Организация делопроизводства на предприятиях

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

имени В.С.Черномырдина»

Губкинский институт (филиал)

ФГБОУ ВПО «Московский государственный открытый университет

имени  В.С. Черномырдина»

 

Кафедра иностранных языков

Контрольная работа

по предмету «Документирование управленческой деятельности»

на тему: «Организация делопроизводства на предприятиях»

 

                            

                              Выполнила:

                               Левина Т. П.

                                        студентка 3 курса

                                                    заочной формы обучения

                                              специальность 080502

                                   шифр  2412026                        

             

                             Проверила:

                      доцент                            

                                      Дружинина В.И.

 

 

Губкин, 2012 г.

Содержание

     Введение………………………………………………………………………..3

1. Организация службы делопроизводства……………………………...…..5
1. Общие требования………………………………………………...……5
2. Организационные формы работы с документами……………………6
3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства….8
4. Задачи и функции службы делопроизводства………………………...9
5. Должностной и численный состав службы делопроизводства….....11
6. Нормативная регламентация службы делопроизводства…………...12
7. Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД…………………….…………………14

Заключение…………………………………………………..……………….18

Список использованной литературы……………………………………….20

 

 

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических  задач определяет жизнеспособность фирмы, организации, предприятия.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность  в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения,  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.[1,15]

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления  на предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) – это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке  и хранении. От того, насколько правильно  составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  многих документов предписано законами. При проверке работы организации, прежде всего, проверяют документы, в которых деятельность организации или предприятия зафиксирована.

Организация и ведение  делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту  работу на предприятии ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).[3,21]

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной  проработкой проблемы документационного  обеспечения управления в организациях и на предприятиях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. 

1. Организация службы делопроизводства.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию  работы с документами.

1.1 Общие требования.

В любой организации решение  проблем документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение –  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников  службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами,  от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными  системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает  решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в  соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в  соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной  нормативной базы, стандартов в части  контроля над качеством, создаваемых на предприятии документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного  управленческого аппарата структуры  службы делопроизводства, регламентацию  разнообразных и сложных отношений  и связей между подчинёнными и  соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации,  что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.[7,48]

Среди организационных проблем  обычно выделяют:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
• выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;
• рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• повышение квалификации сотрудников службы.

 

1.2 Организационные  формы работы с документами.

Практика выработала три  формы организации работы с документами  в любом управленческом  аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма  предполагает сосредоточение всех технологических  операций по работе с документами  в ведении одного специализированного  структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется  полный цикл технологических операций по обработке документов от момента  их получения или создания до сдачи  в архив; приём и обработка  поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных  операций по обработке документов является  наиболее рациональной формой организации  делопроизводства, так как позволяет  снизить затраты на обработку  документов, улучшить организацию труда  работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация  работы с документами возможна только в небольших учреждениях с  объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.[8,231]

Децентрализованная форма  организации документационного  обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение  одной организации создаёт свою собственную службу для работы с  документами, в которой автономно  выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций  и учреждений, аппарат которых  территориально разобщён, а также  для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические  особенности (например, исходя из соображений  защиты информации или самостоятельности  деятельности структурных подразделений).[8,233]

Смешанная форма организации  работы с документами – самая  распространённая. При этом часть  операций (чаще всего приём и обработка  поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками  исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается  в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.[2,36]

Чаще всего в структурных  подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские  документы, в отделе кадров – документы  по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров  позволяют организовать приём и  регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.[6,23]

В создании и организации  службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной  формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

1.3 Типовые организационные  структуры службы делопроизводства.

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объёма функций органа управления между  структурными подразделениями и  схема их  взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ  частично регламентировали названия служб  делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и предприятий к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся  в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется  работа с документами, и как орган  контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в  отрасли. Управление делами имеют следующий  типовой состав структурных подразделений:

· секретариат

· инспекция при министре

· канцелярия

Канцелярия создаётся  на государственных предприятиях, в  научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях. В составе  канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.