Организация документооборота в организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..2

1 ДОКУМЕНТАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА........................................................................................................................

1.1 Нормативно-методическое  регулирование документационного  обеспечение управления…………………………………………………………..

1.2 Способы создания, функции  и классификация документов

2 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  ОРГАНИЗАЦИИ

3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Организация первичного учета на предприятии и в его подразделениях

3.2 Характеристики и принципы организации документооборота

3.3 Формирование плана-графика документооборота

3.4 Организация хранения  документов

3.5 Автоматизация документооборота

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

          Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

          Бухгалтерский учет возник в  глубокой древности. Развитые  учетные системы имелись еще  в 2000 г. до н.э. в Китае,  а элементы двойной записи  в раннехристианском Риме. Считается,  что впервые систематизация бухгалтерского  учета была проведена фрацисканским  монахом Лукой Пачоли (1445-1515). Его  знаменитый труд «Трактат о счетах и записях» был написан в 1494 году и был переведен на множество языков мира. Трактат оказал огромное влияние на развитие бухгалтерского учета как науки. Толкования книги актуальны и уместны по сей день.

          Основными задачами бухгалтерского  учета являются: формирование полной  и достоверной информации о  деятельности организации и ее  имущественном положении, необходимой  внутренним пользователям бухгалтерской  отчетности — руководителям,  учредителям, участникам и собственникам  имущества организации, а также  внешним - инвесторам, кредиторам  и другим пользователям бухгалтерской  отчетности; обеспечение информацией,  необходимой внутренним и внешним  пользователям бухгалтерской отчетности  для контроля за соблюдением  законодательства Российской Федерации  при осуществлении организацией  хозяйственных операций и их  целесообразностью, наличием и  движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых  и финансовых, ресурсов в соответствии  с утвержденными нормами, нормативами  и сметами; предотвращение отрицательных  результатов хозяйственной деятельности  и выявление внутрихозяйственных  резервов обеспечения ее финансовой  устойчивости.

          Объектами бухгалтерского учета  являются имущество организации,  их обязательства и хозяйственные  операции, осуществляемые организациями  в процессе их деятельности.

          Основными элементами метода  бухгалтерского учета являются  бухгалтерские счета, двойная  запись, баланс, оценка, калькуляция,  бухгалтерская отчетность, документация, инвентаризация. Использование каждого  из этих элементов регламентируется  действующим законодательством  Российской Федерации.

          В настоящее время в России  сформирована система нормативного  регулирования бухгалтерского учета.  Она состоит из четырех уровней  регулирования:

1) Законы Российской Федерации  и указы президента РФ

2) Система национальных  бухгалтерских стандартов, ПБУ

3) Методические указания, учитывающие отраслевую специфику

4) Внутренние документы  организации.

Главным нормативным документом является Закон «О бухгалтерском  учете» от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ.

          Бухгалтерским учетом занимаются  специально подготовленные люди - бухгалтера. Слово «бухгалтер» произошло от немецкого слова buchhalter, которое дословно можно перевести как держатель (учетных) книг.

          В 1946 г. Международным конгрессом бухгалтеров  был утвержден герб бухгалтеров.  В 1944 году его предложил французский  ученый Жан Бастист Дюмарше  (1874-1946) .

Герб имеет девиз «Science, conscience, independence», что в переводе означает «Наука, совесть, независимость».

На гербе изображено три  фигуры:

солнце – бухгалтерский  учет освещает хозяйственную деятельность,

весы – символ сбалансированности, то есть в бухгалтерском учете  всегда должно быть равновесие

кривая Бернулли – она  означает, что учет, возникнув однажды, будет существовать вечно.

 

 

 

 

 

1 ДОКУМЕНТАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Документирование информации - придание информации статуса документа.

Согласно законодательству РФ в сфере работы с документированной информацией:

1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

5. Право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.

 

Технический прогресс обусловливает  новые требования к составлению  и оформлению официальной документации.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и  оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Равнозначен ему  термин «документационное обеспечение  управления» (ДОУ).

Система документационного  обеспечения управления включает три  взаимосвязанных составных части:

1. подготовка управленческих документов;
2. технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года;
3. организация их архивного хранения.

При решении каждой из названных  проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими  документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным  комитетом РФ по стандартизации и  Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, которые  регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования  документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к  оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.

Государственные стандарты  Российской Федерации - нормативные  акты, устанавливающие единые правила  в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в  Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

1. Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного управления;
2. предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт устанавливает:

• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

С 1 апреля 2000 г. введено в  действие Изменение к ГОСТ Р 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000. № 9-ст.

Порядок применения и внедрения  ГОСТ Р 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены  для внедрения в Организациях:

• единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
• новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
• делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
• правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
• правил проектирования бланков документов;
• правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
• правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
• унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;
• сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
• использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
• ускорить процессы принятия управленческих решений.

Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения управления изложены в  Основных положениях Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), одобренной коллегией  Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от25.05.88. № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией  по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования  на единой основе документационного  обеспечения управления и повышения  его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения  их качества, работы и службы документационного  обеспечения на базе научной организации  труда и внедрения новейших технических  средств.

Составную часть ГСДОУ  представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.

Унифицированные формы некоторых  ОРД были разработаны в начале 1980-х гг., перерабатывались 1993 г. и  в настоящее время входят в  состав альбома унифицированных  форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также  инструктивные и методические материалы  по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при  составлении и оформлении ОРД.

Вопросы организации работы с документами, т.е. рациональная система  их регистрации, поиска, контроля за исполнением  и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения  по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ. могут быть использованы в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.