Организационно-технические мероприятия при подготовке крупных совещаний

Председатель - Харченко В. И.

Секретарь - Веселкова С.Л.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.9

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: «На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется.

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности не указывается, так как она уже указана в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления. Например:

Соколов А.В - какие приняты меры по ликвидации аварии?

Колесов И. К.- к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1 СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.П. - краткая запись выступления

Иконников И.И. - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам  провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.

1.2 Иванову П.И. организовать  в помещении информационного  центра выставку современных  технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 1998 г..

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель                        подпись         В.П.Каштанов

Секретарь                              подпись         К.Р.Редькин

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

Например:

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения совещаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Совещаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки совещания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких совещаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом совещании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на совещание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на совещание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

 

 Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой.

Организаторам совещания нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует большего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:

I. Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания.

II. Определение места совещания (выбор помещения).

III. Оповещение участников совещания.

А. составление приглашения.

В. передача приглашения.

IV. Уточнение списка участников.

V. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании.

А. основного сообщения.

В. справочно-информационных материалов.

С. проекта решения.

VI. Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей.

VII. Определение финансовых расходов.

VIII. Проведение организационных мероприятий.

А заказ гостиницы.

Б заказ транспорта.

С организация кофе-паузы.

В организация культурно-массовых мероприятий.

Г закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

IX. Проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащенность).

Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Байкова, И. Полное руководство секретаря-референта [Текст] / И.Байкова. – М.: Рид Групп, 2012. – 208 с.
2. Басаков, М. Справочник секретаря-референта [Текст] / М.Басаков. – Ростов н/Д.: Феникс, 2008. – 416 с.
3. Быкова, Т. А. Подготовка совещаний и заседаний : практ. пособие [Текст] / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова. - М.: Инфра-М, 2000. – 188 с.
4. Галахов, В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского дела: учеб. пособие  [Текст] / В.В.Галахов. – М.: ИЦ Академия, 2009. – 240 с.
5. Галахов, В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского дела: учеб. пособие [Текст] / В.В.Галахов. – М.: ИЦ Академия, 2011. – 240 с.
6. Галустова, О. Секретарское дело. Конспект лекций [Текст] / О.Галустова. – М.: А-Приор, 2011. – 128 с.
7. Коробейникова, K., Документационное обеспечение делового общения [Текст] / К.Коробейникова, О.Купрюшина. – М.: Инфра-М, 2007. – 304 с.
8. Круглянская, Л. Настольная книга секретаря [Текст] / Л.Круглянская. – М.: Герда, 2007. – 448 с.
9. Кузнецова, Т. В. Секретарское дело : учеб.-практ. пособие [Текст] / Т. В. Кузнецова. - 6-е изд., испр. и доп. – М. : Журн. «Упр. Персоналом», 2006. – 240 с.
10. Михайлов, Ю. Секретарь руководителя. Универсальный справочник [Текст] / Ю.Михайлов. – М.: Альфа-Пресс, 2010. – 576 с.
11. Новейший справочник офис-менеджера [Текст] – Ростов н/Д.: Феникс, 2010. – 352 с.
12. Петрова, Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта [Текст] / Ю.А.Петрова. – М.: Омега-Л, 2008. – 320 с.
13. Рогожин, М. Документы делового общения [Текст] / М.Рогожин. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2011. – 208 с.
14. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие [Текст] / под ред. И. К. Корнеева. – М. : ТК Велби : Изд-во Проспект, 2005. – 288 с.
15. Стенюков, М. В. Секретарское дело: практ. рекомендации [Текст] / М. В. Стенюков. - М.: Гардарики, 2001. – 210 с.
16. Стенюков, М. В. Секретарское дело [Текст] / М.В.Стенюков. - М.: Приор, 2006. – 214 с.
17. Теплицкая, Т. Ю. Настольная книга секретаря-референта [Текст] / Т.Ю.Теплицкая. -  Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 348 с.
18. Шалашень, C. Современный секретарь: актуализация компетенций [Текст]/ С.Шалашень, Т.Оскерко. – Мн.: Издательство Гревцова, 2008. – 264 с.
19. Шкатулла,  В. И. Настольная книга менеджеров по кадрам [Текст] / В. И. Шкатулла.  – М.: ИНФРА-М, 2007. – 298 с.
20. Энговатова, О. 500 советов секретарю [Текст] / О.Энговатова. – М.: Альфа-Пресс, 2006. – 224 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1Байкова И. Полное руководство секретаря-референта. – М.: Рид Групп, 2012. – С.112.

 

2 Галахов В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского дела. – М.: ИЦ Академия, 2009. – С.128.

3 Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта. – М.: Омега-Л, 2008. – С.211.

 

4 Энговатова О. 500 советов секретарю. – М.: Альфа-Пресс, 2006. – С.145.

 

5 Кузнецова Т. В. Секретарское дело. – М. : Журн. «Упр. Персоналом», 2006. – С.134.

 

6 Басаков  М. Справочник секретаря-референта. – Ростов н/Д.: Феникс, 2008. – С.102.

 

7 Галустова О. Секретарское дело. Конспект лекций. – М.: А-Приор, 2011. – С.99.

 

8 Круглянская Л. Настольная книга секретаря . – М.: Герда, 2007. – С.309.

 

9 Стенюков М. В. Секретарское дело. – М.: Гардарики, 2001. – С.178.