
каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются
с предлога «О», «Об», например:
Повестка дня
1. О работе технического совета
предприятия. Доклад главного инженера
предприятий кандидата технических наук
Зайцева А.И.
2. О работе по рационализаторству
и изобретательству в филиале предприятия
в г. Кемерово. Сообщение начальника технического
отдела предприятия кандидата технических
наук Федорова С.Н.
Или формулируются в именительном
падеже. Например:
Список участников - это второй
документ, который подготавливается. Если
это заседание постоянного коллегиального
органа - совета, правления, комиссии, то
список уже имеется и к нему лишь должны
быть добавлены приглашенные лица.
Приглашать на любые виды совещаний
следует только тех, без кого нельзя обойтись.
Это работники, которых непосредственно
касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители
решений или сотрудники, располагающие
специальными знаниями или имеющими опыт
в решении аналогичных проблем.
Четкой организации работы
способствует составление списка по определенной
форме, в которой заранее можно предусмотреть
все сведения, необходимые впоследствии
для контроля за ходом подготовки и проведения
совещания. Например:
Список участников совещания
01.02.2013г.
При необходимости список может
дополняться другими вопросами. Такой
список, размноженный в нужном количестве
экземпляров, можно будет использовать
одновременно при регистрации, для работы
хозяйственных служб, он может быть положен
на стол президиума совещания, что позволит
ведущим ориентироваться при непосредственной
организации работы совещательного органа.3
Имея повестку дня, список участников,
зная время и место проведения совещания,
приступают к оповещению участников. Оповещение
участников совещания должно быть проведено
заблаговременно, чтобы они могли спланировать
свой рабочий день, перенести при необходимости
дела, подготовиться к совещанию. В процессе
оповещения одновременно уточняется и
список участников совещания.
Уточнив список лиц, приглашенных
на совещание, составляются приглашения
(извещения) на совещание. В состав приглашенных
входят
- обращение;
- информация о дате и месте проведения
совещания;
- повестка дня;
- предложение принять участие;
- просьба о подтверждении участия.
Подписывают приглашения лица,
отвечающие за подготовку совещания. Определяется
регламент работы. Он должен предусматривать
четкую организацию хода совещания, порядок
рассматриваемых вопросов, определенные
процедурные стороны. Общая продолжительность
совещания не должна превышать трех-четырех
часов в день.
Регламент может быть приблизительно
таким:
- вступительное слово (оговариваются
временные ограничения по ходу совещания
и ориентировочное время его окончания)
— не более 10 мин.;
- основной доклад — до 30 мин;
3) вопросы докладчику — не более 2 мин
каждый;
- содоклад, сообщение — не более
10 мин;
- вопросы содокладчику — не
более 1 мин на каждый;
- выступления 5-7 мин;
- ответ докладчика — не более
5 мин;
- ответы содокладчиков — не
более 3 мин на каждый;
- справка по ходу совещания
— не более 3 мин;
- чтение проекта решения —
не более 5 мин;
- предложения по проекту решения
— не более 3 мин;
- подведение итогов совещания
— не более 10 мин.4
Если в совещании участвует
до 50 человек, перерыв делают через каждые
50 мин, его продолжительность — не более
10 мин. При большем числе участников перерыв
делают через 1,5 часа работы на 15 мин.
Если в подготовке совещания
участвует целая группа, нужен план, утвержденный
должностным лицом, отвечающим за совещание.
1.2. Технические мероприятия
при подготовке совещаний
Оповещение может быть проведено
двумя способами: письменно с посылкой
приглашения (извещения) или устно (по
телефону). Если все участники совещания-работники
одной организации, достаточно их оповестить
по телефону, переговорив лично или передав
приглашение через сотрудников подразделения.
Распространённым способом приглашения
на совещание являются телефонограммы.
Они используются обычно для приглашения
сотрудников подведомственных организаций.
Пример приглашения телефонограммой:
В постоянно действующих коллегиальных
органах: советах, коллегиях, комиссиях
и т.д. повестка дня с указанием места и
времени заседания обычно рассылается.
Если для участия в совещании
приглашаются работники других организаций,
составляется письмо-приглашение. В нем
помимо указания, кто проводит совещание,
вопросов для обсуждения, времени (даты
и часа) и места проведения могут указываться
дополнительные условия участия: предоставление
гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения
участия и т.д. Если не предполагается
посылка повторного приглашения после
получения подтверждения об участии, в
первом письме-приглашении дается полный
адрес места проведения совещания с подробным
описанием, как проехать и пройти. Если
рассылается повторное приглашение лицам,
подтвердившим своё участие, то эти сведения
будут указаны в повторном приглашении.
Например:
Другой пример:
Сегодня для оперативной рассылки
приглашений чаще всего используются
современные формы связи - факс или компьютерная
почта. Преимущество рассылки с помощью
компьютера состоит в том, что имея текст
приглашения и список на рассылку, компьютер
осуществляет автоматическую рассылку
приглашений, добавляя в каждое приглашение
конкретный адрес и обращение к адресату.
В случае отправки письменного
приглашения любой формой связи желательно
по телефону проверить, дошло ли приглашение
до адресата. Отправив приглашение, в списке
участников совещания делают отметку
о посылке письма, телефонограммы, оповещении
по телефону и полученных ответах (принятие
приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).
Для успешного проведения совещания,
плодотворной работы его участников и
оперативного обсуждения вопросов большое
значение имеет своевременная подготовка,
размножение и рассылка участникам документов,
намечаемых для коллегиального обсуждения.
К таким документам, прежде всего, относятся
доклады (сообщения) или тезисы выступлений
основного докладчика и содокладчиков.1
Сегодня большие доклады (сообщения)
практически не зачитываются. Участники
совещания имеют их текст (или тезисы)
и поэтому докладчик в ограниченные временные
рамки подчеркивает лишь самые основные
положения своего выступления. Кроме того,
заранее готовятся и размножаются информационно-справочные
документы, позволяющие глубже вникнуть
в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы,
графики, справки, экономические расчеты,
планы, обзоры и т.д.
Секретарю-помощнику или секретарю-референту,
службе делопроизводства руководитель
может поручить сбор и предварительный
анализ необходимой информации для выступления,
которое он предполагает сделать. Обычно
не требуется подготовки текста выступления,
надо лишь подобрать полную, точную, предельно
достоверную информацию. Это может быть
подборка необходимых документов: законодательно-нормативных,
распорядительных документов, отчётов,
актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше
сделать подборку в виде ксерокопий, т.к.
на них можно фломастером, ярким карандашом
и другими средствами выделить наиболее
важные места, цифры, фамилии и другую
информацию, необходимую для доклада.
Можно составить и информационно-обзорный
реферат по интересующей руководителя
теме. Однако такая работа может быть выполнена
только сотрудником или секретарем-референтом
высокого класса с высшим образованием.