Организация архива предприятия

Проект плана обсуждается  руководством архива предприятия, при  необходимости согласовывается  с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.

Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под  руководством начальников соответствующих  подразделений, как правило, на предстоящее  полугодие или квартал.

Индивидуальным планированием  занимаются работники архива предприятия  по указаниям его руководителя и  начальников соответствующих структурных  подразделений. Проект индивидуального  плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения.

Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно  доводятся до сведения руководства  предприятия.

Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом.

Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются основные показатели труда работников структурных подразделений. В целях привлечения внебюджетных средств архив предприятия вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций.

Прием-передача дел архива предприятия производятся при смене  руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.

При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного  аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.

Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации  предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым  осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа.

В архив сдаются дела, оконченный производством, на срок хранения более 10 лет, а так же дела по личному  составу. Передача дел в архив осуществляется по описи составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел  необходимо проверить:

• правильность формирования и оформления дел;
• соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке  и содержимым дела. Принцип формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в архив, должны в структурном подразделении  проходить полное оформление. Полное оформление – это когда каждое дело переплетено и подшито, листы  пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов, на которых находится документ.

Организация хранения документов –  система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование  документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществятся:

• Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов(здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);
• Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).

Система мер по организации  хранения должна обеспечивать сохранность  документов и контроль их физического  состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передачи документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Режимы хранения.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в  темноте. Все виды работ с документами  должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.  Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным

Естественное освещение  в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов  светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробах, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.

Для искусственного освещения  применяют лампы накаливания  в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускаются применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектора типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в  диапазоне видимого сектора не должен превышать: на вертикальной поверхности  стеллажа, на высоте 1 м от пола – 20-50 лк (люкс), на рабочих столах – 100 лк (люкс).

Температурно-влажный  режим

В помещениях хранилищ, оборудованных  системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный  температурно-влажностный режим, учитывающий  специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17-19˚С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов – черно-белых (15˚С и 40-55%) и цветных (2-5˚С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15-20˚С и 50-65%.

Резкие колебания температуры  и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия  по оптимизации климатических условий  на основе рационального отопления  и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При дополнительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно-влажностный  режим в хранилищах контролируется путем регулятора измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два  раза в неделю, при нарушениях режима хранения – ежедневно.

Контрольно-измерительные  приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе  на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания  приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Охранный режим. Охранный режим обеспечивается выбором места  размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы  охраны, сигнализацией, соблюдением  мер пропускного режима, порядка  доступа в хранилище, опечатыванием  помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. Не доступные извне окна устанавливают запираемые металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях – другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых  временно хранятся архивные документы  и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и  т. п.).

Оборудование. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно  стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается расположения средств хранения вплотную к наружным стенкам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств  хранения осуществляется в соответствии с нормами:

• Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
• Расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
• Расстояние межу наружной стенкой здания и стеллажами, параллельные стене – 75 см;
• Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
• Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.
• Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.
• Документы размещаются на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т. п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
• Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках;
• Микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные рекорды, наматываются в рулон на сердечники фотослоем наружу, и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097 – 78;
• Микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ – 65 – 92.

Место хранение электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специальном подразделении.

Обязательными условиями  архивного хранения ЭД является:

1. наличие в архиве  программно-аппаратных средств для  хранения, копирования и воспроизведение ЭД, их перезапись в новые форматы, передачи информации по каналам связи и т. д.;

2. обеспечение доступа  к информации установленных категорий  пользователей, а также обеспечение  защиты информации от несанкционированного  доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

3. обеспечение режима  хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание  оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители. Не допускается  размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Топография. Все помещения  архива, а так же стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении  стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления  места хранения документов в хранилищах составляется постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Карточки постеллажного  топографического указателя составляется на каждый стеллаж и располагается  по порядку номеров стеллажей  в пределах отдельного помещения.

Карточки пофондового  топографического указателя составляется на каждый фонд и располагаются в  порядке номеров фондов. При необходимости  архивом организации может проводиться  топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных  подразделений организации.

Архивохранилище. Архивы размещают в специально построенных  или приспособленных для хранения документов здания или отдельных  помещениях здания. Специальные помещения  для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве  или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организацией выделяется приспособленное помещение  в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производятся в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.