Организационные документы, их назначение и основные виды

 

Факультет – юридический

Специальность – юриспруденция

Кафедра  уголовного права  и процесса

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Делопроизводство»

 

                                                              

                                                              

                                                               студентки 4 курса, группы ЮЗ-401

                                                              

                                                               Преподаватель:

                                                             

                                                               Дата сдачи:______________

                                                             Оценка:_________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тема: «Организационные документы, их назначение и основные виды»

Содержание

Глава 1. Понятие и назначение организационных документов………………………………………………………………………...3

Глава 2. Основные виды организационных  документов……………………….6

Задание №7……………………………………………………………………….23

Задание №28…………………………………………………………………...…23

Список использованных источников…………………………………...………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие и назначение организационных документов

Просто невозможно себе представить, как бы функционировала та или  иная организация, будь то государственное  предприятие или коммерческий банк, научно-исследовательский институт или воинская часть, без таких  фундаментальных вещей как собственный устав, без положений о соответствующих структурных подразделениях, без штатного расписания своих сотрудников, без распорядка работы, без должностных инструкций, наконец.

Все вышеперечисленные документы  и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через них реализуется  одна из основных управленческих функций  – организационная, в рамки которой  вписывается, в частности, юридическое  оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры  и численности персонала, регламентация  деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных  органов организации, установлении режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий  некоторые другие вопросы.

Главное назначение – с  помощью организационных документов осуществляются регламентация и  документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности  и состава, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового  распорядка для сотрудников организации  и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей¹.

С учетом выше сказанного можно  сделать вполне определенное заключение об общем содержании организационных  документов – сердцевину его составляют положения, подлежащие обязательному  выполнению всеми сотрудниками организации  и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального  функционирования предприятия или  учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как  бы определяют границы правового  поля, в пределах которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.

Документам организационной  группы присущи некоторые общие  характерные черты. Помимо того, что  именно в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1) подготовке этих документов  всегда предшествует конкретизированная  по срокам и последовательности  осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2) введение организационных  документов в действие всегда  осуществляется после утверждения  документа соответствующим руководителем.

3) организационные документы  относятся к документам бессрочного  действия и сохраняют свою  юридическую силу до момента  их отмены.

4) организационные документы  – это документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс  взаимосвязанных вопросов.

5) для большинства таких  документов существуют единые  требования к порядку и стилю  изложения их содержания.

6) общие требования к  оформлению организационных документов  остаются едиными для всех  документов данной группы².

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Основные виды организационных  документов

Среди наиболее распространенных организационных документов выделим:

1. устав
2. должностная инструкция
3. положение
4. штатное расписание
5. правила внутреннего трудового распорядка

Устав предприятия представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие  вопросы функционирования предприятия, включая порядок его образования  и реорганизации (ликвидации).

Как правило, устав предприятия  включает в себя следующие основные разделы: общие положения, сведения об уставном капитале, организационно-правовые основы деятельности, управление предприятием, правила ведения учета и отчетности, порядок использования прибыли  и иных накоплений предприятия, порядок  прекращения деятельности, особые вопросы  деятельности предприятия.

           Раздел «Общие положения» должен  содержать в себе сведения  о:

а) полном и сокращенном  наименовании предприятия;

б) статусе предприятия;

в) предмете и целях его  деятельности;

г) нормативных документах, регламентирующих деятельность предприятия;

д) наличии филиалов, дочерних предприятий и представительств;

е)наличии зарегистрированного  товарного знака, прочих атрибутов  юридического лица;

7.почтовом (юридическом)  адресе.

Раздел «Сведения об уставном капитале предприятия» содержит:

а) общие сведения о соучредителях (участниках) предприятия;

б) размеры их вкладов;

в) условия изменения размеров уставного капитала;

г) имущественные права  участников по отношению к отдельным  объектам в имущественном составе  предприятия.

В разделе «Организационно-правовые основы деятельности предприятия» определяются:

а) цели деятельности предприятия;

б) виды (направления) деятельности;

в) механизм взаимоотношений  предприятия с партнерами;

г)права участников предприятия  при осуществлении его финансово-хозяйственной  деятельности;

Раздел «Управление предприятием»  регламентует:

а) структуру и основные задачи управления предприятием;

б) состав органов управления;

в) полномочия органов.

