Организация делопроизводства на предприятиях

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре  общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших  учреждениях и организациях, не имеющих  внутренней организационной структуры.[9,21]

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

 

1.4 Задачи и  функции службы делопроизводства.

  Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

·         постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

·          обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный  архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими  документами;

·          сокращение документооборота;

·          разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.[5,23]

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой  состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2.  Разработка и проектирование бланков документов.

3.Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5.Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

7.Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

8.Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.[7,206]

 

1.5. Должностной и численный состав службы делопроизводства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники  службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты  и технические исполнители.

Руководители. Категория  включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего  канцелярией, заведующего общим  отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего  архивом и т.д. Основная функция  руководителя – планирование и распределение  работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения  в целом, его структурных звеньев  и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного  персонала.

Специалисты. В эту категорию  включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции  специалистов связаны с выполнением  как технических и оперативных  задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее  время слово «специалист» стало  обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители  – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной  техники. Обязанности технических  исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую  часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории  рабочих отнесены только операторы  копировальных бюро.[7,81]

Оптимальная численность  делопроизводственных работников по отношению  к общему количеству работающих в  данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств – 12-15%, для промышленных предприятий  – 0,5% общего числа работающих.

 

1.6 Нормативная  регламентация службы делопроизводства

В числе организационных  задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и  задача нормативной регламентации  работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и  штатной численности, приказах о  распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных  документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные  инструкции. Они должны разрабатываться  на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации  деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и  положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые  в процессе деятельности конкретного  структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что  и положение о других   структурных  подразделениях. Формуляр положения  и структура текста унифицированы  в УСОРД. Первый пункт раздела  «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре  организации, степень самостоятельности  службы. Далее в положении указываются  наименование должности руководителя службы – начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных  и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется  в своей работе. Указываются так  же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с  другими структурными подразделениями»

Основной организационный  документ, регламентирующий разграничение  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных  должностей – должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное  средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать  деятельность каждого работника  службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для  разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник – типовые  должностные инструкции. Их разрабатывают  для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных  подразделений (например, секретарей структурных  подразделений).[9,24]

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению  управления) – основной нормативный  акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые  организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых  и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана  ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

·          исключить возможность неоправданного создания новых форм;

·          установить единую классификацию документов организации в соответствии с  управленческими функциями и  задачами;

·          учесть количество видов и форм документов.

 

1.7. Основания для  разработки УСОРД, ее основная  цель. Порядок применения и ведения  УСОРД.

Для повышения эффективности  производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий  документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости  автоматизированных без данных в  народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

 Основные принципы  и основания для разработки  УСОРД (унифицированной системы организационно-распорядительной документации) являются:

• Создание общей модели построения документов.

 Заключается в построении  формуляра-образца документов для  конкретной системы документации  и установлении на его основе  состава реквизитов для данной  системы документации, отдельных  видов документов, конкретного документа  и т.д. Построение отдельных  систем документации оказалось  очень эффективным не только  как направление, но и стало  основным методом унификации  документов;

• Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление.

  Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

• Комплексность унификации.

 Унификация показателей  и реквизитов должна предусматривать  все требования к документу  на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

• Информативность.

Означает включение в  документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач, для поиска и подтверждения  юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую  силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения  и т.д.

• Сокращение числа видов документов.

Достигается за счет совершенствования  методов управления, например, в  направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной  и электронно-вычислительной техники.

• Стабильность требований к документам.