Организация архива предприятия

Введение

Один из важнейших  резервуаров памяти человечества –  архивы. Архивное дело с древнейших времён было делом государственным. Но когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. 

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они  долговечны, специально создаются для  хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. 

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции. Первая функция - сохранить документы. Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Основной учетной единицей архива является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему.

Целью написания реферата является изучение организации архива предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:  
1. Рассмотреть общие понятия об архивах. 

2. Охарактеризовать структуру архива предприятия

3. Раскрыть порядок комплектования и использования документов архива. 

Ценными документами  располагали архивы центральных  учреждений. 
Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились дела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в Москве — основная часть дел Посольского приказа.

В конце 60-х годов XVIII в. был создан Межевой архив, хранивший  документы генерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины XIXв. Документы двух видов — картографические и текстовые — закрепляли помещичье землевладение. Значительный интерес представляют документы министерств, созданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, что привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второй четверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться в общеминистерские. 
Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив коллегии иностранных дел, хранивший документы бывшего Посольского приказа и документы по истории царской семьи.

На основе документов бывшего Разрядного приказа был  создан Разрядно-Сенатский архив, хранивший  документы по внутренней истории  России. В начале 70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местных учреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранивший документы о помещичьем землевладении.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о архиве согласовывается  с соответствующим учреждением  Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается  от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Архив учреждения в своей  работе руководствуется законодательством  РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.

Основными документами, на основании которых ведется  работа архива, являются:

• положение об архиве;
• инструкция о службе документационного обеспечения управления;
• должностные инструкции сотрудников.
• Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
• К ним относятся:
• план работы архива на год;
• планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
• планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
• отчет о выполнении годового плана;
• дневник учета труда работников архива;
• табель учета рабочего времени работника архива.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета  труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Архив для привлечения  внебюджетных средств имеет право  в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

Архив предприятия может  функционировать на правах:

• Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.
• Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура  архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых  на него задач и функций, состава  дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

• отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;
• отдел хранения научно-технической документации;
• отдел хранения документации на электронных носителях;
• отдел комплектования;
• отдел учета;
• отдел организационно-методического обеспечения;
• администрация архива.

К числу основных задач  независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

• комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
• учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
• создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
• подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций  по приему, учету, обеспечению сохранности  и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

Временное хранение дел  предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Для временного хранения документов состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом  носителя, на предприятии могут создаваться  специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

Основные направления  повседневной деятельности архива предприятия:

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия  могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Когда штаты и структура  архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Планирование может  быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

• из введения;
• текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
• расчетной части;
• предложений.

Расчетная часть плана  включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который  составляется в соответствии с разделами  плана и также содержит расчетную  часть. К годовому отчету архива могут  прилагаться документы централизованного  государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

Учет документов в  архиве организации - это определение  их количества состава в установленных  единицах учета и регистрация  принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной  формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в  архиве организации является одним  из средств обеспечения их сохранности  и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и  непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем  присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия  привлекаются начальники структурных  подразделений, а руководит ею заведующий архивом.

Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.

Разработка проекта  плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного  квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную  записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.