Здесь же , в зависимости  от формы управления предприятием, должны особо оговариваться сроки  созыва и порядок проведения общих  собраний акционеров, порядок и сроки  проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности предприятия, а  также информирования о результатах  проверок участников предприятия и  т.д.

Разделом «Правила ведения  учета и отчетности в организации» устанавливаются:

а)  порядок ведения  бухгалтерский и статистической отчетности;

б) порядок представления  сведений о результатах финансово-хозяйственной  деятельности предприятия в Государственную  налоговую инспекцию;

в) порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также информирования об этом участников (сотрудников) предприятия.

В разделе «Порядок использования  прибыли и иных накоплений предприятия» должны найти свое отражение вопросы:

а) распределения и последующего использования прибыли;

б) порядка использования  иных накоплений предприятия (как то: страховой фонд, резервный фонд и  др.).

Раздел «Порядок прекращения  деятельности предприятия» устанавливает:

а) порядок ликвидации организации;

б) порядок изменения характера  деятельности организации.

В разделе «Особые вопросы  деятельности организации» оговаривается  порядок разрешения споров организации  с прочими юридическими и физическими  лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики  деятельности той или иной организации  и требующие документального  разъяснения (регламентации).

Наряду с вышеперечисленными в устав организации могут  быть включены и иные разделы, содержание которых будет прежде всего отражать особенности порядка функционирования предприятия.

Отдельного комментария  заслуживает порядок оформления уcтава предприятия. При этом следует  иметь в виду, что процедура  утверждения устава предприятия  происходит, как правило, на общем  собрании его соучредителей (участников), что должно найти свое отражение  в грифе утверждения, располагаемом  в правом верхнем углу первого  листа документа:

                                                                      «УТВЕРЖДЕН

                                              решением общего собрания соучредителей 

                                              Общества с ограниченной ответственностью

                                                               «Корнилов и компаньоны» 

                                                             (протокол №2 от 29.06.2001 г.)».

Должностная инструкция — организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Типовая должностная  инструкция включает в себя следующие  разделы:

1. Общие положения.
2. Обязанности сотрудника (категории сотрудников).

    3. Квалификационные  требования к сотруднику (категории  сотрудников).

3. Заключительные положения.

Раздел «Общие положения» определяет:

а) область компетенции (ответственности) данного сотрудника (1—3 пункта);

б) подчиненность  сотрудника;

в) подчиненных  сотрудника (отдельные должностные  лица или подразделения).

Раздел «Обязанности сотрудника (категории сотрудников)» содержит подробное описание повседневных обязанностей сотрудника по принципу «от главного к второстепенному». При этом основное внимание акцентируется на вопросах, связанных с исполнением контрольных функций, подготовкой (исполнением) различных документов, а также сроках выполнения тех или иных мероприятий.

Перечень обязанностей целесообразно излагать по направлениям деятельности (в том случае, если таких направлений  несколько).

Раздел «Квалификационные требования к сотруднику

(категории сотрудников)»  содержит сведения о квалификационных требованиях, предъявляемых к сотруднику, занимающему данную должность (как правило, это образовательный ценз и стаж работы).

Раздел «Заключительные  положения» в зависимости от специфики характеризуемой должности может включать в себя:

1. сведения об  ответственности сотрудника за  невыполнением (неполное или недолжное выполнение) своих обязанностей;

2. сведения об  особых обязанностях сотрудника (обязанностях на особый период деятельности организации);

3. основные нормативные документы, которыми сотрудник дол жен руководствоваться при выполнении своих должностных обязанностей;

4. порядок замещения  сотрудника на период его временного  отсутствия.

При необходимости  в заключительном разделе должностной  инструкции могут быть отражены другие насущные вопросы, связанные с исполнением обязанностей по характеризуемой должности.

Разрабатывается инструкция руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения).

В процессе отработки  документ визируется руководителями смежных подразделений, а также руководителем юридического отдела (юристом).

Уточненный, согласованный  и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком и представляется на утверждение руководителю организации (одному из его заместителей).

Оформление должностной инструкции производится на листах бумаги формата А4.

Титульный лист документа исполняется на общем  бланке и должен содержать:

- полное официальное наименование организации;

- наименование  вида документа;

- номер и дату написания  документа;

- место составления (написания);

- заголовок к  тексту документа, включая наименование  подразделения и должности;

- подпись разработчика (руководителя соответствующего подразделения);

- гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации (его заместителя).

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

………………………….